《公司會議管理辦法：強化閉環管理提升會議效率》

公司會議管理辦法總則第一條制度目的為規范公司會議管理流程，提升會議效率與決策質量，降低行政成本，結合公司實際運營需求，特制定本辦法。本辦法適用于公司各級別、各類別會議的全流程管理，包括但不限于例會、專題會、臨時會議及跨部門協調會。第二條管理原則精簡高效原則：嚴格控制會議數量，杜絕無實質內容的會議，確保會議議題聚焦核心工作。權責明晰原則：明確會議各參與主體的職責，避免職責模糊導致的效率低下。成本可控原則：合理規劃會議預算，優化資源配置，杜絕鋪張浪費。結果導向原則：以會議決議落地和問題解決為最終目標，強化會后跟進機制。第三條會議分類與體系（一）四級例會制度公司董事會及常務會議召開頻率：董事會每季度至少召開1次，常務會議每周召開1次。參與人員：董事會成員、常務副總及指定高管，必要時邀請外部專家列席。核心職責：審議公司戰略規劃、重大投資決策、年度經營計劃及高管人事任免等。總經理辦公會議召開頻率：每周召開1次（固定周幾上午）。參與人員：總經理、副總經理、各部門負責人。核心職責：部署周度工作任務，協調跨部門事項，跟進重點項目進度，審議部門提交的重要議題。部門工作會議召開頻率：部門周會每周召開1次，月度總結會每月5日前召開。參與人員：部門全體員工或專項工作組成員。核心職責：分解部門任務，匯報工作進展，解決具體業務問題，制定下周/月工作計劃。全體員工會議召開頻率：每半年召開1次（年中、年末），遇重大事項可臨時召開。參與人員：全體在職員工。核心職責：通報公司經營成果、戰略調整、重大政策變化，宣貫企業文化，答疑解惑。（二）專項會議制度定期專題會例：財務分析會（每月10日）、營銷例會（每周三）、技術研討會（雙周周五）。管理要求：由固定責任部門牽頭，提前3天發布議題清單，會后24小時內發送會議紀要。臨時專項會適用場景：突發事件處置、緊急項目攻堅、跨部門爭議協調等。審批要求：需填寫《臨時會議審批單》，經分管領導簽字同意后方可召開。外部協調會定義：與供應商、客戶、政府機構等外部單位召開的會議。特殊要求：需提前備案會議目的及參會人員，會后整理《外部會議溝通備忘錄》存檔。會議管理體制第四條審批與備案機制審批權限劃分董事會及常務會議：由董事長或授權代表審批。總經理辦公會：由總經理審批，行政部備案。部門會議：由部門負責人審批，行政部登記備案。臨時會議：涉及跨部門的需分管副總審批，單一部門內部會議由部門負責人審批。備案流程所有會議需在《公司會議臺賬》中登記，內容包括：會議名稱、時間、地點、主持人、主要議題、預計參會人數。臨時會議需在召開前1個工作日完成備案，緊急會議可先口頭報備，事后48小時內補全手續。第五條預算與成本管控年度會議預算編制每年12月15日前，行政部會同財務部制定下一年度《會議預算方案》，包含：場地租賃、資料印刷、餐飲住宿、設備租賃等費用。預算方案需經總經理辦公會審議、董事會批準后執行，年度預算偏差率不得超過10%。費用報銷標準內部會議：人均費用不超過50元（含資料、茶水），嚴禁安排餐飲。外部會議：根據會議規模及性質設定標準，單筆費用超5000元需分管副總簽字審批。財務部需嚴格審核發票及會議簽到表，無審批單或簽到表的費用不予報銷。第六條會務職責分工行政部核心職責統籌公司級會議的組織協調，包括場地預訂、設備調試、會議通知發放。制定會議管理規范及模板（如通知模板、紀要模板、簽到表）。監督會議紀律及決議跟進情況，定期通報會議管理問題。會議承辦部門職責提前3天提交會議議題及相關材料（如PPT、數據報表），經分管領導審核后提交行政部。負責會議現場物資準備（如投影儀、翻頁筆、會議資料袋），并在會議前1小時完成場地布置。安排專人記錄會議內容，會后24小時內形成紀要初稿，經主持人審核后發送參會人員。第七條會議紀律管理考勤要求參會人員須提前5分鐘到場，因特殊情況無法參會的，需提前2小時向主持人提交《請假單》，并指定代理人。遲到10分鐘以上者需向主持人說明原因，全年累計遲到3次或無故缺席1次的，取消當年評優資格。會場規范會議期間需將手機調至靜音或震動模式，不得隨意離場。嚴禁在會場內吸煙、進食，保持環境整潔。未經允許，不得擅自對會議內容進行錄音、錄像或拍照。會議全流程管理第八條會前籌備規范議題征集與審核定期會議：行政部提前3天向各部門征集議題，匯總后提交主持人審核，未通過審核的議題需說明原因。臨時會議：由發起部門填寫《會議議題申請表》，內容包括：議題背景、期望達成目標、需參會部門及人員。會議通知發放正式通知需包含以下要素：?會議名稱及類型（如“第X次總經理辦公會”）?時間（精確到時分，例：2025年6月25日14:00-16:00）?地點（具體樓層會議室，如“總部大樓3樓第一會議室”）?主持人及記錄人?會議議程（分點列出，每項議程預計時長）?參會人員名單（注明主責部門、列席部門）?需提前準備的材料（如“請市場部提交6月銷售數據報表”）重要會議需發送三輪通知：①提前3天發預通知（告知時間地點）②提前1天發正式通知（附詳細議程）③當天上午9點發提醒通知（附會議室路線圖）技術保障準備承辦部門需在會議前1小時檢查設備：?投影設備（確保PPT可正常播放）?音響系統（麥克風、擴音器測試）?視頻會議系統（如需遠程參會，提前調試攝像頭、網絡）?應急方案：備用投影儀、翻頁筆電池、紙質版會議資料備份第九條會中執行標準議程控制規則主持人需嚴格把控時間，單個議題超時10分鐘需提醒發言人精簡內容。討論偏離主題時，主持人有權打斷并引導回歸議題。重大爭議事項可暫緩決策，由分管領導會后組織專項研討。記錄規范要求會議記錄需包含以下要素：?會議基本信息（時間、地點、主持人、記錄人、參會人員）?議題討論要點（發言人員、主要觀點、數據支撐）?決議事項（明確事項內容、責任部門、完成時限、驗收標準）?未決事項（說明原因及后續推進計劃）記錄人需使用《標準會議記錄模板》，對關鍵數據、決策依據需逐字記錄，避免歧義。第十條會后跟進機制紀要發布與確認會議結束后24小時內，記錄人需將紀要初稿發送主持人審核，審核通過后48小時內分發給全體參會人員。參會人員需在收到紀要后2個工作日內反饋意見，無異議則視為默認，有異議需書面說明理由并提交主持人復核。決議督辦流程行政部需在紀要發布當日建立《會議決議跟蹤臺賬》，內容包括：?事項編號及名稱?責任部門/責任人?計劃完成時間?實際進展（每周五17:00前由責任人更新）?滯后原因及整改措施督辦頻率：?常規事項：每周跟進1次?重點項目：每3天跟進1次?緊急事項：每日跟進1次滯后超5個工作日的事項，行政部需發出《督辦預警單》，經分管副總簽字后送達責任部門；滯后超10個工作日的，需在總經理辦公會上通報。資料歸檔要求會議結束后7個工作日內，承辦部門需將以下資料移交行政部歸檔：?會議通知及審批單?會議議程及匯報材料?會議簽到表?會議記錄及紀要?決議事項跟蹤臺賬歸檔方式：?紙質版：按年度、會議類型分類裝訂，存放于專用檔案柜?電子版：上傳至公司OA系統“會議管理”模塊，設置訪問權限保存期限：?普通會議：3年?董