藥店中藥入庫管理制度

藥店中藥入庫管理制度一、總則1.目的為加強藥店中藥入庫管理，確保入庫中藥的質量、數量準確無誤，保障藥店經營活動的正常開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本藥店所有中藥的入庫管理工作。3.職責分工采購部門：負責中藥采購計劃的制定與執行，選擇合格的供應商，簽訂采購合同，并確保采購的中藥符合質量要求。質量驗收部門：負責對入庫中藥進行質量驗收，確保入庫中藥符合國家藥品標準及相關質量要求。倉庫管理部門：負責中藥入庫的數量核對、儲存保管等工作，保證中藥儲存條件符合要求，賬物相符。財務部門：負責對中藥采購資金的審核與支付，以及相關賬務處理。二、采購管理1.供應商選擇采購部門應選擇具有合法資質的中藥供應商，對供應商的營業執照、藥品生產許可證或藥品經營許可證、GSP認證證書等資質文件進行審核，并留存復印件備案。建立供應商評估檔案，定期對供應商的供貨質量、價格、交貨期、售后服務等方面進行評估，對于評估不合格的供應商，及時終止合作。2.采購計劃采購部門應根據藥店的銷售情況、庫存狀況以及市場需求預測，制定合理的中藥采購計劃。采購計劃應明確中藥的名稱、規格、數量、采購時間等內容。采購計劃需經相關部門審核批準后執行，如遇特殊情況需要調整采購計劃，應及時辦理審批手續。3.采購合同采購部門與供應商簽訂采購合同，合同應明確雙方的權利和義務，包括中藥的規格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。采購合同簽訂后，應及時將合同副本分發給質量驗收部門、倉庫管理部門和財務部門，以便各部門做好相關準備工作。三、入庫驗收1.驗收準備質量驗收部門在收到采購部門的到貨通知后，應安排驗收人員做好驗收準備工作，包括準備驗收場地、驗收工具、相關驗收標準文件等。驗收人員應熟悉中藥的質量標準和驗收方法，具備相應的專業知識和技能。2.數量驗收倉庫管理部門在中藥到貨后，應首先對其數量進行核對。核對內容包括送貨單與采購合同的一致性、貨物的外包裝標識與送貨單的一致性等。按照規定的計量方法對中藥的實際數量進行清點，確保數量準確無誤。如發現數量不符，應及時與供應商聯系，查明原因并做好記錄。3.質量驗收質量驗收人員應依據國家藥品標準、地方炮制規范以及本藥店的質量要求，對入庫中藥進行逐批驗收。驗收內容包括中藥的外觀性狀、色澤、氣味、質地、含水量、雜質等，同時檢查中藥的包裝是否完好，標簽是否清晰、準確。對于需要檢驗的中藥，應按照規定的抽樣方法進行抽樣，并送法定檢驗機構進行檢驗。檢驗合格后方可辦理入庫手續。質量驗收人員應填寫質量驗收記錄，記錄內容包括中藥的名稱、規格、產地、數量、驗收日期、驗收結果、驗收人員簽名等。質量驗收記錄應妥善保存，以備查閱。四、入庫流程1.入庫申請倉庫管理部門在完成中藥的數量和質量驗收后，如驗收合格，應填寫入庫申請單。入庫申請單應注明中藥的名稱、規格、產地、數量、供應商等信息。入庫申請單經倉庫主管審核簽字后，提交給財務部門。2.入庫審核財務部門收到入庫申請單后，應核對采購合同、發票等相關憑證，審核無誤后辦理付款手續。財務部門在審核過程中，如發現問題應及時與采購部門、倉庫管理部門溝通協調，查明原因并進行處理。3.入庫操作倉庫管理部門根據財務部門的審核結果，安排人員將驗收合格的中藥辦理入庫手續。入庫時應按照中藥的類別、規格、批次等進行分類存放，并做好標識。倉庫管理人員應及時更新庫存臺賬，記錄中藥的入庫日期、入庫數量、存放位置等信息，確保賬物相符。五、儲存管理1.倉庫環境倉庫應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應符合中藥儲存要求。倉庫應配備溫濕度監測設備，并定期進行記錄。倉庫應劃分不同的區域，如合格品區、不合格品區、待驗區、退貨區等，并有明顯的標識。2.堆碼要求中藥應按照規定的堆碼方式進行存放，不得倒置、重壓。垛與垛之間應保持一定的間距，便于通風、檢查和搬運。對于易串味、易受潮、易霉變的中藥，應單獨存放，并采取相應的防護措施。3.養護措施倉庫管理部門應定期對庫存中藥進行養護檢查，及時發現和處理質量問題。養護檢查內容包括中藥的外觀性狀、含水量、包裝等。根據中藥的特性和儲存條件，采取適當的養護措施，如通風、除濕、防蟲、防霉等。對于質量不穩定的中藥，應增加養護檢查的頻次。倉庫管理人員應填寫養護記錄，記錄養護檢查的時間、內容、結果、處理措施等信息。養護記錄應妥善保存，以備查閱。六、不合格品管理1.不合格品識別在入庫驗收、儲存養護過程中，如發現中藥存在質量問題或不符合驗收標準，應及時識別為不合格品。不合格品包括假藥、劣藥、變質藥、包裝破損、標識不清等情況。2.不合格品處理質量驗收部門發現不合格品后，應立即出具不合格報告，并通知采購部門和倉庫管理部門。采購部門負責與供應商聯系，協商處理不合格品的退換貨事宜。如因供應商原因造成的不合格品，供應商應承擔相應的責任。倉庫管理部門應將不合格品單獨存放于不合格品區，并做好標識，防止不合格品與合格品混淆。對于不合格品的處理方式包括退貨、換貨、報廢等，應根據不合格品的具體情況和相關規定進行處理。處理過程應做好記錄，記錄內容包括不合格品的名稱、規格、數量、來源、處理方式、處理日期、處理人員簽名等。七、庫存盤點1.盤點計劃倉庫管理部門應制定庫存盤點計劃，明確盤點的時間、范圍、方法、人員分工等內容。庫存盤點應定期進行，一般每年不少于一次。盤點計劃需經相關部門審核批準后執行。2.盤點實施盤點人員應按照盤點計劃的要求，對庫存中藥進行逐一清點。盤點過程中應認真核對中藥的名稱、規格、數量、批次等信息，確保賬物相符。對于盤點中發現的盤盈、盤虧情況，應及時查明原因，并做好記錄。盤盈、盤虧記錄應詳細注明中藥的名稱、規格、數量、原因等內容。3.盤點結果處理盤點結束后，盤點人員應填寫盤點報告，報告內容包括盤點日期、盤點范圍、盤點結果、盤盈盤虧情況及原因分析、處理建議等。倉庫管理部門應根據盤點報告，對庫存臺賬進行調整，確保賬物一致。對于盤盈、盤虧的中藥，應按照相關規定進行處理。如因人為原因造成的盤盈盤虧，應追究相關人員的責任。八、信息化管理1.系統建設建立中藥入庫管理信息系統，實現采購、驗收、入庫、儲存、盤點、不合格品處理等環節的信息化管理。信息系統應具備數據錄入、查詢、統計、分析等功能，能夠及時準確地反映中藥的庫存狀況和出入庫情況。2.數據錄入采購部門、質量驗收部門、倉庫管理部門等相關人員應按照規定的操作流程，及時將中藥采購、驗收、入庫等信息錄入信息系統。錄入的數據應真實、準確、完整，確保信息系統數據與實際業務情況一致。3.數據維護信息系統管理員應定期對系統數據進行備份，防止數據丟失。同時，應及時對系統數據進行維護和更新，確保系統的正常運行。如發現系統數據存在問題或錯誤，應及時進行核實和修正，并做好記錄。九、培訓與考核1.培訓計劃人力資源部門應制定中藥入庫管理相關人員的培訓計劃，定期組織培訓，提高相關人員的業務水平和操作技能。培訓內容包括中藥專業知識、質量管理知識、入庫管理流程、信息系統操作等。2.培訓實施培訓方式可采用內部培訓、外部培訓、在線學習等多種形式。培訓結束后，應對培訓效果進行評估，評估方式可采用考試、實際操作、問卷調查等。對于培訓效果評估不合格的人員，應進行補考或重新培訓，直至合格為止。3.考核制度