訴訟案件備案管理制度

訴訟案件備案管理制度一、總則（一）目的為規范公司訴訟案件的管理，加強對訴訟案件的監控與風險防范，確保公司合法權益得到有效維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門涉及的各類訴訟案件，包括但不限于民事、刑事、行政訴訟等。（三）基本原則1.依法合規原則：嚴格遵守國家法律法規及相關司法解釋，確保訴訟行為合法合規。2.及時高效原則：對訴訟案件及時進行處理，提高訴訟效率，避免延誤導致不利后果。3.風險防控原則：注重對訴訟風險的識別、評估和控制，采取有效措施降低風險。4.保密原則：對訴訟案件涉及的商業秘密、個人隱私等信息嚴格保密。二、訴訟案件備案流程（一）案件發生與發現1.公司員工在工作中發現可能引發訴訟的情形時，應立即向所在部門負責人報告。2.部門負責人在接到報告后，應詳細了解情況，并判斷是否構成訴訟案件。如初步認定構成訴訟案件，應及時向公司法務部門或分管領導匯報。（二）備案信息收集1.法務部門或相關負責人員在接到案件報告后，應迅速開展備案信息收集工作。收集的信息包括但不限于以下內容：案件基本情況：如案件當事人、案由、案件來源等。事件經過：詳細描述事件發生的時間、地點、原因、過程等。相關證據材料：包括合同、文件、信函、視聽資料等與案件有關的證據。涉及金額：明確案件涉及的經濟利益數額。預計訴訟結果及影響：對案件可能的走向及對公司的影響進行初步分析。2.信息收集過程中，相關人員應積極配合，確保提供的信息真實、準確、完整。（三）備案登記1.法務部門根據收集到的信息，填寫《訴訟案件備案登記表》，內容包括案件編號、案件名稱、備案日期、當事人信息、案由、案件基本情況、處理進展等。2.《訴訟案件備案登記表》經法務部門負責人審核后，報分管領導審批。分管領導審批通過后，該案件正式完成備案登記。（四）備案信息更新1.在訴訟案件處理過程中，法務部門應及時跟蹤案件進展情況，定期更新備案信息。2.案件進展信息包括但不限于開庭時間、庭審情況、判決結果、執行情況等。更新后的備案信息應及時反饋給相關部門和領導。三、訴訟案件處理職責分工（一）法務部門職責1.負責訴訟案件的整體規劃與策略制定，根據案件情況確定訴訟方案。2.組織收集、整理和分析案件相關證據材料，代表公司參與訴訟活動，包括起訴、答辯、舉證、質證、辯論等。3.與法院、仲裁機構等司法機關保持溝通協調，及時了解案件審理進度和結果。4.對訴訟案件進行全程跟蹤管理，定期向公司領導匯報案件進展情況，并根據需要提出調整訴訟策略的建議。5.負責訴訟案件相關法律文件的起草、審核、歸檔工作。6.總結訴訟案件經驗教訓，為公司完善管理制度、防范法律風險提供參考。（二）業務部門職責1.協助法務部門開展訴訟案件相關工作，提供案件發生時的詳細情況及相關業務資料。2.按照法務部門要求，配合進行證據收集、調查取證等工作。3.在訴訟過程中，根據需要參與庭審，如實陳述案件事實，回答法庭提問。4.負責執行法院判決、裁定等法律文書確定的義務，及時向法務部門反饋執行進展情況。（三）財務部門職責1.根據訴訟案件需要，及時提供相關財務數據和資料，協助法務部門進行經濟損失評估。2.按照公司財務管理制度，對訴訟案件涉及的費用進行審核和管理，確保費用支出合理合規。3.根據法院判決或調解結果，及時辦理相關財務手續，落實款項收付。（四）其他部門職責其他部門應根據法務部門的要求，在各自職責范圍內配合做好訴訟案件相關工作，如提供技術支持、人員協助等。四、訴訟案件風險評估與應對（一）風險評估1.法務部門在接到訴訟案件備案后，應立即對案件進行風險評估。風險評估內容包括但不限于法律風險、經濟風險、聲譽風險等。2.法律風險評估主要分析案件涉及的法律法規適用、訴訟請求的合理性、證據的充分性等；經濟風險評估主要考慮案件可能導致的經濟損失，如賠償金額、訴訟費用等；聲譽風險評估主要關注案件對公司形象和聲譽的影響。3.根據風險評估結果，將訴訟案件分為高風險、中風險和低風險三個等級。（二）應對措施1.高風險案件成立專門的訴訟工作小組，由法務部門負責人擔任組長，成員包括業務部門、財務部門等相關人員。制定詳細的訴訟策略，充分準備證據材料，進行模擬庭審演練，確保訴訟工作萬無一失。及時向公司高層匯報案件進展情況，根據公司領導意見調整訴訟策略。加強與外部律師事務所的合作，必要時聘請專業律師提供法律服務。2.中風險案件由法務部門主導處理，業務部門和財務部門密切配合。對案件進行深入分析，制定合理的訴訟方案，注重證據的收集和整理。定期向公司分管領導匯報案件情況，根據領導指示及時調整工作方向。3.低風險案件由法務部門安排專人負責處理，按照常規訴訟程序進行。加強與對方當事人的溝通協商，爭取通過和解等方式解決糾紛，降低訴訟成本。五、訴訟案件費用管理（一）費用預算1.法務部門在制定訴訟方案時，應同時編制訴訟案件費用預算。費用預算包括案件受理費、律師費、鑒定費、差旅費、公證費等各項可能發生的費用。2.費用預算應根據案件的復雜程度、預計訴訟周期等因素合理確定，并報公司財務部門審核。（二）費用審批1.訴訟案件費用支出應按照公司財務審批流程進行審批。2.費用報銷時，應提供合法有效的票據，并附上費用明細清單、審批文件等相關資料。財務部門對費用報銷進行嚴格審核，確保費用支出符合預算和公司財務制度規定。（三）費用控制1.在訴訟案件處理過程中，法務部門應嚴格控制費用支出，避免不必要的開支。2.如因案件需要增加費用預算，應及時向公司領導匯報，說明原因并提供詳細的費用預算調整方案，經審批后執行。六、訴訟案件檔案管理（一）檔案收集1.訴訟案件處理過程中形成的各類文件、資料、證據等均應及時收集整理，納入訴訟案件檔案管理。2.檔案收集工作由法務部門負責，相關業務部門和其他配合部門應積極協助提供相關材料。（二）檔案整理1.法務部門對收集到的檔案材料進行分類整理，按照案件發生時間、案件性質、文件類型等進行編號和歸檔。2.檔案材料應保持完整、清晰、有序，便于查閱和使用。（三）檔案保管1.設立專門的訴訟案件檔案保管場所，配備必要的保管設備，確保檔案安全。2.檔案保管期限按照國家法律法規和公司檔案管理制度執行，期滿后按照規定進行銷毀或存檔。（四）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱訴訟案件檔案的，應填寫《訴訟案件檔案查閱申請表》，經所在部門負責人和法務部門負責人審批后，方可查閱。2.查閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出保管場所。查閱人員不得對檔案進行涂改、損毀、抽取等行為。3.涉及公司商業秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，查閱范圍應嚴格限定，并采取相應的保密措施。七、監督與考核（一）監督機制1.公司內部審計部門定期對訴訟案件備案管理制度的執行情況進行審計監督，檢查訴訟案件的備案登記、處理流程、費用管理、檔案管理等是否符合規定。2.法務部門應定期對訴訟案件處理情況進行自查，發現問題及時整改，并向公司領導匯報自查結果。（二）考核辦法1.將訴訟案件管理工作納入公司各部門及相關人員的績效考核體系。2.考核指標包括訴訟案件備案的及時性、準確性，案件處理的效率和效果，費用控制情況，檔案管理的規范性等。