財務食堂資金管理制度

財務食堂資金管理制度一、總則（一）目的為加強公司財務食堂資金的管理，規范資金使用流程，確保資金安全、合理、高效使用，保障公司食堂正常運營，為員工提供優質的餐飲服務，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部食堂資金的收支管理，包括食堂運營所需的食材采購款、設備購置款、人員工資及福利費用等相關資金的使用。（三）基本原則1.合法性原則：食堂資金的管理和使用應嚴格遵守國家法律法規以及公司的相關規定。2.預算管理原則：實行全面預算管理，確保資金收支平衡，合理安排各項資金支出，提高資金使用效益。3.專款專用原則：食堂資金應專項用于食堂的各項支出，不得挪作他用。4.公開透明原則：資金收支情況應定期公開，接受公司內部監督和員工的監督。5.安全第一原則：確保資金安全，防范資金風險，防止資金被盜、挪用、貪污等情況發生。二、管理職責（一）財務部1.負責制定和完善財務食堂資金管理制度，并監督制度的執行。2.負責食堂資金的核算與管理，設立專門的食堂資金賬戶，對資金收支進行明細核算。3.負責審核食堂資金的收支憑證，確保憑證真實、合法、有效。4.定期編制食堂資金報表，向公司管理層匯報資金收支情況。5.參與食堂物資采購、設備購置等經濟活動的審核，提供財務意見和建議。（二）食堂管理部門1.負責食堂的日常運營管理，包括食材采購、餐飲服務、人員管理等。2.根據公司實際情況和員工需求，編制食堂年度預算草案，并報財務部審核。3.負責食堂物資采購的具體實施，確保采購物資的質量和價格合理。4.負責食堂人員工資、福利等費用的核算與發放，并報財務部備案。5.定期向財務部報送食堂資金使用情況報告，接受財務部的監督與檢查。（三）公司管理層1.負責審批食堂年度預算和重大資金支出計劃。2.監督財務食堂資金管理制度的執行情況，對違規行為進行處理。3.根據公司發展戰略和實際情況，對食堂資金管理工作提出指導意見和要求。三、資金預算管理（一）預算編制1.食堂管理部門應于每年年底前，根據公司下一年度的工作計劃、員工人數變化、物價水平等因素，編制食堂年度預算草案，包括收入預算和支出預算。2.收入預算應根據預計就餐人數、餐標等因素進行合理估算；支出預算應包括食材采購、設備購置、人員工資、水電費、物業費等各項費用。3.預算草案編制完成后，應提交財務部審核。財務部根據公司的財務狀況和預算管理要求，對預算草案進行審核，提出修改意見和建議。4.食堂管理部門應根據財務部的審核意見，對預算草案進行修改完善，形成最終的食堂年度預算方案，并報公司管理層審批。（二）預算執行1.食堂年度預算方案經公司管理層審批后，應嚴格按照預算執行。食堂管理部門應根據預算安排，合理控制各項費用支出，確保預算執行的嚴肅性。2.如因特殊原因需要調整預算，食堂管理部門應提前提出書面申請，說明調整的原因、內容和金額，并報財務部審核。財務部審核通過后，提交公司管理層審批。3.預算調整申請經公司管理層審批同意后，食堂管理部門應按照調整后的預算執行。（三）預算分析與考核1.財務部應定期對食堂預算執行情況進行分析，及時發現預算執行過程中存在的問題，并提出改進措施和建議。2.公司將食堂預算執行情況納入對食堂管理部門的績效考核體系，對預算執行情況良好的部門和個人進行表彰和獎勵；對預算執行不力的部門和個人進行批評和處罰。四、資金收入管理（一）就餐收費1.食堂應根據公司確定的餐標，合理收取員工的就餐費用。就餐費用可采用現金、刷卡、轉賬等方式收取。2.食堂工作人員應在就餐時準確記錄員工的就餐情況，并及時將收取的就餐費用上繳財務部。3.財務部應定期對就餐收費情況進行核對，確保收入準確無誤。（二）其他收入1.食堂如有其他收入來源，如場地出租收入、小賣部銷售收入等，應及時入賬，并按照公司財務管理規定進行核算。2.其他收入的收取應嚴格按照相關規定進行操作，確保收入合法、合規。五、資金支出管理（一）食材采購支出1.食材采購應遵循質量優先、價格合理、公平公正的原則。食堂管理部門應建立供應商評估和選擇機制，定期對供應商進行評估，選擇優質供應商合作。2.食材采購應簽訂采購合同，明確采購品種、數量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式等條款。采購合同應報財務部備案。3.食材采購應嚴格按照采購計劃進行，不得超計劃采購。采購經辦人員應在采購完成后及時辦理入庫手續，并將采購發票、驗收單等相關憑證提交財務部審核。4.財務部應根據審核無誤的憑證，按照合同約定的付款方式及時支付食材采購款。支付金額較大的采購款，應通過銀行轉賬方式支付。（二）設備購置支出1.食堂因運營需要購置設備，應提前編制設備購置計劃，報公司管理層審批。2.設備購置應通過招標、詢價等方式進行，選擇性價比高的設備供應商。設備采購應簽訂采購合同，明確設備規格、型號、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。采購合同應報財務部備案。3.設備購置完成后，采購經辦人員應及時辦理驗收手續，并將采購發票、驗收單等相關憑證提交財務部審核。財務部應根據審核無誤的憑證，按照合同約定的付款方式及時支付設備購置款。4.設備購置支出應按照公司固定資產管理規定進行核算，納入固定資產管理。（三）人員工資及福利費用支出1.食堂人員工資及福利費用應根據公司制定的薪酬標準和相關政策進行核算和發放。2.食堂管理部門應每月按時編制人員工資及福利費用發放表，報財務部審核。財務部審核無誤后，按照規定的發放方式及時發放工資及福利費用。3.人員工資及福利費用支出應在規定的會計期間內進行核算，確保財務數據的準確性。（四）水電費、物業費等其他費用支出1.食堂水電費、物業費等其他費用應按照與相關部門簽訂的合同或協議約定的金額和支付方式進行支付。2.費用支付前，相關經辦人員應將費用發票、繳費通知單等相關憑證提交財務部審核。財務部審核無誤后，按照合同約定的付款方式及時支付費用。3.其他費用支出應在規定的會計期間內進行核算，確保財務數據的準確性。（五）資金支出審批流程1.食堂各項資金支出應按照規定的審批流程進行審批。具體審批流程如下：費用報銷人填寫費用報銷單，并附上相關憑證，如發票、驗收單、合同等。部門負責人對費用報銷事項進行審核，簽署審核意見。財務部對費用報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行審核，簽署審核意見。公司管理層根據審批權限對費用報銷事項進行審批。2.對于重大資金支出項目，如設備購置、大額食材采購等，應按照公司重大事項決策程序進行審批，必要時可組織相關部門進行專題論證。六、資金安全管理（一）賬戶管理1.財務部應設立專門的食堂資金賬戶，用于食堂資金的收支核算。食堂資金賬戶應嚴格按照國家有關規定進行管理，確保賬戶安全。2.食堂資金賬戶的開設、變更、撤銷等事項應報公司管理層審批，并按照規定辦理相關手續。3.嚴禁出租、出借食堂資金賬戶，嚴禁將食堂資金賬戶用于與食堂業務無關的資金往來。（二）印章管理1.食堂資金相關印章，如財務專用章、法人章等，應分別由不同人員保管，做到相互制約、相互監督。2.印章保管人員應嚴格按照規定使用印章，不得擅自將印章交由他人使用。印章使用時，應登記用印日期、內容、批準人等信息。3.印章保管人員應妥善保管印章，如發現印章丟失或被盜用，應立即報告公司管理層，并采取相應的措施防范風險。（三）票據管理1.食堂資金收支應使用合法有效的票據，如發票、收據等。票據的購買、保管、使用、核銷等應嚴格按照國家有關規定進行管理。2.財務部應設立票據登記簿，對票據的購買、領用、使用、核銷等情況進行詳細記錄。票據保管人員應定期對票據進行盤點，確保票據的安全。3.票據使用人員應按照規定開具票據，確保票據內容真實、準確、完整。票據開具后，應及時將存根聯和記賬聯交回財務部進行保管和核算。（四）庫存現金管理1.食堂應根據日常資金收支情況，合理核定庫存現金限額。庫存現金限額應報財務部備案。2.庫存現金應存放在保險柜內，由專人負責保管。保險柜鑰匙和密碼應分別由不同人員保管，做到相互制約、相互監督。3.出納人員應嚴格按照現金管理規定辦理現金收付業務，不得坐支現金，不得白條抵庫。現金收付業務應做到日清月結，確保賬實相符。4.每月末，財務部應會同食堂管理部門對庫存現金進行盤點，編制庫存現金盤點表。如發現賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的處理。（五）銀行存款管理1.財務部應定期與銀行核對食堂資金賬戶余額，編制銀行存款余額調節表，確保銀行存款賬實相符。2.銀行存款收付業務應嚴格按照規定的審批流程進行審批，確保資金支付安全。3.嚴禁通過銀行賬戶進行違規資金往來，嚴禁出租、出借銀行賬戶。七、財務監督與檢查（一）內部監督1.財務部應定期對食堂資金的收支情況進行內部審計，檢查資金使用是否符合預算安排和相關規定，是否存在違規支出等問題。2.食堂管理部門應定期向財務部報送食堂資金使用情況報告，接受財務部的監督與檢查。3.公司內部設立舉報信箱和舉報電話，接受員工對食堂資金管理問題的舉報。對舉報屬實的，公司將給予舉報人獎勵，并對相關責任人進行嚴肅處理。