財政總賬賬本管理制度

財政總賬賬本管理制度一、總則（一）目的為了加強公司財政總賬賬本的管理，規范財務核算流程，確保財務信息的準確性、完整性和安全性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構的財政總賬賬本管理工作。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家有關法律法規和財務制度，確保賬本管理工作合法合規。2.準確性原則：如實記錄公司各項經濟業務，保證賬目數據準確無誤。3.完整性原則：涵蓋公司所有財務收支活動，全面反映公司財務狀況。4.安全性原則：采取有效措施保護賬本信息安全，防止數據泄露和損壞。二、賬本設置與登記（一）賬本種類1.總賬：按照會計科目分類，全面記錄公司各類經濟業務的發生情況和期末余額。2.明細賬：根據總賬科目所屬明細科目設置，詳細反映各項經濟業務的具體內容。3.日記賬：包括現金日記賬和銀行存款日記賬，序時記錄現金和銀行存款的收支情況。（二）賬本啟用1.賬本啟用時，應在賬本扉頁上詳細填寫單位名稱、賬本名稱、啟用日期、賬本頁數、記賬人員和會計機構負責人（會計主管人員）姓名等，并加蓋單位公章。2.記賬人員或會計機構負責人、會計主管人員調動工作時，應注明交接日期、接辦人員和監交人員姓名，并由交接雙方簽名或蓋章。（三）登記要求1.記賬人員應根據審核無誤的原始憑證或記賬憑證進行登記，做到數字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。2.登記賬本時，應使用藍黑墨水或碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆（銀行的復寫賬本除外）或鉛筆書寫。3.賬本應按照連續編號的頁碼順序登記，不得跳行、隔頁。如果發生跳行、隔頁，應當將空行、空頁劃線注銷，或者注明“此行空白”、“此頁空白”字樣，并由記賬人員簽名或者蓋章。4.每一賬頁登記完畢結轉下頁時，應當結出本頁合計數及余額，寫在本頁最后一行和下頁第一行有關欄內，并在摘要欄內注明“過次頁”和“承前頁”字樣；也可以將本頁合計數及金額只寫在下頁第一行有關欄內，并在摘要欄內注明“承前頁”字樣。三、賬本審核與監督（一）內部審核1.記賬人員應在每日工作結束后，對當天登記的賬本進行自我審核，檢查賬目記錄是否準確、完整。2.會計主管人員應定期對賬本進行審核，審核內容包括賬本記錄的準確性、合規性、完整性以及賬賬相符、賬證相符、賬實相符情況。對于審核中發現的問題，應及時要求記賬人員進行更正。（二）外部審計1.公司應定期聘請具有資質的外部審計機構對公司財務賬目進行審計，審計機構應對財政總賬賬本進行全面審查，并出具審計報告。2.對于外部審計提出的意見和建議，公司應認真對待，及時整改，并將整改情況反饋給審計機構。四、賬本保管與存檔（一）保管期限1.總賬、明細賬、日記賬等主要賬本的保管期限為[X]年。2.涉及外事和對私改造的會計賬本應永久保管。（二）保管要求1.賬本應存放在安全、干燥、通風的地方，防止受潮、蟲蛀、鼠咬等損壞。2.賬本應分類存放，便于查找和使用。同時，應建立賬本目錄，注明賬本名稱、所屬年度、存放位置等信息。3.對于電子賬本，應定期進行備份，并存儲在不同的介質上，如光盤、硬盤等。備份數據應妥善保管，防止丟失。（三）存檔管理1.賬本在保管期滿后，需要銷毀的，應按照國家有關規定進行審批和銷毀。銷毀時，應編制賬本銷毀清冊，注明賬本名稱、所屬年度、冊數、起止日期、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，并由單位負責人、會計機構負責人（會計主管人員）、檔案管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在銷毀清冊上簽署意見。2.對于保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。五、賬本查閱與借閱（一）查閱規定1.公司內部人員因工作需要查閱賬本時，應填寫《賬本查閱申請表》，經所在部門負責人和會計主管人員批準后，方可查閱。2.查閱賬本時，應在指定地點進行，不得將賬本攜帶出公司或擅自轉借他人。查閱人員應愛護賬本，不得在賬本上涂改、標記、抽換賬頁等。3.查閱人員查閱完畢后，應及時將賬本歸還，并在《賬本查閱申請表》上注明查閱情況。（二）借閱規定1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱公司賬本時，應持單位介紹信，經公司總經理批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應重新辦理審批手續。3.借閱人員應妥善保管所借閱的賬本，不得轉借、復印、摘錄賬本內容，不得在賬本上進行任何形式的記錄或標記。借閱人員歸還賬本時，應由會計主管人員進行核對，確認賬本無損壞、無遺失后，方可辦理歸還手續。六、賬本信息化管理（一）系統選型1.根據公司業務需求和財務管理要求，選擇適合的財務軟件系統用于財政總賬賬本的信息化管理。2.財務軟件系統應具備功能齊全、操作簡便、數據安全可靠等特點，并符合國家有關財務軟件管理的規定。（二）系統操作1.財務人員應經過系統培訓后，方可使用財務軟件系統進行賬本登記、查詢、打印等操作。2.在使用財務軟件系統過程中，應嚴格按照系統操作流程進行，確保數據錄入準確、及時。同時，應定期對系統數據進行備份，防止數據丟失。3.對于財務軟件系統的升級和維護，應及時關注軟件供應商發布的更新信息，并在規定時間內進行升級操作，以保證系統的正常運行和數據的安全性。（三）數據安全1.加強對財務軟件系統的安全防護，設置用戶權限管理，確保不同人員只能訪問其權限范圍內的數據。2.采用加密技術對系統數據進行加密處理，防止數據在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。3.定期對系統進行安全檢查和漏洞掃描，及時發現并修復安全隱患。同時，安裝防火墻、防病毒軟件等安全防護工具，防止外部網絡攻擊。七、違規處理（一）違規行為界定1.未按照本制度規定設置、登記、審核賬本的。2.擅自銷毀賬本或涂改、偽造賬本記錄的。3.未按照規定保管賬本，導致賬本損壞、丟失的。4.未經批準擅自查閱、借閱賬本或泄露賬本信息的。5.在賬本信息化管理過程中，違反系統操作規定或數據安全管理要求的。（二）處理措施1.對于發現的違規行為，應及時責令相關責任人進行整改，并視情節輕重給予相應的處罰。2.處罰措施包括警告、罰款、降職、辭退等。對于因違規行為給公司造成經濟損失的，應責令責任人承擔相應的賠償責任。3.對于構成犯罪的違規行為，應依法移送司法機關追究刑事責任。八、附則（一）解釋權本制度由公司財務部負責解釋。（二）