普法活動用品管理制度

普法活動用品管理制度一、總則（一）目的為加強公司普法活動用品的管理，規范用品的采購、使用、保管及處置流程，確保用品的合理使用和有效管理，保障普法活動的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部組織的各類普法活動中所涉及的用品管理，包括但不限于宣傳資料、辦公用品、展示道具等。（三）管理原則1.統一管理原則：公司對普法活動用品實行統一規劃、統一采購、統一調配、統一核算的管理方式，確保資源的合理配置和有效利用。2.按需配置原則：根據普法活動的實際需求，合理確定用品的種類、數量和規格，避免浪費和過度配置。3.規范使用原則：明確用品的使用范圍、使用方法和使用要求，確保用品的正確使用和安全管理。4.節約高效原則：倡導節約意識，提高用品的使用效率，降低使用成本，實現資源的最大化利用。二、管理職責（一）人力資源部1.負責普法活動用品管理制度的制定、修訂和完善，并監督制度的執行情況。2.根據公司年度普法計劃和實際需求，編制普法活動用品預算，并提交公司領導審批。3.負責普法活動用品的采購、驗收、入庫、保管、發放和調配等工作。4.定期對普法活動用品的使用情況進行統計和分析，及時向上級領導匯報，并提出改進建議。5.負責對各部門普法活動用品的使用情況進行監督和檢查，對違規行為進行糾正和處理。（二）各部門1.根據本部門的工作需要，向人力資源部提出普法活動用品的需求申請，并注明用品的名稱、規格、數量、用途等詳細信息。2.負責本部門領用的普法活動用品的使用、保管和維護工作，確保用品的安全和完整。3.配合人力資源部做好普法活動用品的盤點和清查工作，如實提供相關信息和數據。4.根據實際工作情況，合理使用普法活動用品，避免浪費和閑置，提高用品的使用效率。（三）財務部門1.負責審核普法活動用品的預算和采購費用，確保費用支出的合理性和合規性。2.對普法活動用品的采購、報銷等財務事項進行核算和管理，嚴格執行財務制度和審批流程。3.定期與人力資源部核對普法活動用品的賬目，確保賬實相符。三、采購管理（一）采購計劃1.人力資源部應根據公司年度普法計劃和實際工作需求，提前制定普法活動用品采購計劃。采購計劃應明確用品的名稱、規格、數量、預算金額、采購時間等詳細信息，并提交公司領導審批。2.采購計劃應充分考慮用品的市場供應情況、價格波動因素以及公司的資金狀況等，確保采購計劃的合理性和可行性。（二）供應商選擇1.人力資源部應建立普法活動用品供應商名錄，通過招標、詢價、談判等方式，選擇信譽良好、產品質量可靠、價格合理的供應商。2.在選擇供應商時，應充分考慮供應商的資質、業績、售后服務等因素，并對供應商進行實地考察和評估，確保供應商能夠滿足公司的采購需求。3.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產品規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款，確保采購合同的合法性和有效性。（三）采購實施1.采購人員應按照采購合同的要求，及時與供應商溝通聯系，確保用品的按時采購和交付。2.在采購過程中，采購人員應嚴格遵守公司的采購制度和審批流程，確保采購行為的合規性和透明度。3.對于重要的普法活動用品采購，應實行集體決策或招標采購，確保采購過程的公平、公正、公開。（四）驗收入庫1.用品到貨后，采購人員應及時通知人力資源部相關人員進行驗收。驗收人員應按照采購合同和相關標準，對用品的數量、規格、質量、外觀等進行仔細檢查，確保用品符合要求。2.對于驗收合格的用品，驗收人員應填寫驗收單，并簽字確認。驗收單應包括用品的名稱、規格、數量、供應商名稱、驗收日期等信息。3.驗收合格的用品應及時辦理入庫手續，由倉庫管理人員按照類別、規格、型號等進行分類存放，并建立庫存臺賬，記錄用品的入庫、出庫、庫存數量等信息。四、使用管理（一）領用登記1.各部門因工作需要領用普法活動用品時，應填寫《普法活動用品領用申請表》，注明用品的名稱、規格、數量、用途等詳細信息，并經部門負責人簽字審批后，交人力資源部。2.人力資源部根據審批后的領用申請表，按照庫存情況進行發放，并在《普法活動用品領用登記表》上記錄領用部門、領用人、領用時間、用品名稱、規格、數量等信息。3.領用人應在領用登記表上簽字確認，確保領用的用品數量和規格與申請表一致。（二）使用規范1.各部門應按照規定的用途和使用方法使用普法活動用品，不得擅自改變用品的用途或挪作他用。2.在使用過程中，應注意節約使用用品，避免浪費和損壞。如發現用品損壞或丟失，應及時向人力資源部報告，并說明原因。3.對于一次性使用的普法活動用品，應按照規定的流程進行處置，不得隨意丟棄或重復使用。（三）使用監督1.人力資源部應定期對各部門普法活動用品的使用情況進行監督和檢查，確保用品的正確使用和合理配置。2.對于發現的違規使用行為，人力資源部應及時進行糾正和處理，并視情節輕重給予相應的處罰。3.各部門應積極配合人力資源部的監督檢查工作，如實提供相關信息和數據，不得隱瞞或虛報。五、保管管理（一）倉庫管理1.人力資源部應設立專門的普法活動用品倉庫，配備必要的保管設施和設備，確保用品的安全存放。2.倉庫管理人員應負責用品的日常保管工作，定期對倉庫進行盤點和清查，確保用品的賬實相符。3.倉庫應保持整潔、通風、干燥，防止用品受潮、發霉、變質等情況發生。對于易燃、易爆、有毒等危險用品，應按照相關規定進行單獨存放和管理。（二）庫存盤點1.人力資源部應定期組織普法活動用品的庫存盤點工作，盤點周期一般為季度或年度。2.盤點人員應認真核對用品的數量、規格、型號等信息，確保賬實相符。如發現賬實不符，應及時查明原因，并進行調整。3.盤點結束后，應編制《普法活動用品盤點報告》，詳細記錄盤點情況、差異原因及處理結果等信息，并提交公司領導審批。（三）庫存預警1.人力資源部應根據普法活動用品的庫存情況和使用頻率，設定庫存預警指標。當庫存數量低于預警指標時，應及時發出庫存預警通知。2.庫存預警通知應包括用品的名稱、規格、當前庫存數量、預警庫存數量等信息，提醒相關人員及時采購或調配用品，確保活動的正常開展。六、處置管理（一）報廢處理1.對于損壞、過期、變質等無法繼續使用的普法活動用品，應及時進行報廢處理。2.報廢處理前，應填寫《普法活動用品報廢申請表》，注明用品的名稱、規格、數量、報廢原因等信息，并經部門負責人簽字審批后，交人力資源部。3.人力資源部應組織相關人員對報廢用品進行鑒定和審核，確認報廢后，按照公司的資產處置規定進行處理。報廢用品的處理方式一般包括變賣、捐贈、銷毀等，具體處理方式應根據用品的性質和實際情況確定。（二）廢舊物資回收1.對于可回收利用的廢舊普法活動用品，如紙張、塑料、金屬等，應進行分類回收，并交由公司指定的回收單位進行處理。2.廢舊物資回收應建立相應的臺賬，記錄回收物資的種類、數量、回收時間、回收單位等信息，確保回收工作的規范和有序。（三）處置監督1.人力資源部應加強對普法活動用品處置工作的監督和管理，確保處置過程的合規性和透明度。2.對于處置過程中發現的違規行為，如私自變賣、挪用報廢用品等，應及時進行糾正和處理，并追究相關人員的責任。七、預算管理（一）預算編制1.人力資源部應根據公司年度普法計劃和實際工作需求，結合上一年度普法活動用品的使用情況，編制普法活動用品預算。2.預算編制應遵循“實事求是、合理安排、節約高效”的原則，充分考慮用品的市場價格波動因素，確保預算的準確性和合理性。3.普法活動用品預算應包括采購預算、使用預算、保管預算、處置預算等方面的內容，并詳細列出各項預算的金額和明細。（二）預算審批1.普法活動用品預算編制完成后，應提交公司領導審批。公司領導應根據公司的財務狀況和發展戰略，對預算進行審核和批準。2.經批準的普法活動用品預算應嚴格執行，不得隨意調整。如因特殊情況需要調整預算，應按照公司的預算調整程序進行申請和審批。（三）預算執行1.人力資源部應按照批準的預算組織實施普法活動用品的采購、使用、保管及處置等工作，確保預算的嚴格執行。