自助機票據管理制度

自助機票據管理制度一、總則（一）目的為加強公司自助機票據的管理，規范票據使用流程，確保公司財務數據準確、安全，保障公司的正常運營，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及自助機票據使用的部門和個人。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵循國家法律法規及相關財務制度的規定，確保自助機票據的使用合法合規。2.準確性原則：保證票據信息的填寫準確無誤，避免因票據錯誤導致的財務風險和工作失誤。3.安全性原則：加強自助機票據的保管、存儲和傳輸等環節的安全管理，防止票據丟失、損壞、被盜用或信息泄露。4.規范性原則：明確自助機票據的申請、領取、使用、核銷、歸檔等流程，規范各環節操作標準，確保票據管理工作有序進行。二、票據種類及用途公司自助機主要涉及以下幾類票據：（一）增值稅發票用于公司銷售貨物、提供應稅勞務或服務時，開具給購買方作為其進項稅額抵扣和記賬憑證。（二）普通發票包括增值稅普通發票和通用機打發票，主要用于公司與客戶之間的交易結算，作為財務核算和業務記錄的依據。（三）收據作為公司收到款項的證明，用于非應稅業務的收款，如押金、預付款等。三、職責分工（一）財務部門1.負責自助機票據的統一管理，包括票據的申購、印制、保管、發放、核銷和歸檔等工作。2.制定票據管理制度和操作流程，并監督執行情況。3.對票據使用情況進行定期檢查和統計分析，確保票據使用的規范和準確。4.負責與稅務機關等相關部門溝通協調，辦理票據領購、繳銷等涉稅事項。（二）使用部門1.負責本部門自助機票據的申請、領取、使用和保管工作，嚴格按照規定的流程和要求操作。2.設立專人負責票據管理，并確保票據管理人員具備必要的財務知識和責任心。3.配合財務部門做好票據的核銷和檢查工作，及時反饋票據使用過程中出現的問題。（三）信息技術部門1.負責自助機軟件系統的維護和管理，確保系統正常運行，保障票據打印、存儲、傳輸等功能的穩定和安全。2.根據公司業務需求和財務管理要求，對自助機軟件系統進行優化和升級，提高票據管理效率和準確性。3.協助財務部門和使用部門處理自助機票據相關的技術問題，提供技術支持和培訓。四、票據申購與印制（一）申購流程1.使用部門根據業務需求，預計未來一段時間內的票據使用量，填寫《自助機票據申購申請表》，詳細說明申購票據的種類、數量、預計使用時間等信息，并經部門負責人審核簽字。2.將《申請表》提交至財務部門，財務部門根據公司實際業務情況和庫存票據數量進行審核。審核通過后，在申請表上加蓋財務專用章，并注明申購意見。3.財務部門將審核后的《申請表》報送公司管理層審批，經批準后，由財務部門負責向稅務機關或指定的票據印制單位申購票據。（二）印制要求1.公司選擇具有合法資質、信譽良好的票據印制單位進行票據印制。財務部門應與印制單位簽訂印制合同，明確雙方的權利和義務，包括票據規格、樣式、數量、質量要求、印制費用、交付時間等條款。2.票據印制應符合國家稅務總局及相關行業標準的規定，確保票據的格式、內容、防偽措施等符合要求。印制單位應在票據上加蓋本單位的發票專用章或財務專用章，并提供有效的監制章樣本供公司備案。3.財務部門在收到印制完成的票據后，應組織專人對票據的數量、質量、規格、內容等進行仔細核對，確保票據無誤后方可入庫保管。如發現票據存在問題，應及時與印制單位溝通協商解決，直至符合要求為止。五、票據保管（一）存儲環境1.設立專門的票據保管倉庫或保險柜，確保存儲環境安全、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.票據應分類存放，按照票據種類、號碼段等進行有序排列，并建立相應的庫存臺賬，詳細記錄票據的出入庫日期、數量、號碼范圍等信息。（二）保管人員職責1.票據保管人員必須具備良好的職業道德和責任心，嚴格遵守票據保管制度，確保票據的安全。2.負責票據的日常保管工作，定期對庫存票據進行盤點核對，保證賬實相符。如發現票據短缺、損壞或其他異常情況，應及時報告財務部門負責人，并查明原因，采取相應的措施處理。3.未經財務部門負責人批準，不得擅自將票據轉借、挪用或帶出保管場所。（三）安全措施1.安裝監控設備，對票據保管場所進行實時監控，監控記錄應妥善保存一定期限，以備查閱。2.配備必要的安全防護用品，如防火器材、防潮設備等，并定期進行檢查和維護，確保其正常使用。3.限制無關人員進入票據保管場所，如因工作需要進入，必須經財務部門負責人批準，并在專人陪同下進行。六、票據發放（一）發放流程1.使用部門票據管理人員填寫《自助機票據領取申請表》，注明所需票據的種類、數量、號碼范圍等信息，并經部門負責人簽字確認。2.將《申請表》提交至財務部門，財務部門票據管理人員根據庫存情況進行審核，審核通過后，在申請表上簽字確認，并注明實發票據的種類、數量、號碼等信息。3.財務部門票據管理人員按照申請表上注明的信息，向使用部門票據管理人員發放票據，并在雙方的票據庫存臺賬上進行登記，記錄發放日期、票據號碼、發放數量等內容。（二）發放核對1.使用部門票據管理人員在領取票據時，應仔細核對票據的種類、數量、號碼等信息，確保與申請表一致。如發現票據存在問題，應及時向財務部門反饋，財務部門負責查明原因并進行處理。2.發放票據后，財務部門和使用部門應分別留存好相關的申請審批記錄和發放記錄，以備后續查詢和核對。七、票據使用（一）使用規范1.嚴格按照國家稅收法律法規及相關財務制度的規定開具自助機票據，確保票據內容真實、準確、完整。2.開具票據時，應使用中文填寫，不得使用簡化字、異體字或自造字。填寫項目齊全，包括客戶名稱、地址、電話、銀行賬號、貨物或應稅勞務名稱、規格型號、數量、單價、金額、稅率、稅額、開票日期、開票人等信息，并加蓋公司發票專用章。3.票據號碼必須按照順序依次填寫，不得跳號、重號或錯號。如因填開錯誤或其他原因需要作廢票據的，應在票據上加蓋“作廢”字樣的戳記，并全聯保存。同時，在自助機軟件系統中進行相應的作廢操作記錄。4.不得轉借、轉讓、代開發票，不得自行擴大專用發票使用范圍，不得虛構經營業務活動、虛開發票。（二）操作流程1.使用部門人員在使用自助機開具票據前，應先登錄自助機軟件系統，輸入本人賬號和密碼，驗證身份信息。2.根據實際業務情況，在系統中選擇相應的票據種類和開票項目，填寫相關信息后提交系統生成票據。3.核對系統生成的票據信息無誤后，點擊“打印”按鈕，使用專用的票據打印機打印票據。打印完成后，再次核對票據內容是否清晰、完整、準確，如有問題及時進行調整或重新打印。4.開具完成的票據應按照順序整理好，妥善保管，以備后續核銷和歸檔使用。八、票據核銷（一）核銷期限1.財務部門應定期對已使用的自助機票據進行核銷，原則上每月核銷一次。對于業務量較小、票據使用量較少的部門，可適當延長核銷周期，但最長不得超過一個季度。2.使用部門應在財務部門規定的核銷期限內，將已使用完畢的票據存根聯及相關附件整理好，提交給財務部門進行核銷。（二）核銷流程1.使用部門票據管理人員填寫《自助機票據核銷申請表》，詳細列出已使用票據的種類、號碼范圍、開票金額、開票日期等信息，并附上相應的票據存根聯、記賬聯副本及其他相關證明材料。2.將《申請表》及相關材料提交至財務部門，財務部門票據管理人員對提交的材料進行審核，核對票據存根聯與記賬聯副本的一致性，以及開票金額、日期等與系統記錄的準確性。3.財務部門通過自助機軟件系統對已使用票據進行核對核銷，在系統中標記已核銷票據，并生成核銷記錄。如發現存在差異或問題，應及時與使用部門溝通核實，查明原因后進行相應的處理。4.核銷完成后，財務部門在《申請表》上簽字蓋章，并將已核銷的票據存根聯及相關材料存檔保管。同時，將核銷結果反饋給使用部門。九、票據歸檔（一）歸檔范圍1.已使用完畢的自助機票據存根聯。2.票據核銷申請表及相關證明材料。3.與票據使用相關的業務合同、協議、審批文件等資料。（二）歸檔要求1.歸檔的票據應按照票據種類、年度、月份等進行分類整理，每類票據應連續編號，并建立相應的檔案索引目錄，便于查找和查閱。2.票據存根聯應整齊裝訂成冊，加裝封面和封底，封面應注明票據名稱、年度、月份、起止號碼、冊數等信息，并加蓋財務專用章。3.歸檔資料應使用專門的檔案盒或檔案柜進行存放，并確保存放環境安全、整潔、干燥，防止檔案資料受潮、發霉、蟲蛀等。4.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，及時清理過期或無用的檔案資料，確保檔案資料的完整性和準確性。十、監督檢查與考核（一）監督檢查1.財務部門應定期對公司自助機票據的管理情況進行內部監督檢查，檢查內容包括票據的申購、印制、保管、發放、使用、核銷、歸檔等各個環節。2.檢查方式包括現場檢查、資料查閱、系統核對等，對發現的問題應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。3.公司審計部門應對自助機票據管理情況進行定期審計，對發現的違規行為和財務風險進行嚴肅處理，并提出改進建議和措施。（二）考核1.建立健全自助機票據管理考核機制，將票據管理工作納入公司績效考核體系，對相關部門和個人進行考核評價。2.考核指標包括票據管理的規范性、準確性、安全性、及時性等方面，具體考核標準由