《國際貨運代理業務操作》課件 任務七 出口訂艙操作流程規范

任務七出口訂艙操作流程規范CATALOGUE目錄02船期查詢與訂艙申請01訂艙委托受理03訂艙確認與排載單制作04十聯單流轉程序05訂艙后報關流程06提單簽發與管理01PART訂艙委托受理委托書審查要點貨物信息準確性特殊要求標注運輸條款明確性需核對品名、體積、重量、包裝方式等是否與實物一致，避免因申報不符導致海關查驗或運輸風險。例如機械設備需注明是否超限、是否需要特種柜運輸。確認貿易術語（如FOB/CIF/EXW）及費用分攤范圍，包括海運費、THC、報關費等，防止后期產生爭議。例如CIF條款下需明確是否包含目的港雜費。對危險品、溫控貨物、易碎品等需單獨標注，并檢查是否提供相應證明文件（如MSDS、冷鏈運輸協議）。例如鋰電池運輸需UN38.3測試報告。清關單證審核要求檢查商業發票、裝箱單、合同是否齊全，發票需包含HS編碼、申報價值、買賣雙方信息。例如機電產品需標注品牌、型號、功率等申報要素。基礎單證完整性許可證件合規性單證一致性針對管制類貨物（如醫療器械、化工品）核查是否具備出口許可證、原產地證、質量證書等。例如出口越南的機械設備需越南進口許可證（IC）。核對報關資料與委托書信息是否完全匹配，包括收發貨人、貨物品名、數量等關鍵字段。例如拼箱貨物需確保分單與總單數據一致。信息完整性確認時間節點銜接驗證起運港截關時間、工廠裝貨周期、報關時間是否匹配船期，避免延誤。例如特種柜需提前7天申請設備交接單（EIR）。聯系人信息完備異常預案備案確認發貨人、收貨人、通知方的24小時應急聯系方式，包括郵箱、電話等。例如目的港代理需提供越南本地緊急聯絡人。針對易損設備要求客戶簽署運輸風險告知書，并記錄貨物保險投保情況。例如框架柜運輸需拍照留存裝柜加固過程。12302PART船期查詢與訂艙申請官網實時查詢通過船公司官網的在線查詢系統，輸入起運港、目的港、預計出貨日期等關鍵信息，可獲取最新船期表、航線覆蓋范圍及艙位剩余情況，部分系統支持訂閱船期變動提醒。船公司系統查詢方法第三方平臺整合利用如INTTRA、CargoSmart等國際物流平臺，可一次性比對多家船公司的航線、航程時間、中轉港及運價，節省人工篩選成本，但需注意數據更新延遲風險。貨代內部系統大型貨代通常擁有與船公司直連的訂艙系統（如KNPortal），可實時調取合作船公司的艙位數據，包括特殊航線、冷柜等稀缺資源，并顯示歷史準班率等參考指標。航線匹配與艙位確認主港與偏港策略特種箱型協調旺季艙位鎖定主港（如上海、寧波）航線密集且截港時間寬松，優先選擇直達航線；偏港（如東南亞小眾港口）需確認中轉方案，核查二程船銜接時間是否滿足信用證交期。針對春節前、歐美圣誕季等高峰期，需提前10-15天提交"預配艙單"（Co-loadingBooking），并支付定金確保艙位，同時備選2-3家船公司以防甩柜。對框架箱、開頂箱等特殊設備，需單獨確認船公司調箱周期及綁扎要求，部分航線可能需額外支付設備保障費（EquipmentGuaranteeFee）。線上/線下訂艙操作電子訂艙規范通過EDI或船公司訂艙端口提交標準化BOOKING文件，需包含SHIPPER/CONSIGNEE完整信息、HSCODE、貨重體積、危險品UN編號（如適用），系統自動生成SO編號并反饋截單時間。線下應急補艙遇系統故障或緊急訂單時，需填寫紙質訂艙委托書（加蓋公章），同步發送郵件至船公司指定操作郵箱，并電話確認艙位，后續需補錄系統以避免對賬差異。化工品特殊流程涉及一般化工品時，線上提交需同步上傳MSDS及非危保函掃描件；危險品訂艙必須通過線下危險品專員審核，提供危包證正本及應急聯絡表。03PART訂艙確認與排載單制作收到船公司或貨代的訂艙確認書（S/O）后，需立即核對船名、航次、提單號、開截港時間、柜型及數量等核心信息，確保與客戶委托書一致，避免因信息不符導致后續操作延誤。訂艙確認書回傳處理核對關鍵信息若發現確認書內容有誤（如目的港錯誤、柜型不符），需在2小時內聯系船東修改，并同步更新內部系統記錄，留存書面溝通證據以備查證。異常處理流程將確認書加蓋公司業務章后掃描發送至客戶郵箱，紙質原件按航次歸檔保存至少2年，電子版備份至云端服務器，便于后續糾紛調檔。客戶通知與存檔排載單十聯功能說明第一聯貨主留底作為發貨人留存憑證，需加蓋訂艙貨代業務章，記錄貨物基礎信息（品名、毛重、體積）及運費結算方式，用于后續費用核對。第五聯提箱申請書拖車公司憑此聯及設備交接單至指定堆場提柜，需注明提柜時間、堆場地址及聯系人，凍柜需額外標注溫度要求（如-18℃）。第七聯大副聯裝船后由碼頭大副簽署，記錄實際裝船數量及異常情況（如貨損、短裝），是處理貨差爭議的關鍵法律依據。第九聯貨代留底用于內部費用結算及操作跟蹤，需標注船東代碼、訂艙編號及特殊備注（如危險品申報號、信用證條款）。聯單管理規范第三、四聯（運費通知）需單獨密封交財務部，避免運費信息泄露；第六聯（場站收據副本）進場時需加蓋碼頭進場章，否則視為無效。分聯流轉控制簽收登記制度作廢聯處理每聯交接需由接收方簽字并登記時間（如堆場簽收空箱、報關行領取報關聯），系統實時更新狀態，超24小時未流轉需觸發預警。因修改導致的作廢聯需加蓋“VOID”章并剪角，集中銷毀時需雙人監銷，留存銷毀視頻記錄至少6個月。04PART十聯單流轉程序托運單填制與提交信息完整性風險提示聯次分配托運人需準確填寫集裝箱貨物托運單（場站收據）十聯單，包括貨物名稱、數量、重量、體積、起運港、目的港等關鍵信息，確保與報關單據一致，避免因信息不符導致退單或延誤。第一聯（貨主留底聯）需單獨留存備查，其余九聯（第二至第十聯）交由貨運代理人處理，其中第五聯（裝貨單）需船公司蓋章確認，作為后續裝船和海關放行的核心憑證。填制時需特別注意危險品、冷藏貨等特殊貨物的附加聲明，如未標注可能導致運輸事故或罰金。船公司簽章流程訂艙審核貨運代理人持九聯單至船公司或其代理處辦理訂艙，船公司審核貨物信息、艙位匹配性及運費條款后，在第五聯（裝貨單）加蓋訂艙章，注明船名、航次及提單號，確認承運責任。聯次留存異常處理船公司保留第二聯（船代留底）、第三聯（運費通知1）和第四聯（運費通知2），用于運費結算及內部歸檔，其余聯次（第五至第十聯）退還給貨代繼續流轉。若船公司發現貨物超限、單證不全等問題，需立即通知貨代補正，否則可能拒絕簽發裝貨單，導致訂艙失敗。123場站收據交接要點海關放行環節貨運代理人將船公司蓋章的第五聯（裝貨單）提交海關驗放，海關完成驗關后加蓋放行章，場站憑此聯安排貨物裝船，無放行章則無法進入碼頭作業區。大副簽收確認第六聯（大副聯）隨貨至船舷，裝貨完畢后由大副簽字確認實際收貨狀況。若貨物外包裝破損或數量不符，大副需批注不清潔記錄，直接影響提單清潔性。費用結算依據第十聯（港務費申請書）作為碼頭收取港務費的憑證，貨代需在貨物裝船后憑此聯與港務部門核對費用，逾期未繳可能導致后續貨物扣押或滯納金。05PART訂艙后報關流程基礎單證完整性涉及法檢商品需提供出境貨物通關單（商檢單號與HS編碼匹配），加工貿易貨物需提交加工貿易手冊或電子賬冊編號。木質包裝需加貼IPPC標識并提供熏蒸證書。特殊單證合規性數據邏輯一致性報關單申報要素需與裝箱單貨重體積誤差不超過±5%，申報金額與發票差異幅度控制在3%以內。HS編碼前6位必須與申報要素中的材質、用途等屬性完全對應。必須包含正本發票（注明成交方式、幣種及貿易條款）、裝箱單（列明毛凈重及包裝類型）、合同副本（顯示貿易雙方信息及付款方式）以及報關委托書（加蓋企業公章及法人章）。危險品需額外附危包證原件和MSDS中英文版本。報關單證準備標準海關放行章簽注放行文件核驗電子放行確認異常情況處理海關在裝貨單（場站收據）第六聯加蓋驗訖章時，需同步核查報關單"放行"欄是否已電子簽章，并確認集裝箱號、封志號與預錄入單完全一致。危險品需查驗危化品名錄備案回執。如遇海關布控查驗，需現場提交貨物照片、裝箱視頻及質量檢測報告。查驗通過后由查驗科在報關單備注欄手寫"已查驗"并加蓋科室業務章，方可轉至放行環節。對于"提前申報"模式，需在貨物運抵后2小時內完成運抵報告發送，海關系統自動比對運抵信息與申報數據。放行信息將通過EDI傳輸至碼頭TMS系統解鎖集裝箱。箱體檢查標準提箱時需拍攝空箱六面照（含箱號、箱體狀況），重點檢查箱門密封條、側板凹凸度（不得超過5cm變形）。冷藏箱需預冷至設定溫度并取得壓縮機運行記錄。集裝箱驗收集控裝載過程監控裝箱需在海關監管場所進行，全程視頻留存。貨物與箱門保持20cm間距，危險品按照IMDGCode進行隔離襯墊。裝箱完畢立即施加唯一性封志（鉛封號錄入艙單系統）。堆場交接程序重箱進場需提交設備交接單（EIR）及裝箱證明書，堆場操作員核對鉛封完整性后簽發場站收據。冷凍箱需連接岸電并上傳溫度曲線至海關物聯網系統。06PART提單簽發與管理記名提單明確標注收貨人名稱，僅限指定方提貨，安全性高但靈活性低；非記名提單可通過背書轉讓，需根據客戶需求及貿易條款（如FOB、CIF）選擇，并核對信用證要求是否允許。提單類型確認標準記名提單與非記名提單正本提單需簽發全套（通常3份），憑原件提貨，適用于傳統信用證結算；電放提單需客戶書面申請，承運人通過電子通知放貨，適用于近洋運輸或信任客戶，需留存申請文件備查。正本提單與電放提單海運單不可轉讓，適用于無需轉賣貨物的直運場景；多式聯運提單覆蓋全程運輸，需明確責任劃分節點（如港口、內陸場站），并標注“OnBoard”日期以符合信用證條款。海運單與多式聯運提單換單流程及時限貨物抵港前3-5個工作日需完成正本提單與換單保函的核對，確保提單號、箱號、貨品信息一致，若為信用證交單需同步審核銀行背書有效性。到港前換單準備緊急換單處理超期滯箱費管控對于船舶早到或滯港情況，需啟動加急流程，協調貨代、碼頭及海關，提供預到港通知（PAN）和保函先行換單，但需在24小時內補交正本文件。換單延遲可能導致滯箱費，需在系統中設置預警機制（如到港后72小時未換單觸發提醒），并與客戶明確費用分攤條款（如FOB下由買方承擔）。提單內容終審規范關鍵字段三級校驗簽章合規性審查特殊條款標注發貨人、收貨人、通知方信息需與訂艙委托書、商業發票