機關公文寫作與規范化處理

機關公文寫作與標準化處理2021年11月一、公文的含義、特征與功能二、公文的文體、格式與稿本三、常用公文的文種及其選用四、公文寫作的根本要求五、公文中常見問題分析

講授提綱

機關公文寫作與處理的主要法律法規依據一、公文的含義、特點與功能

公文分類:1.按公文的形成與使用范圍劃分：(1)通用文書A、法定公文：如命令、條例、通告、通報、請示、報告、意見等13種或14種；B、事務文書：如方案、總結、調查報告、大事記、簡報、開幕詞、閉幕詞、建議書、介紹信等等。(2)專用文書財經文書：經濟合同、協議書、意向書等司法文書：通輯令、起訴書、公訴書、判決書、辯護詞等科技文書：科技合同書、科技工程鑒定書等軍事文書：命令、通令、通告等外交文書：公報、聲明、條約、協定、照會等

3．實用性：在實際工作中發揮作用，指導實踐，推開工作；是實施標準管理，完成公務活動，實現組織目標的工具。4．時效性：公文具有時限性的要求，尤其是重要的辦件都規定了辦理完結后匯報結果的時間。5．標準性：公文有著嚴格、特定的標準化格式，并以此表達出制發文機關的權威性和嚴肅性。〔三〕公文的功能

1．法規與準那么作用2．領導與指導作用3．宣傳與教育作用4．信息溝通作用5．依據與憑證作用4、信息溝通作用機關與機關之間、部門與部門之間、上下級之間、非隸屬的機關之間，因工作關系經常需要交流信息、互通情況、商洽問題、協調步伐等，這些聯系溝通主要依靠公文來實現。5、依據與憑證作用機關公文反映制發機關的意圖，具有法定的效力，受文機關都要以此作為處理事務、開展工作、解決問題的依據。二、公文的文體、格式與稿本〔一〕公文的文體公文的文體是指公文的表達方式。屬應用文體，但它又不同于一般的應用文，具有自身的特殊屬性，表現為：第一、公文被規定以現代漢語的書面形式〔即白話文〕作為必須使用的符號系統。第二、公文兼用表達、說明、議論三種表達方式。〔二〕公文的格式

1．公文格式的組成公文格式的組成要素包括：〔1〕發文機關標識〔版頭、紅頭〕 〔2〕公文份數序號〔3〕密級 〔4〕發文字號〔5〕簽發人〔主要用于請示〕 〔6〕標題〔7〕主送機關〔內發可省略〕 〔8〕正文〔9〕附件 〔10〕發文機關署名〔11〕成文日期 〔12〕印章〔13〕附注〔此件發至XX級〕 〔14〕主題詞〔15〕抄送單位 〔16〕印刷機關和印刷時間4．成文日期成文日期確定原那么：〔1〕會議通過的決定、決議以會議通過日期為準。〔2〕領導簽發的公文，以簽發日期為準。〔3〕聯合行文，以最后簽發機關的領導簽發日期為準。〔4〕法規性文件以文件批準日期為準。〔5〕一般信函、電文以實際發出日期為準。成文日期必須寫年月日，且要用漢字。如：二00八年十一月四日〔不能寫成：2021年11月4日〕5．用印一般的用印方法是：騎年壓月，上大下小。國標?國家行政機關公文格式?規定：單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標成文時間。當印章下弧無文字時，僅以下弧壓在成文時間上，當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。6．主題詞上報的文件應當按照上級的要求和?公文主題詞表?標注主題詞。一份公文標引的主題詞，除類別詞外，最多不超過五個。主題詞應用三號黑體字標示。標引主題詞的順序為先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映公文內容的詞，最后標反映公文形式的詞。如?上海市人民政府關于做好本市農村扶貧工作的通知?，先標類別詞“農業〞，再標反映公文內容的類屬詞“扶貧〞，最后標反映公文形式的類屬詞“通知〞。

〔三〕公文的稿本文稿與文本合稱稿本。文稿即起草文件過程中形成的歷次稿子，包括草稿和定稿。草稿按形成的先后順序分為初稿、二稿、三稿等；按用途分為修改稿、修正稿、討論稿、征求意見稿、送審稿、報批稿等。定稿又稱正稿、原稿、底稿。它是印刷文件的標準依據，也是日后工作查考憑證。文本可分為正本、副本、存本、暫行本〔也叫試行本〕、各種文字文本。三、常用公文文種及其選用公文文種即公文的名稱，用以說明公文的性質、適用范圍和作者職能權限以及制發公文的目的要求等。行政機關的13種主要公文：〔一〕命令〔令〕適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員。類別有：公布令、任免令、授勛令、嘉獎令、指揮令、否決令、通緝令、特赦令、戒嚴令、發動令、通令、手令等。

〔二〕決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。決定可以分為：法那么性決定、重大事項決定、機構、人事決定、具體工作決定。

〔四〕通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。注意不要把通告寫成通知或公告。通告的范圍比公告小，各種機關單位都可以發布通告，內容有時具有專門性〔如銀行、交通、法院等〕，事項可以一般化。發布方式多種多樣，可張貼，也可以報刊、電臺發布。〔五〕通知適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員等。通知屬發布、知照文告，針對的對象有特定范圍，一般是限于有關單位有關人員，所以叫它“限知性〞公文。它的發布方式，多是內部印發張貼，有的也可以公開張貼或公開發表于電臺、報刊。〔六〕通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者重要情況。通報多限在機關或單位內部使用，屬于限知性公文。通報根據其內容性質和寫作目的可分三類：1．表彰性通報。表揚好人好事的，正文應包括事實、意義、表彰決定、希望與要求等內容；表揚先進典型、介紹先進經驗的，正文應包括事跡、經驗、決定等內容。如：XXX省人民政府關于表彰全省村民自治模范縣〔市、區〕的通報。〔十一〕意見適用于對重要問題提出見解和處理方法。“意見〞可以用于上行文、下行文和平行文。作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理，須經上級批轉。作為下行文，文中對貫徹執行有明確要求的，下級機關應遵照執行；無明確要求的，下級機關可參照執行。作為平行文，提出的意見供對方參考。〔十二〕函適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。“函〞作為主要文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發機關權限決定的法律效力。函有商洽函、問答函、審批函、答復函。函的格式與書信大體相同，因為是鄭重的公務，所以要有一定的格式，用語要得體，要講禮貌，不亢不卑，不能用命令的口吻等。主要格式：1．函頭。印有“名頭〞的發函紙，單編發函號，“發文字號〞中加“函〞字。2．標題。有兩種寫法：機關＋事由＋復函對象＋文種，事由＋文種。文種要寫明是函還是復函。標題在函號下空一行居中標識。3．落款。受函機關或領導人。

4．正文。“發函〞大體是開頭提出問題，說明是什么事或針對、根據什么。主體表示要求，商洽什么，告知什么，請求什么，即要對方做什么。結尾要求何時答復及得體的禮貌用語，如“請大力協助為盼〞，“望準予通行是荷〞，“望能同意〞，“請即函復〞，“盼復〞，“望早日函告〞等。“復函〞與“批復〞類似，說明是根據什么函所發的復函，說明態度，結尾一般用“特此函復〞作結束語。〔十三〕會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。會議紀要不加蓋印章。會議紀要是把會議整個情況和結果簡要地記下，形成文章，作為會議的一種文件，屬于議決性公文，也叫會議文件。有些重要會議，可以用決議、決定等公文鄭重發布議決的問題。有些較為一般的會議，可以采用會議紀要的形式上呈下達或公諸報端。四、公文寫作的根本要求

4.嚴謹公文述事說理要做到嚴密周全，前后連貫，符合邏輯，防止自相矛盾和出現疏漏,力求無懈可擊。5.準確行文語言要準確表達思想內容，遣詞造句既要有明確的含義，又要符合語法標準，甚至標點符合都要十分妥貼。6.簡明做到意盡言止，不要寫套話空話廢話，防止穿靴戴幅，力求到達“一字入公文，九牛拔不出〞的效果。

五、公文中常見問題與分析1．文種的誤用

主要表現在報告和請示的錯用

報告和請示同屬上行文，但是性質截然不同的兩類文種。a.行文目的不同報告以陳述情況為主，不要求上級批復；請示以請求指示或批準事項為主，要求上級批復。b.公文內容不同請示可圍繞請求事項反映情況，說明理由，不排除含有一定的情況匯報，但報告中不能夾雜請示事項。c.標準性用語不同報告用“以上報告如有不妥，請指示〞，“特此報告〞等；請示用“當否，請批復〞，“特此請示，請批復〞。目前，這兩種文種的濫用主要表現在兩個方面：a.請示、報告混用如?關于請校領導出席畢業典禮的報告?b.請示、報告并用如?關于召開新一屆學代會的請示報告?4.公文標題病誤a.標題缺少行文單位公文標題通式為：行文單位+關于+事由+的+文種b.標題無文種將一般公文誤作為法定公文，致使標題無文種。如?……關于……的規劃?、?……關于……的總結?。轉發、印發性通知文種被放棄，致使標題無文種。如?……關于轉發……的方案?。c.不倫不類的標題兩個文種并用：如請示報告、任免決定的通知等。混用文種：將“請示〞錯用成“申請〞。d.標題中事由表達不全、不準確、不簡煉如?XXX大學關于申請劃撥“十五〞配套經費的報告??XXX大學關于3名同學專升本的報告??XXX大學關于成立重點人文社科基地建設協調組織機構的通知?〔成立協調領導小組〕e.標題中亂用標點符號公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文中亂用標點符號主要表現在：a.轉發和頒發法規、規章，不用書名號而用引號。如：?關于發布“XXX辦公會議事規那么〞的通知?b.不必用其他標點符號而隨意使用。如：?關于對1999年“全民文明禮貌月活動〞安排的通知?。?某局關于召開會議的住宿費，一律由招待所、旅館等單位出據收費的通知?

5.公文寫作語言不標準a.語言不準確，容易產生歧義。“沿河建筑不得超過40米〞。高度？長度？寬度？b.語言不標準，口語化。“某廠破產后，以買斷工齡的方式對工人進行安置〞〔書面語：有償解除勞動合同〕c.語言不簡煉、不明確。有一份“會議紀要〞做了如下表述：“會議要求，各相關部門對這件事必須予以高度重視。既不能小看，也不能看小，……要在整治中穩定，在穩定中整治。〞