××中學采購申請規定

××中學采購申請規定

一、總則1.目的本規定旨在規范我校各類學習物資采購申請流程，確保采購活動的合理性、高效性與透明性，以滿足學校教學、科研及日常管理工作的需要，同時保障學校資產的有效利用和數據安全。結合我校“以人為本，全面發展，追求卓越”的學校文化，秉持“因材施教，培養創新人才”的辦學理念，在扁平化管理模式下，優化資源配置，為學校的發展提供有力支持。2.適用范圍本規定適用于學校全體教職員工，包括教學人員、行政人員、后勤人員等，涉及教學設備、教材、辦公用品、實驗器材等各類學習物資的采購申請。3.基本原則-必要性原則：采購申請應基于學校實際教學、科研和管理需求，確保所采購物資是開展工作必不可少的。-合理性原則：申請采購的物資應在性能、價格等方面具有合理性，符合學校的財務預算和資產管理要求。-透明性原則：采購申請流程應公開透明，接受學校相關部門和全體教職工的監督，確保公平公正。-數據安全原則：在采購申請過程中，涉及的各類數據應嚴格保密，防止數據泄露，保障學校信息安全。-安全生產原則：采購的物資應符合安全生產標準，確保在使用過程中不會對師生的生命和財產安全造成威脅。二、組織架構與職責劃分1.采購申請發起部門-教學部門：各學科教研組、年級組等教學部門負責根據教學計劃和教學改革需求，提出教學設備、教材、教具等學習物資的采購申請。教學部門應充分考慮教學實際情況，結合學生的學習需求和教師的教學方法，確保申請的物資能夠有效促進教學質量的提升。-行政部門：行政部門根據學校日常管理工作的需要，如辦公用品、辦公設備等的采購申請。行政部門應統籌考慮學校整體辦公需求，優化資源配置，避免浪費。-后勤部門：后勤部門負責學校基礎設施建設、維護以及保障師生生活所需物資的采購申請，如食堂食材、宿舍用品、維修工具等。后勤部門應注重物資的質量和供應的穩定性，確保學校的正常運轉。2.采購審批部門-采購委員會：學校設立采購委員會，由學校領導、各部門負責人等組成。采購委員會負責對重大采購申請進行審批，審議采購申請是否符合學校發展戰略、財務預算和相關政策法規。采購委員會應定期召開會議，對采購申請進行集中討論和決策，確保審批過程的科學性和民主性。-財務部門：財務部門負責審核采購申請的預算合理性，確保采購資金的安排符合學校財務制度。財務部門應根據學校的年度預算和資金狀況，對采購申請進行嚴格把關，避免超預算采購。-資產管理部門：資產管理部門負責審核采購申請是否符合學校資產管理規定，避免重復采購和資產閑置。資產管理部門應建立健全學校資產管理制度，對采購申請進行詳細的資產登記和管理，確保學校資產的有效利用。3.采購執行部門-采購辦公室：采購辦公室是學校采購申請的執行部門，負責根據審批通過的采購申請，組織實施采購活動。采購辦公室應具備專業的采購知識和技能，熟悉市場行情，通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式，選擇合適的供應商，確保采購物資的質量和價格優勢。-相關技術部門：對于一些專業性較強的采購項目，如教學儀器設備、網絡設備等，采購辦公室應會同相關技術部門進行技術論證和驗收。相關技術部門應提供專業的技術支持和指導，確保采購的物資符合學校的技術要求和使用標準。三、管理流程1.采購申請提出-需求調研：各部門在提出采購申請前，應進行充分的需求調研。教學部門應與教師、學生進行溝通，了解教學實際需求；行政部門應根據學校管理工作的變化，評估辦公物資的需求情況；后勤部門應結合學校設施設備的運行狀況和師生生活需求，確定采購物資的種類和數量。-填寫申請表格：各部門根據需求調研結果，填寫《學校采購申請表》。申請表應詳細注明采購物資的名稱、規格型號、數量、預算金額、用途、預計使用時間等信息，并附上相關的技術參數、參考價格等資料。同時，申請部門應在申請表上明確采購申請的緊急程度，以便采購辦公室合理安排采購計劃。-部門負責人審核：申請表格填寫完成后，由部門負責人進行審核。部門負責人應從部門工作需求、預算合理性等方面對采購申請進行審核，確保申請內容真實、準確、合理。審核通過后，部門負責人在申請表上簽字蓋章，并提交給采購辦公室。2.采購申請審批-采購辦公室初審：采購辦公室收到各部門提交的采購申請表后，首先進行初審。初審內容包括申請表填寫是否完整、規范，申請物資是否符合學校相關規定和采購政策，預算是否合理等。對于初審不合格的申請，采購辦公室應及時反饋給申請部門，要求其補充或修改相關信息。-財務部門審核：初審通過的采購申請，由采購辦公室提交給財務部門進行審核。財務部門根據學校年度預算和資金狀況，對采購申請的預算金額進行審核，判斷是否有足夠的資金支持該采購項目。財務部門應在規定時間內完成審核，并在申請表上簽署審核意見。-資產管理部門審核：財務部門審核通過后，采購申請流轉至資產管理部門。資產管理部門主要審核申請采購的物資是否存在重復采購或與學校現有資產配置沖突的情況，確保采購的物資能夠合理納入學校資產管理體系。資產管理部門審核無誤后，在申請表上簽字蓋章。-采購委員會審批：對于重大采購項目（如預算金額超過一定標準、涉及學校重要發展戰略的采購項目等），采購申請需提交采購委員會進行審批。采購委員會根據學校整體發展規劃、采購政策和預算安排，對采購申請進行綜合審議，做出審批決定。采購委員會的審批意見應記錄在案，作為采購執行的依據。3.采購執行-制定采購計劃：采購申請經審批通過后，采購辦公室根據審批意見制定詳細的采購計劃。采購計劃應明確采購方式（如招標、詢價、談判等）、采購時間安排、供應商選擇標準等內容。采購計劃應合理安排采購進度，確保采購物資能夠按時供應，滿足學校的實際需求。-選擇供應商：采購辦公室根據采購計劃，通過多種渠道尋找合適的供應商。可以通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式，從眾多供應商中篩選出具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理的供應商。在選擇供應商過程中，應嚴格遵守相關法律法規和學校的采購制度，確保采購活動的公平、公正、公開。-簽訂采購合同：確定供應商后，采購辦公室應與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資的名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。合同簽訂前，采購辦公室應將合同草案提交給學校法律顧問或相關法律專業人員進行審核，確保合同條款符合法律法規要求，保障學校的合法權益。-采購物資驗收：采購物資到貨后，采購辦公室應會同申請部門、相關技術部門等進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格型號、質量標準等是否符合采購合同要求。對于需要安裝調試的設備，應進行安裝調試，并進行試運行，確保設備正常運行。驗收合格后，驗收人員應在驗收報告上簽字確認。對于驗收不合格的物資，采購辦公室應及時與供應商溝通，要求其按照合同約定進行處理，如退換貨、補貨等。4.采購資金支付-提交付款申請：采購物資驗收合格后，采購辦公室根據采購合同和驗收報告，填寫《學校采購付款申請表》，并提交給財務部門。付款申請表應注明采購項目名稱、合同編號、供應商名稱、付款金額、付款方式等信息，并附上采購合同、驗收報告等相關憑證。-財務部門審核與支付：財務部門收到付款申請表后，對申請內容和相關憑證進行審核。審核無誤后，按照學校財務制度和合同約定的付款方式，辦理采購資金的支付手續。財務部門應確保采購資金的支付準確、及時，避免因資金問題影響學校與供應商的合作關系。四、權利與義務1.申請部門的權利與義務-權利-有權根據部門工作實際需求提出采購申請，并獲得采購審批部門的及時反饋和合理審批意見。-在采購過程中，有權了解采購進展情況，對采購方式、供應商選擇等提出合理建議。-對驗收合格的采購物資，有權按照學校規定進行使用和管理。-義務-負責對采購需求進行充分調研，確保采購申請的合理性和必要性。-按照規定填寫采購申請表，提供準確、完整的申請信息，并對申請內容的真實性負責。-配合采購辦公室、財務部門、資產管理部門等相關部門的工作，提供必要的資料和協助。-對采購物資進行妥善保管和使用，按照學校資產管理規定進行資產登記和維護。2.采購審批部門的權利與義務-權利-有權對采購申請進行審核和審批，根據學校政策和實際情況做出合理決策。-有權要求申請部門提供進一步的說明或補充資料，以確保采購申請的合理性和合規性。-義務-按照規定的審批流程和時間要求，對采購申請進行認真審核，確保審批結果的公正性和準確性。-向申請部門和采購執行部門反饋審批意見，對不予批準的申請說明理由。-對采購申請的審批過程和結果負責，接受學校內部和外部的監督。3.采購執行部門的權利與義務-權利-有權根據采購審批意見，自主選擇合適的采購方式和供應商，組織實施采購活動。-在采購過程中，有權與供應商進行商務談判，爭取有利的采購條件。-對驗收不合格的物資，有權要求供應商按照合同約定進行處理。-義務-嚴格按照采購審批意見和相關法律法規、學校采購制度，組織實施采購活動，確保采購過程的合法性和規范性。-及時向申請部門和相關部門通報采購進展情況，對采購過程中出現的問題及時溝通協調解決。-妥善保管采購合同、采購文件等相關資料，建立采購檔案，以備查閱和審計。-對采購物資的質量和供應及時性負責，保障學校教學、科研和管理工作的正常開展。五、監督與獎懲機制1.監督機制-內部監督-學校成立采購監督小組，成員包括學校紀檢部門人員、教師代表、學生代表等。采購監督小組負責對采購申請、審批、執行等全過程進行監督，確保采購活動的公平、公正、公開。監督小組應定期對采購項目進行檢查和評估，發現問題及時提出整改意見。-財務部門、資產管理部門等相關部門在履行各自職責過程中，對采購活動進行監督。財務部門監督采購資金的使用情況，防止資金浪費和違規支出；資產管理部門監督采購物資的登記、使用和處置情況，確保學校資產的安全和有效利用。-外部監督-接受教育主管部門、財政部門、審計部門等外部監管部門的監督檢查。學校應積極配合外部監管部門的工作，如實提供采購相關資料和信息，對監管部門提出的問題及時整改。-鼓勵師生和社會公眾對學校采購活動進行監督，設立舉報電話和郵箱，接受師生和社會公眾的舉報和投訴。對于舉報和投訴內容，學校應及時進行調查核實，依法依規處理，并將處理結果向舉報人反饋。2.獎勵機制-對在采購工作中表現突出的部門和個人，學校給予表彰和獎勵-申請部門提出的采購申請合理、科學，有效促進學校教學、科研和管理工作發展的，給予部門一定的物質獎勵和精神獎勵。-采購審批部門嚴格把關、公正審批，為學校節約采購資金或避免重大采購風險的，對相關審批人員進行表彰和獎勵。-采購執行部門在采購過程中，能夠嚴格遵守法律法規和學校采購制度，通過合理的采購方式和談判技巧，為學校采購到優質低價的物資，提高采購效率和質量的，對采購執行人員給予獎勵。-對積極參與采購監督工作，為學校采購活動規范運行做出貢獻的監督小組人員、師生和社會公眾，給予適當的獎勵-監督小組人員認真履行監督職責，發現并及時糾正采購過程中的違規行為，避免學校利益受損的，給予獎勵。-師生和社會公眾通過舉報和投訴，為學校查處采購違規行為提供重要線索和證據的，給予一定的物質獎勵和精神鼓勵。3.懲罰機制-對在采購工作中存在違規行為的部門和個人，學校將嚴肅處理-申請部門提供虛假采購申請信息，或惡意夸大采購需求，造成學校資金浪費或資產閑置的，對部門負責人和相關責任人進行批評教育，并視情節輕重給予相應的紀律處分。-采購審批部門未按照規定流程和標準進行審批，或存在濫用職權、收受賄賂等違規行為的，對相關審批人員進行嚴肅查處，依法依規追究責任。-采購執行部門在采購過程中違反法律法規和學校采購制度，如與供應商勾結謀取私利、擅自變更采購合同條款、未按時完成采購任務等，對采購執行人員進行嚴肅處理，情節嚴重的依法移送司法機關處理。-對違反采購監督規定，干擾、阻礙采購監督工作的部門和個人，學校將視情節輕重給予相應的處罰-對拒絕接受采購監督小組檢查、提供虛假資料或信息的部門和個人，進行通報批評，并責令限期整改。-對打擊報復