設(shè)備備件外委管理制度

設(shè)備備件外委管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司設(shè)備備件外委管理工作，確保外委設(shè)備備件的質(zhì)量、交期和成本符合公司要求，保障公司生產(chǎn)運營的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有設(shè)備備件外委加工、采購等相關(guān)活動的管理。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：外委設(shè)備備件必須滿足公司設(shè)備運行的質(zhì)量要求，確保設(shè)備安全穩(wěn)定運行。2.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制外委設(shè)備備件的成本，提高公司經(jīng)濟效益。3.公平公正原則：選擇合格的外委供應(yīng)商，通過公平競爭、公正評審確定合作關(guān)系，確保合作過程透明、公正。4.合作共贏原則：與外委供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，實現(xiàn)互利共贏，共同發(fā)展。二、管理職責（一）采購部門1.負責外委設(shè)備備件供應(yīng)商的開發(fā)、選擇、評估和管理。2.制定外委設(shè)備備件采購計劃，與供應(yīng)商簽訂采購合同，確保備件按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.跟蹤外委設(shè)備備件的采購進度，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。4.負責外委設(shè)備備件采購成本的控制和核算。（二）使用部門1.提出設(shè)備備件外委需求，提供詳細的技術(shù)規(guī)格和質(zhì)量要求。2.參與外委設(shè)備備件供應(yīng)商的評估和選擇，協(xié)助采購部門進行技術(shù)談判。3.負責外委設(shè)備備件的到貨驗收，對備件質(zhì)量進行檢驗和確認。4.反饋外委設(shè)備備件在使用過程中的質(zhì)量問題，協(xié)助采購部門處理質(zhì)量糾紛。（三）質(zhì)量部門1.制定外委設(shè)備備件的質(zhì)量檢驗標準和驗收規(guī)范。2.對外委設(shè)備備件的質(zhì)量進行抽檢和檢驗，確保備件質(zhì)量符合公司要求。3.參與外委設(shè)備備件質(zhì)量問題的分析和處理，提出改進措施和建議。（四）技術(shù)部門1.提供外委設(shè)備備件的技術(shù)支持，協(xié)助采購部門和使用部門解決技術(shù)問題。2.對外委設(shè)備備件的技術(shù)方案進行審核，確保技術(shù)可行性和合理性。3.參與外委設(shè)備備件質(zhì)量問題的技術(shù)分析，提供技術(shù)解決方案。（五）財務(wù)部門1.負責外委設(shè)備備件采購資金的預(yù)算和審核。2.對外委設(shè)備備件采購費用進行核算和支付管理。3.監(jiān)督外委設(shè)備備件采購成本的控制情況，提供財務(wù)分析和建議。三、外委供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司設(shè)備備件外委需求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商資源庫。2.對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，評估其生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量控制能力、價格水平、售后服務(wù)等方面的情況。3.組織相關(guān)部門對初步篩選合格的供應(yīng)商進行實地考察，了解其實際運營情況，核實其提供信息的真實性。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門組織使用部門、質(zhì)量部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員組成評審小組，對考察合格的供應(yīng)商進行綜合評審。2.評審小組根據(jù)供應(yīng)商的報價、質(zhì)量保證能力、交貨期、售后服務(wù)等因素進行評分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為外委合作對象。3.對于重要設(shè)備備件的外委供應(yīng)商，應(yīng)進行招標或競爭性談判，確保選擇到最優(yōu)供應(yīng)商。（三）供應(yīng)商評估1.采購部門定期對已合作的外委供應(yīng)商進行評估，評估周期一般為每年一次。2.評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)、合作配合度等方面。3.采購部門根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵和更多合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰。（四）供應(yīng)商淘汰1.若外委供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一，采購部門應(yīng)及時與其終止合作，并將其從供應(yīng)商資源庫中刪除：連續(xù)兩次以上不能按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)設(shè)備備件。提供的設(shè)備備件質(zhì)量嚴重不符合公司要求，造成重大質(zhì)量事故。違反合同約定，存在嚴重違約行為。經(jīng)營狀況惡化，無法繼續(xù)履行合同。2.對于被淘汰的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并對其遺留問題進行妥善處理。四、外委計劃管理（一）需求提出1.使用部門根據(jù)設(shè)備運行狀況和維修計劃，提前提出設(shè)備備件外委需求。2.需求應(yīng)明確設(shè)備備件的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、質(zhì)量標準、交貨期等詳細信息。3.使用部門應(yīng)對提出的外委需求進行審核，確保需求的合理性和準確性。（二）計劃編制1.采購部門根據(jù)使用部門提出的外委需求，結(jié)合庫存情況和生產(chǎn)計劃，編制外委設(shè)備備件采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確外委設(shè)備備件的供應(yīng)商、采購數(shù)量、采購價格、交貨期等內(nèi)容。3.采購部門將編制好的外委設(shè)備備件采購計劃提交給相關(guān)部門審核，審核通過后執(zhí)行。（三）計劃變更1.在外委設(shè)備備件采購計劃執(zhí)行過程中，如因設(shè)備運行狀況變化、設(shè)計變更、供應(yīng)商原因等需要變更計劃，使用部門應(yīng)及時提出變更申請。2.變更申請應(yīng)說明變更的原因、內(nèi)容、對交貨期和成本的影響等。3.采購部門組織相關(guān)部門對變更申請進行評審，評審?fù)ㄟ^后對采購計劃進行調(diào)整，并及時通知供應(yīng)商。五、外委合同管理（一）合同簽訂1.采購部門根據(jù)外委設(shè)備備件采購計劃，與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。2.合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括設(shè)備備件的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務(wù)等條款。3.合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同文本提交給相關(guān)部門審核，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。（二）合同執(zhí)行1.采購部門負責跟蹤外委設(shè)備備件采購合同的執(zhí)行情況，及時掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、質(zhì)量控制情況和交貨期等信息。2.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時間、質(zhì)量和數(shù)量要求供應(yīng)設(shè)備備件，采購部門應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.如因供應(yīng)商原因?qū)е潞贤瑹o法按時履行，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責任。（三）合同變更與解除1.在外委設(shè)備備件采購合同執(zhí)行過程中，如因不可抗力或其他原因需要變更或解除合同，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議應(yīng)明確變更或解除的原因、內(nèi)容、對雙方權(quán)利和義務(wù)的影響等。3.采購部門應(yīng)及時將合同變更或解除情況通知相關(guān)部門，并做好相應(yīng)的記錄和處理工作。六、外委質(zhì)量控制（一）檢驗標準制定質(zhì)量部門根據(jù)公司設(shè)備運行要求和相關(guān)國家標準、行業(yè)標準，制定外委設(shè)備備件的質(zhì)量檢驗標準和驗收規(guī)范。（二）檢驗流程1.外委設(shè)備備件到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量部門和使用部門做好驗收準備。2.設(shè)備備件到貨后，質(zhì)量部門按照檢驗標準和驗收規(guī)范對外委設(shè)備備件進行抽檢和檢驗，使用部門配合進行驗收工作。3.對于檢驗合格的設(shè)備備件，質(zhì)量部門出具檢驗合格報告，使用部門辦理入庫手續(xù)；對于檢驗不合格的設(shè)備備件，質(zhì)量部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。（三）質(zhì)量問題處理1.如外委設(shè)備備件在使用過程中出現(xiàn)質(zhì)量問題，使用部門應(yīng)及時通知采購部門和質(zhì)量部門。2.采購部門組織質(zhì)量部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員對質(zhì)量問題進行分析，確定問題原因和責任歸屬。3.對于因供應(yīng)商原因?qū)е碌馁|(zhì)量問題，采購部門應(yīng)按照合同約定要求供應(yīng)商承擔相應(yīng)的責任，如退貨、換貨、補貨、賠償損失等；對于因其他原因?qū)е碌馁|(zhì)量問題，相關(guān)部門應(yīng)共同研究制定解決方案，采取改進措施，防止類似問題再次發(fā)生。七、外委進度跟蹤與協(xié)調(diào)（一）進度跟蹤1.采購部門負責建立外委設(shè)備備件進度跟蹤臺賬，及時記錄供應(yīng)商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況、運輸情況等信息。2.采購部門定期與供應(yīng)商溝通，了解外委設(shè)備備件的實際進度，確保其按照合同約定的時間節(jié)點推進工作。（二）協(xié)調(diào)解決1.如發(fā)現(xiàn)外委設(shè)備備件進度出現(xiàn)延誤或可能延誤的情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，了解原因，并要求供應(yīng)商采取有效措施加快進度。2.對于因供應(yīng)商自身原因?qū)е碌倪M度延誤，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責任；對于因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е碌倪M度延誤，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，共同采取措施減少對公司生產(chǎn)運營的影響。3.如外委設(shè)備備件進度延誤可能影響公司生產(chǎn)計劃的執(zhí)行，采購部門應(yīng)及時向相關(guān)部門通報情況，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同研究制定應(yīng)對措施。八、外委成本管理（一）成本預(yù)算財務(wù)部門根據(jù)外委設(shè)備備件采購計劃和市場價格情況，編制外委設(shè)備備件采購成本預(yù)算。（二）成本控制1.采購部門在與供應(yīng)商談判過程中，應(yīng)充分考慮成本因素，爭取最優(yōu)的采購價格和付款條件。2.采購部門應(yīng)嚴格按照采購合同約定的價格和付款方式執(zhí)行，控制采購成本支出。3.財務(wù)部門對外委設(shè)備備件采購成本進行核算和監(jiān)控，定期分析成本變動情況，及時發(fā)現(xiàn)成本控制中存在的問題，并提出改進建議。（三）成本核算1.采購部門負責對外委設(shè)備備件采購成本進行核算，包括設(shè)備備件的采購價格、運輸費用、檢驗費用、稅費等。2.財務(wù)部門根據(jù)采購部門提供的成本核算資料，對外委設(shè)備備件采購成本進行審核和賬務(wù)處理。九、外委驗收管理（一）驗收準備1.外委設(shè)備備件到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量部門、使用部門等相關(guān)人員做好驗收準備工作，明確驗收人員職責和驗收流程。2.驗收人員應(yīng)熟悉外委設(shè)備備件的技術(shù)要求、質(zhì)量標準和驗收規(guī)范，準備好驗收所需的工具和儀器。（二）驗收實施1.外委設(shè)備備件到貨后，驗收人員按照驗收流程對外委設(shè)備備件進行驗收。2.驗收內(nèi)容包括設(shè)備備件的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、外觀質(zhì)量、尺寸精度、性能指標等是否符合合同約定和質(zhì)量要求。3.驗收人員應(yīng)認真填寫驗收記錄，對驗收結(jié)果進行簽字確認。（三）驗收結(jié)果處理1.對于驗收合格的外委設(shè)備備件，驗收人員出具驗收合格報告，使用部門辦理入庫手續(xù)。2.對于驗收不合格的外委設(shè)備備件，驗收人員出具驗收不合格報告，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。3.供應(yīng)商對驗收結(jié)果有異議的，可在規(guī)定時間內(nèi)提出復(fù)檢申請，采購部門組織相關(guān)部門進行復(fù)檢，復(fù)檢結(jié)果為最終驗收結(jié)果。十、外委售后服務(wù)管理（一）售后服務(wù)要求1.采購部門應(yīng)在與供應(yīng)商簽訂的采購合同中明確外委設(shè)備備件的售后服務(wù)要求，包括質(zhì)保期、維修保養(yǎng)、技術(shù)支持等內(nèi)容。2.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定提供及時、有效的售后服務(wù)，確保外委設(shè)備備件在質(zhì)保期內(nèi)正常運行。（二）售后服務(wù)響應(yīng)1.使用部門在發(fā)現(xiàn)外委設(shè)備備件出現(xiàn)質(zhì)量問題或需要售后服務(wù)時，應(yīng)及時通知采購部門。2.采購部門接到通知后，應(yīng)立即與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)做出響應(yīng)，并提供解決方案。（三）售后服務(wù)實施1.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定和采購部門的要求，及時安排技術(shù)人員到