設(shè)計(jì)文件收發(fā)管理制度

設(shè)計(jì)文件收發(fā)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司設(shè)計(jì)文件收發(fā)管理，確保文件傳遞的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，提高工作效率，規(guī)范工作流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)之間以及公司與外部單位之間設(shè)計(jì)文件的收發(fā)管理。（三）職責(zé)分工1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)文件收發(fā)的歸口管理工作，制定文件收發(fā)流程和標(biāo)準(zhǔn)。負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)文件收發(fā)的登記、編號(hào)、歸檔、保管和查閱等工作。負(fù)責(zé)與外部單位進(jìn)行文件收發(fā)的溝通協(xié)調(diào)工作。2.設(shè)計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)設(shè)計(jì)文件的起草、審核、簽署和發(fā)放工作。負(fù)責(zé)接收和處理其他部門(mén)或外部單位發(fā)送的與本部門(mén)相關(guān)的設(shè)計(jì)文件。負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)設(shè)計(jì)文件的流轉(zhuǎn)情況進(jìn)行跟蹤和反饋。3.其他部門(mén)負(fù)責(zé)接收行政部門(mén)轉(zhuǎn)發(fā)的與本部門(mén)相關(guān)的設(shè)計(jì)文件，并按照要求進(jìn)行處理。負(fù)責(zé)向行政部門(mén)發(fā)送與設(shè)計(jì)工作相關(guān)的文件，并配合行政部門(mén)做好文件收發(fā)管理工作。二、設(shè)計(jì)文件的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件：包括項(xiàng)目前期規(guī)劃、方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等階段產(chǎn)生的各類(lèi)文件。2.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文件：公司內(nèi)部制定的設(shè)計(jì)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、手冊(cè)等文件。3.設(shè)計(jì)變更文件：對(duì)已批準(zhǔn)的設(shè)計(jì)文件進(jìn)行修改、補(bǔ)充而產(chǎn)生的文件。4.其他設(shè)計(jì)文件：與設(shè)計(jì)工作相關(guān)的其他文件，如設(shè)計(jì)合同、協(xié)議等。（二）編號(hào)設(shè)計(jì)文件編號(hào)采用統(tǒng)一格式，由部門(mén)代碼、年份、文件類(lèi)別代碼、順序號(hào)組成。具體如下：[部門(mén)代碼][年份][文件類(lèi)別代碼][順序號(hào)]1.部門(mén)代碼：采用兩位字母縮寫(xiě)表示各部門(mén)，如“SJ”表示設(shè)計(jì)部門(mén)，“XZ”表示行政部門(mén)等。2.年份：采用公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字表示，如“23”表示2023年。3.文件類(lèi)別代碼：采用一位字母表示文件類(lèi)別，如“X”表示項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件，“J”表示技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)文件，“B”表示設(shè)計(jì)變更文件，“Q”表示其他設(shè)計(jì)文件。4.順序號(hào)：采用四位數(shù)字表示文件的順序，從0001開(kāi)始依次編號(hào)。例如：SJ23X0010表示設(shè)計(jì)部門(mén)2023年產(chǎn)生的第10份項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件。三、設(shè)計(jì)文件的起草與審核（一）起草1.設(shè)計(jì)文件由相關(guān)部門(mén)或人員按照工作要求和規(guī)范進(jìn)行起草。起草人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定。2.起草文件時(shí)應(yīng)使用公司統(tǒng)一的文件格式模板，注明文件名稱(chēng)、編號(hào)、起草部門(mén)、起草人、日期等信息。（二）審核1.設(shè)計(jì)文件起草完成后，應(yīng)提交部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核人應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，確保文件質(zhì)量，并提出審核意見(jiàn)。2.對(duì)于重要的設(shè)計(jì)文件，應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)或?qū)＜疫M(jìn)行會(huì)審，會(huì)審意見(jiàn)應(yīng)作為文件修改和完善的依據(jù)。3.審核通過(guò)的文件，由審核人簽字確認(rèn)，并注明審核日期。四、設(shè)計(jì)文件的簽署與發(fā)放（一）簽署1.設(shè)計(jì)文件經(jīng)審核通過(guò)后，由相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽署。簽署人應(yīng)確保文件內(nèi)容符合要求，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.文件簽署應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆，簽字應(yīng)清晰、完整。（二）發(fā)放1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)文件的發(fā)放工作。文件發(fā)放前，應(yīng)進(jìn)行登記，記錄文件名稱(chēng)、編號(hào)、發(fā)放部門(mén)、發(fā)放日期、領(lǐng)取人等信息。2.設(shè)計(jì)文件一般采用紙質(zhì)文件發(fā)放，特殊情況可采用電子文件發(fā)放。采用電子文件發(fā)放時(shí)，應(yīng)確保文件的安全性和完整性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。3.文件發(fā)放時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《設(shè)計(jì)文件發(fā)放登記表》，領(lǐng)取人應(yīng)簽字確認(rèn)。對(duì)于重要文件，應(yīng)要求領(lǐng)取人簽收，并注明簽收日期。五、設(shè)計(jì)文件的接收與處理（一）接收1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)文件的接收工作。接收人應(yīng)及時(shí)查收文件，確保文件不丟失、不延誤。2.接收文件時(shí)，應(yīng)核對(duì)文件的名稱(chēng)、編號(hào)、份數(shù)等信息，如有不符，應(yīng)及時(shí)與發(fā)送部門(mén)聯(lián)系。（二）處理1.接收人收到設(shè)計(jì)文件后，應(yīng)及時(shí)將文件傳遞給相關(guān)負(fù)責(zé)人或部門(mén)，并做好記錄。2.相關(guān)負(fù)責(zé)人或部門(mén)應(yīng)按照文件要求進(jìn)行處理，如需回復(fù)的，應(yīng)及時(shí)組織人員進(jìn)行回復(fù)，并將回復(fù)文件按照規(guī)定進(jìn)行發(fā)放。3.對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的設(shè)計(jì)文件，接收部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，共同推進(jìn)文件的處理工作。六、設(shè)計(jì)文件的流轉(zhuǎn)與跟蹤（一）流轉(zhuǎn)1.設(shè)計(jì)文件在公司內(nèi)部各部門(mén)之間流轉(zhuǎn)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行傳遞，確保文件傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.文件流轉(zhuǎn)過(guò)程中，應(yīng)填寫(xiě)《設(shè)計(jì)文件流轉(zhuǎn)單》，記錄文件名稱(chēng)、編號(hào)、流轉(zhuǎn)部門(mén)、流轉(zhuǎn)日期、處理意見(jiàn)等信息。（二）跟蹤1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)計(jì)文件的流轉(zhuǎn)情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)掌握文件的去向和處理進(jìn)度。2.對(duì)于重要設(shè)計(jì)文件或緊急文件，行政部門(mén)應(yīng)重點(diǎn)跟蹤，確保文件得到及時(shí)處理。3.各部門(mén)應(yīng)積極配合行政部門(mén)的跟蹤工作，及時(shí)反饋文件處理情況。七、設(shè)計(jì)文件的歸檔與保管（一）歸檔1.設(shè)計(jì)文件處理完畢后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)將文件歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合檔案管理要求。2.歸檔文件應(yīng)按照分類(lèi)和編號(hào)順序進(jìn)行整理，編制檔案目錄，便于查閱和管理。（二）保管1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)文件的保管工作，應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，確保文件的安全和完整。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。3.設(shè)計(jì)文件應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行定期檢查和盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。八、設(shè)計(jì)文件的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱設(shè)計(jì)文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《設(shè)計(jì)文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件名稱(chēng)、編號(hào)、查閱原因等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門(mén)查閱。2.查閱人應(yīng)在行政部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案庫(kù)房。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還文件，并在《設(shè)計(jì)文件查閱登記表》上簽字確認(rèn)。3.涉及公司機(jī)密的設(shè)計(jì)文件，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱設(shè)計(jì)文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《設(shè)計(jì)文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件名稱(chēng)、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和行政部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱人應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱期限及時(shí)歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的文件妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、涂改、損壞文件。如發(fā)現(xiàn)文件丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。九、設(shè)計(jì)文件的保密與銷(xiāo)毀（一）保密1.設(shè)計(jì)文件涉及公司的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密，各部門(mén)和人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。2.接觸設(shè)計(jì)文件的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的設(shè)計(jì)文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等措施，確保文件的安全性。（二）銷(xiāo)毀1.設(shè)計(jì)文件超過(guò)保管期限或已失去保存價(jià)值時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀設(shè)計(jì)文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《設(shè)計(jì)文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀文件名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，經(jīng)部