企業現金采購管理制度

企業現金采購管理制度一、總則（一）目的為規范企業現金采購行為，加強現金采購管理，確保采購活動的合法性、合規性、合理性和有效性，保障企業資金安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業內所有涉及現金采購的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：現金采購活動必須遵守國家法律法規和企業內部規定。2.合規性原則：嚴格按照規定的流程和審批權限進行采購操作。3.合理性原則：根據實際需求進行采購，避免盲目采購和浪費。4.安全性原則：確保現金在采購過程中的安全，防止出現現金丟失、被盜等情況。二、采購申請與審批（一）采購需求提出1.各部門根據業務需要，填寫《現金采購申請表》，詳細注明采購物品或服務的名稱、規格、數量、預算金額、用途等信息。2.對于緊急采購需求，應在申請表中注明緊急原因，并盡可能提前提交申請。（二）部門負責人審核1.部門負責人對采購申請的必要性、合理性進行審核。2.審核內容包括采購需求是否與部門業務相符、預算是否合理、是否有替代方案等。3.如審核通過，部門負責人在申請表上簽字確認；如審核不通過，應注明原因并退回申請。（三）財務部門審核1.財務部門對采購申請的預算金額進行審核，確保采購資金在預算范圍內。2.檢查是否有足夠的現金余額用于本次采購。3.審核通過后，財務部門在申請表上簽字蓋章。（四）審批權限1.采購金額在[X]元以下的，由部門負責人和財務部門負責人審批。2.采購金額在[X]元至[X]元之間的，需經分管領導審批。3.采購金額在[X]元以上的，由總經理審批。三、采購實施（一）采購人員確定1.根據采購申請，由采購部門指定專人負責現金采購工作。2.采購人員應具備良好的職業道德和業務能力，熟悉采購流程和相關法律法規。（二）采購詢價1.采購人員通過多種渠道進行詢價，包括市場調研、供應商報價、招標等方式。2.至少向三家以上供應商獲取報價，并對報價進行比較和分析。3.記錄詢價過程和結果，填寫《采購詢價記錄單》。（三）供應商選擇1.根據詢價結果，綜合考慮供應商的產品質量、價格、信譽、交貨期等因素，選擇合適的供應商。2.與選定的供應商簽訂《現金采購合同》，明確雙方的權利和義務。3.合同內容應包括采購物品或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨期、付款方式等條款。（四）現金支付1.采購人員按照合同約定的付款方式，準備好現金。2.在支付現金前，應再次核對采購物品或服務的名稱、規格、數量、質量等是否與合同一致。3.采購人員和財務人員共同前往供應商處進行現金支付，并要求供應商出具收款收據。4.收款收據應注明收款日期、金額、用途、供應商名稱等信息，并加蓋供應商公章。（五）采購驗收1.采購物品或服務到貨后，由采購申請部門負責組織驗收。2.驗收人員應根據合同要求和相關標準，對采購物品或服務的質量、數量、規格等進行檢驗。3.如驗收合格，驗收人員在《采購驗收單》上簽字確認；如驗收不合格，應及時與供應商協商解決，并記錄相關情況。四、采購監督與審計（一）內部監督1.企業內部審計部門定期對現金采購活動進行監督檢查。2.檢查內容包括采購申請與審批流程是否合規、采購詢價與供應商選擇是否合理、采購合同是否履行、現金支付是否安全等。3.對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）外部審計1.企業應接受外部審計機構的審計，配合審計工作。2.外部審計機構對企業現金采購管理制度的執行情況進行審計，并出具審計報告。3.根據審計報告，及時改進和完善現金采購管理制度。五、財務處理與記錄（一）財務入賬1.財務人員根據采購合同、收款收據、采購驗收單等原始憑證，及時進行賬務處理。2.按照財務會計準則，將采購支出準確記錄到相應的會計科目中。（二）檔案管理1.采購部門負責收集、整理采購過程中的相關文件和資料，包括采購申請表、采購詢價記錄單、采購合同、收款收據、采購驗收單等。2.定期將采購檔案移交企業檔案管理部門進行歸檔保存，確保檔案的完整性和安全性。六、風險防范與控制（一）現金安全風險1.加強對采購人員的現金安全培訓，提高安全意識。2.在現金支付過程中，采取必要的安全防范措施，如兩人以上同行、使用安全交通工具等。3.如發生現金丟失或被盜等情況，應及時報警，并向企業相關部門報告。（二）供應商風險1.建立供應商評估和管理機制，定期對供應商進行評估和考核。2.關注供應商的經營狀況和信譽變化，及時調整合作策略。3.如發現供應商存在違約行為，應及時采取措施，維護企業合法權益。（三）合規風險1.加強對采購人員的法律法規培訓，確保采購活動合法合規。2.定期對現金采購管理制度進行審查和修訂，及時發現和解決制度執行過程中存在的問題。3.積極配合監管部門的檢查和監督，主動整改存在的問題。七、違規處理（一）違規行為界定1.未按照規定的流程和審批權限進行采購申請和審批的。2.在采購過程中存在舞弊行為，如收受供應商賄賂、謀取私利等。3.未按照合同約定支付現金或未及時進行賬務處理的。4.違反現金采購管理制度的其他行為。（二）處理措施1.對于輕微違規行為，給予警告、批評教育等處理。2.對于嚴重違規行為，視情節輕重給予罰款、降職、撤職等處理；構成違法犯罪的，依法追究法律責任。八、附則（一）解釋權本制度由企業[具體部門]負責解