辦公司物品收納管理制度

辦公司物品收納管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司辦公區(qū)域物品的收納管理，營(yíng)造整潔、有序的工作環(huán)境，提高工作效率，減少資源浪費(fèi)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及辦公區(qū)域。（三）基本原則1.分類(lèi)管理原則：根據(jù)物品的用途、性質(zhì)等進(jìn)行分類(lèi)，便于查找和使用。2.定置定位原則：明確各類(lèi)物品的存放位置，確保取用方便、快捷。3.節(jié)約環(huán)保原則：合理利用資源，減少不必要的浪費(fèi)，倡導(dǎo)環(huán)保理念。二、辦公物品分類(lèi)及收納標(biāo)準(zhǔn)（一）文件資料類(lèi)1.文件已處理文件：按照文件的類(lèi)別、時(shí)間順序進(jìn)行整理，每月裝訂成冊(cè)，存放在文件柜的相應(yīng)區(qū)域，并做好標(biāo)識(shí)。待處理文件：放置在專(zhuān)門(mén)的文件籃或文件架上，便于隨時(shí)查閱和處理。2.資料常用資料：如產(chǎn)品手冊(cè)、行業(yè)報(bào)告等，應(yīng)放置在辦公桌的指定抽屜或文件盒內(nèi)，方便取用。不常用資料：統(tǒng)一存放在文件柜中，標(biāo)注清晰的類(lèi)別和日期，以便快速查找。（二）辦公用品類(lèi)1.書(shū)寫(xiě)工具：如鋼筆、圓珠筆、鉛筆等，應(yīng)放置在筆筒或筆架上，保持桌面整潔。2.紙張類(lèi)：包括打印紙、便簽紙、筆記本等，打印紙應(yīng)整齊堆放于打印機(jī)旁的紙架上，便簽紙和筆記本可放在辦公桌的抽屜內(nèi)。3.文件夾、檔案袋：用于分類(lèi)存放文件，應(yīng)根據(jù)文件的類(lèi)別和數(shù)量合理選擇文件夾和檔案袋，并在表面標(biāo)注清晰的名稱(chēng)。4.計(jì)算器、訂書(shū)機(jī)、打孔器等小型辦公設(shè)備：放置在辦公桌的固定位置，便于使用。（三）電子設(shè)備類(lèi)1.電腦：主機(jī)、顯示器、鍵盤(pán)、鼠標(biāo)等應(yīng)擺放整齊，保持桌面整潔。電腦周邊設(shè)備如打印機(jī)、掃描儀等應(yīng)放置在合適的位置，便于連接和使用。2.移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備：如U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等，使用后應(yīng)及時(shí)收納在專(zhuān)門(mén)的存儲(chǔ)盒或抽屜內(nèi)，避免丟失或損壞。（四）個(gè)人物品類(lèi)1.水杯：統(tǒng)一放置在茶水間的指定區(qū)域或個(gè)人辦公桌的固定位置，保持整齊。2.衣物、包包等：非工作時(shí)間使用的衣物、包包等應(yīng)存放在更衣室或個(gè)人的儲(chǔ)物柜內(nèi)，不得隨意放置在辦公區(qū)域。三、辦公區(qū)域物品收納區(qū)域劃分（一）辦公桌1.桌面：主要放置正在使用的文件、資料、辦公用品等，應(yīng)保持整潔有序，不得堆放過(guò)多雜物。2.抽屜：用于存放個(gè)人常用的辦公用品、文件資料等，應(yīng)進(jìn)行合理分類(lèi)，貼上標(biāo)簽，便于查找。3.桌下：可放置個(gè)人的垃圾桶、腳墊等物品，不得存放與工作無(wú)關(guān)的大件物品。（二）文件柜1.按照部門(mén)、類(lèi)別、時(shí)間等進(jìn)行劃分：每個(gè)部門(mén)應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的文件柜區(qū)域，并根據(jù)文件的類(lèi)別和使用頻率進(jìn)行分層存放。例如，可分為行政文件、財(cái)務(wù)文件、業(yè)務(wù)文件等類(lèi)別，不同時(shí)間的文件應(yīng)按照時(shí)間順序依次排列。2.標(biāo)識(shí)清晰：在文件柜的每一層、每一格都應(yīng)貼上明確的標(biāo)識(shí)，注明存放的文件類(lèi)別、名稱(chēng)等信息，便于快速查找。（三）茶水間1.飲水機(jī)：放置在固定位置，周邊保持清潔，不得堆放雜物。2.水杯存放區(qū)：設(shè)置專(zhuān)門(mén)的區(qū)域用于存放員工的水杯，應(yīng)擺放整齊，不得隨意放置在其他地方。3.垃圾桶：應(yīng)及時(shí)清理茶水間的垃圾，保持環(huán)境整潔。（四）會(huì)議室1.會(huì)議桌椅擺放整齊：會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)將椅子歸位，桌面清理干凈。2.文件資料收納：會(huì)議使用的文件資料應(yīng)在會(huì)后及時(shí)整理，放回會(huì)議室的文件柜或指定的收納區(qū)域。3.設(shè)備收納：投影儀、音響等設(shè)備使用后應(yīng)關(guān)閉電源，整理好連接線(xiàn)，放置在指定的設(shè)備柜內(nèi)。四、物品采購(gòu)與領(lǐng)用管理（一）采購(gòu)1.需求申請(qǐng)：各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)列出所需物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交至行政部門(mén)。2.審批流程：行政部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，進(jìn)行初步審核，核實(shí)需求的合理性，然后提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購(gòu)。3.采購(gòu)渠道：行政部門(mén)應(yīng)選擇正規(guī)、可靠的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)，確保所采購(gòu)物品的質(zhì)量和價(jià)格合理。同時(shí)，應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等情況。（二）領(lǐng)用1.領(lǐng)用登記：?jiǎn)T工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)到行政部門(mén)辦理領(lǐng)用手續(xù)，填寫(xiě)辦公用品領(lǐng)用登記表，注明領(lǐng)用物品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人等信息。2.限量領(lǐng)用：為避免浪費(fèi)，行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)員工的工作需求和實(shí)際情況，制定合理的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)部分辦公用品實(shí)行限量領(lǐng)用。例如，打印紙每人每月限量領(lǐng)用[X]包，筆每人每月限量領(lǐng)用[X]支等。3.以舊換新：對(duì)于一些可重復(fù)使用的辦公用品，如文件夾、檔案袋等，鼓勵(lì)員工以舊換新，減少資源浪費(fèi)。五、物品定期盤(pán)點(diǎn)與清理（一）盤(pán)點(diǎn)1.定期盤(pán)點(diǎn)：行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司辦公區(qū)域的物品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，每月至少進(jìn)行一次小盤(pán)點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容包括辦公用品、文件資料、電子設(shè)備等各類(lèi)物品的數(shù)量、使用狀況等。2.盤(pán)點(diǎn)方式：盤(pán)點(diǎn)可采用實(shí)地清點(diǎn)、賬目核對(duì)等方式進(jìn)行。在盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真記錄實(shí)際盤(pán)點(diǎn)情況，與物品臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)差異及時(shí)查明原因，并進(jìn)行調(diào)整。3.盤(pán)點(diǎn)報(bào)告：盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，行政部門(mén)應(yīng)編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明盤(pán)點(diǎn)的結(jié)果、存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施等，并提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱。（二）清理1.定期清理：根據(jù)物品的使用頻率和時(shí)效性，定期對(duì)辦公區(qū)域的物品進(jìn)行清理。對(duì)于不再使用、已損壞或過(guò)期的物品，應(yīng)及時(shí)清理出辦公區(qū)域，進(jìn)行妥善處理。2.閑置物品處理：對(duì)于閑置的辦公用品、設(shè)備等，行政部門(mén)應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，通過(guò)內(nèi)部調(diào)配、捐贈(zèng)等方式進(jìn)行處理，避免資源浪費(fèi)。3.清理記錄：每次清理工作結(jié)束后，應(yīng)做好清理記錄，包括清理的時(shí)間、地點(diǎn)、物品名稱(chēng)、數(shù)量等信息，以便日后查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。六、違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度的行為：如隨意丟棄辦公用品、不按規(guī)定收納物品等，行政部門(mén)將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的警告、罰款等處罰。2.造成公司財(cái)物損失的：應(yīng)照價(jià)賠償，并根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行進(jìn)一步處理。3.多次違反本制度且屢教不改的：公司將予以辭退處理。七、附則1.