大學(xué)行政印章檔案管理制度?

大學(xué)行政印章檔案管理制度?

一、總則1.為加強大學(xué)行政印章檔案的管理，確保印章檔案的真實性、完整性和安全性，充分發(fā)揮印章檔案在學(xué)校行政管理、教學(xué)科研等各項工作中的憑證和參考作用，特制定本制度。2.本制度所指的行政印章檔案包括學(xué)校各類行政印章（含校級、各職能部門、各學(xué)院、直屬單位等印章）從刻制、啟用、使用、變更到廢止全過程中形成的各類文件材料和記錄。二、管理職責(zé)1.學(xué)校辦公室-作為行政印章檔案管理的主管部門，負(fù)責(zé)制定和完善行政印章檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。-負(fù)責(zé)學(xué)校行政印章的統(tǒng)一刻制、啟用、回收、銷毀等管理工作，并做好相應(yīng)記錄，形成檔案。-指導(dǎo)、檢查和督促校內(nèi)各單位行政印章檔案的管理工作。-負(fù)責(zé)保管學(xué)校行政印章檔案中的重要文件和記錄，定期對檔案進(jìn)行整理、歸檔和數(shù)字化處理。2.校內(nèi)各單位-負(fù)責(zé)本單位行政印章檔案的日常管理工作，指定專人負(fù)責(zé)印章檔案的收集、整理、保管和移交工作。-嚴(yán)格按照學(xué)校規(guī)定使用行政印章，并做好用印登記，確保印章使用的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。-及時向?qū)W校辦公室移交本單位行政印章檔案中需集中保管的文件材料。三、印章刻制與啟用1.印章刻制-學(xué)校各單位因工作需要刻制行政印章，應(yīng)提前向?qū)W校辦公室提交書面申請，說明印章名稱、規(guī)格、用途等信息。-學(xué)校辦公室審核同意后，按照國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校要求，統(tǒng)一到公安機關(guān)指定的刻章單位刻制印章。-刻制完成后，刻章單位應(yīng)出具刻章證明，連同印章樣模一并交學(xué)校辦公室存檔。2.印章啟用-新印章刻制完成后，學(xué)校辦公室應(yīng)發(fā)布印章啟用通知，明確印章的名稱、規(guī)格、啟用時間、使用范圍等信息。-啟用通知應(yīng)加蓋學(xué)校辦公室印章，并發(fā)送至校內(nèi)各單位，同時留存一份作為檔案資料。-新印章啟用前，應(yīng)在學(xué)校辦公室指定的地點進(jìn)行印模留樣，作為日后核對印章真?zhèn)蔚囊罁?jù)。四、印章使用與登記1.印章使用原則-嚴(yán)格遵循“誰使用、誰負(fù)責(zé)”的原則，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和準(zhǔn)確性。-印章使用必須符合學(xué)校的相關(guān)規(guī)定和工作程序，嚴(yán)禁超越權(quán)限使用印章。2.用印審批-一般性文件、材料用印，需經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)；重要文件、合同、協(xié)議等用印，需經(jīng)學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。-涉及多個部門的文件用印，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽后，再按規(guī)定程序?qū)徟?.用印登記-建立嚴(yán)格的用印登記制度，使用印章時，印章管理人員必須認(rèn)真填寫《用印登記表》，內(nèi)容包括用印日期、用印單位、用印事項、文件名稱、文號、份數(shù)、批準(zhǔn)人、用印人等信息。-《用印登記表》應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，紙質(zhì)登記表應(yīng)定期裝訂成冊，電子登記表應(yīng)定期備份，以備查閱。五、印章變更與廢止1.印章變更-因機構(gòu)調(diào)整、名稱變更等原因需要更換行政印章的，相關(guān)單位應(yīng)及時向?qū)W校辦公室提交書面申請，說明變更原因、新印章名稱等信息。-學(xué)校辦公室審核同意后，按照印章刻制程序重新刻制印章，并發(fā)布印章變更通知。-原印章應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)交回學(xué)校辦公室，由學(xué)校辦公室統(tǒng)一處理，并做好相關(guān)檔案記錄。2.印章廢止-因機構(gòu)撤銷、職能調(diào)整等原因不再使用的行政印章，相關(guān)單位應(yīng)及時將印章交回學(xué)校辦公室。-學(xué)校辦公室對交回的廢止印章進(jìn)行登記、封存，并定期按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。-印章廢止后，學(xué)校辦公室應(yīng)發(fā)布印章廢止通知，明確廢止印章的名稱、廢止時間等信息。六、印章檔案整理與歸檔1.檔案收集-學(xué)校辦公室和校內(nèi)各單位應(yīng)及時收集在行政印章管理過程中形成的各類文件材料，包括印章刻制申請、啟用通知、用印登記記錄、變更申請、廢止通知等。-確保檔案材料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的檔案材料應(yīng)及時進(jìn)行補充和完善。2.檔案整理-按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對收集到的行政印章檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。-檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。3.檔案歸檔-學(xué)校辦公室和校內(nèi)各單位應(yīng)定期將整理好的行政印章檔案移交學(xué)校檔案館。-移交檔案時，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案交接的準(zhǔn)確性和完整性。七、印章檔案保管與利用1.檔案保管-學(xué)校檔案館應(yīng)設(shè)立專門的庫房，配備必要的保管設(shè)備，確保行政印章檔案的安全保管。-檔案保管應(yīng)做到防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。-對電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，并存放在不同的存儲介質(zhì)和地點，防止數(shù)據(jù)丟失。2.檔案利用-嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，校內(nèi)單位和個人因工作需要查閱、借閱行政印章檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱（借閱）申請表》，經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到學(xué)校檔案館辦理相關(guān)手續(xù)。-校外單位和個人查閱、借閱行政印章檔案，需持單位介紹信，并經(jīng)學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到學(xué)校檔案館辦理手續(xù)。-檔案查閱、借閱應(yīng)在規(guī)定的時間和范圍內(nèi)進(jìn)行，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。查閱、借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得涂改、損壞檔案。八、監(jiān)督與考核1.學(xué)校辦公室定期對校內(nèi)各單位行政印章檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.將行政印章檔案管理工作納入學(xué)校對各單位的績效考核體系，對在印章檔案管理工作中表現(xiàn)突出的單