檔案借閱及管理制度

檔案借閱及管理制度總則1.目的：為加強公司檔案管理，規范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發揮檔案的作用，特制定本制度。2.適用范圍：本制度適用于公司各部門及全體員工。3.檔案定義：本制度所指檔案是公司在各項經營管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、信函、會議紀要、人事檔案等。檔案管理職責1.檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責公司檔案的統一管理和監督。檔案管理部門配備專業的檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和借閱服務等工作。2.各部門職責各部門負責本部門業務范圍內檔案的收集、整理，并定期移交至檔案管理部門。同時，各部門應指定專人負責與檔案管理部門溝通檔案借閱事宜，確保檔案的正確使用和及時歸還。3.人事部門職責人事部門負責員工人事檔案的建立、維護和管理。在員工借閱人事檔案時，應按照本制度規定進行審批，并確保檔案的安全與保密。檔案的收集與整理1.收集要求各部門應明確檔案收集的責任人，按照檔案形成的規律和特點，及時、全面地收集本部門在工作中產生的各類檔案。收集的檔案應內容完整、真實，字跡清晰，載體應符合檔案保管要求。2.整理標準檔案管理部門按照檔案的類別、時間順序等進行分類整理。遵循統一的分類標準，編制檔案目錄，確保檔案的系統性和便于查閱。對電子檔案應進行規范的命名和存儲，建立相應的索引目錄。檔案的保管1.保管環境檔案管理部門應具備安全、適宜的檔案保管環境，保持室內清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，確保檔案的安全。2.檔案存儲紙質檔案應分類存放在專用的檔案柜中，標識清晰，便于查找。電子檔案應存儲在安全的服務器或存儲設備上，定期進行備份，防止數據丟失。同時，建立檔案存儲位置索引，方便快速定位檔案。3.檔案清查檔案管理部門定期對檔案進行清查，核對檔案數量、內容等是否與檔案目錄一致。如發現問題，應及時查明原因并采取相應措施進行處理。每年至少進行一次全面的檔案清查工作，并形成清查報告。檔案借閱規定1.借閱申請員工因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、用途、借閱時間等信息。申請表經所在部門負責人審核簽字后，提交至檔案管理部門。2.審批流程檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，根據檔案的密級和重要性進行審批。一般檔案由檔案管理部門負責人審批；涉及公司機密或重要信息的檔案，需經公司分管領導審批。審批通過后，檔案管理部門方可辦理借閱手續。3.借閱期限借閱期限根據檔案的性質和實際使用需求確定。一般情況下，普通檔案借閱期限不超過[X]個工作日；重要檔案借閱期限不超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續，續借期限不得超過原借閱期限。4.借閱數量員工每次借閱檔案的數量應根據工作實際需要合理確定，原則上不得超過[X]份（冊）。如需借閱多份相關檔案，應在申請表中詳細說明理由。5.借閱登記檔案管理部門對檔案借閱情況進行詳細登記，包括借閱日期、借閱人姓名、部門、檔案名稱、借閱期限、歸還日期等信息。登記記錄應妥善保存，便于查詢和追溯。6.借閱權限不同密級的檔案設定不同的借閱權限。絕密級檔案僅限公司高層管理人員在特定情況下借閱；機密級檔案僅限相關部門負責人及經授權的人員借閱；秘密級檔案僅限因工作需要的員工借閱。具體借閱權限劃分如下：絕密級檔案：公司總經理、副總經理在工作需要時可借閱，需經董事長審批。機密級檔案：部門負責人及相關業務人員因工作需要可借閱，需經公司分管領導審批。秘密級檔案：普通員工因工作需要可借閱，由檔案管理部門負責人審批。檔案歸還1.按時歸還借閱人應在規定的借閱期限內按時歸還檔案。如因特殊原因不能按時歸還，應提前向檔案管理部門說明情況并辦理續借手續。2.歸還檢查借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應進行認真檢查。檢查內容包括檔案的完整性、整潔性、有無損壞等。如發現檔案有缺失、損壞或涂改等情況，借閱人應承擔相應責任，并按照檔案管理部門的要求進行處理。3.歸還登記檔案管理部門在檔案歸還后，應及時在借閱登記記錄中注明歸還日期，并對檔案進行核對確認。對于已歸還的檔案，應及時歸位存放，確保檔案的有序管理。檔案查閱1.查閱申請員工如需查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、用途、查閱范圍等信息。申請表經所在部門負責人審核簽字后，提交至檔案管理部門。2.查閱方式檔案管理部門根據查閱申請，確定查閱方式。一般情況下，可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案；如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門負責人批準，并按照規定進行操作。3.查閱范圍查閱范圍應嚴格按照申請表中注明的內容進行，不得擅自擴大查閱范圍。嚴禁查閱與工作無關的檔案內容。4.查閱登記檔案管理部門對檔案查閱情況進行詳細登記，記錄查閱日期、查閱人姓名、部門、檔案名稱、查閱范圍等信息。查閱登記應與借閱登記分開記錄，確保清晰準確。檔案的保密與安全1.保密要求所有接觸檔案的人員應嚴格遵守公司保密制度，對檔案內容予以保密，不得泄露給無關人員。在檔案使用過程中，應采取必要的保密措施，如妥善保管檔案、防止檔案丟失或被盜等。2.安全措施檔案管理部門應加強檔案的安全管理，制定安全應急預案。定期對檔案保管場所和設施設備進行檢查維護，確保檔案的安全存儲。如發生檔案丟失、損壞或泄露等安全事故，應立即采取措施進行處理，并及時報告公司領導。3.違規處理對于違反檔案保密與安全規定的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰。情節較輕的，給予警告處分；情節嚴重的，將依法追究相關人員的法律責任，并要求其承擔由此給公司造成的損失。電子檔案管理1.電子檔案的收集與整理各部門在工作中形成的電子檔案應按照檔案管理部門的要求及時收集，并進行規范的整理。電子檔案的命名應遵循統一的規則，便于識別和管理。同時，應建立電子檔案的元數據信息，確保檔案的完整性和準確性。2.電子檔案的存儲與備份電子檔案應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，存儲設備應定期進行維護和檢查。同時，按照規定的時間間隔進行備份，備份數據應存儲在不同的介質和地點。備份數據應進行定期檢查和恢復測試，確保數據的可用性。3.電子檔案的訪問與使用員工如需訪問電子檔案，應通過公司內部網絡按照規定的權限進行操作。嚴禁通過外部網絡隨意傳輸或共享公司電子檔案。在電子檔案的使用過程中，應嚴格遵守公司的保密制度，防止電子檔案信息泄露。檔案的銷毀1.銷毀范圍對已失去保存價值的檔案，經檔案管理部門鑒定后，按照規定的程序進行銷毀。銷毀范圍包括過期的文件、合同、報表等，以及已完成歷史使命、無留存必要的檔案。2.銷毀審批檔案銷毀申請由檔案管理部門提出，詳細說明銷毀檔案的名稱、數量、銷毀原因等信息。申請表經檔案管理部門負責人審核簽字后，提交至公司分管領導審批。涉及公司機密或重要信息的檔案銷毀，需經公司總經理審批。3.銷毀方式檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，確保檔案信息無法恢復。一般情況下，紙質檔案采用粉碎或焚燒等方式銷毀；電子檔案應進行徹底的數據刪除或格式化處理，并對存儲介質進行物理銷毀。4.銷毀記錄檔案管理部門應對檔案銷毀過程進行詳細記錄，包括銷毀日期、銷毀檔案名