采購與領(lǐng)用管理制度

采購與領(lǐng)用管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司采購與領(lǐng)用行為，加強(qiáng)對采購與領(lǐng)用環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，確保公司物資的合理采購、安全存儲(chǔ)、有效使用，降低成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門的物資采購與領(lǐng)用活動(dòng)，包括辦公用品、辦公設(shè)備、生產(chǎn)原材料、零部件、低值易耗品等各類物資。3.基本原則按需采購原則：各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，合理編制采購計(jì)劃，避免盲目采購和浪費(fèi)。歸口管理原則：采購工作實(shí)行歸口管理，明確各部門的采購職責(zé)和權(quán)限，確保采購工作的有序進(jìn)行。貨比三家原則：在采購過程中，應(yīng)進(jìn)行充分的市場調(diào)研，選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保采購物資的性價(jià)比最優(yōu)。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，廉潔奉公，不得接受供應(yīng)商的賄賂或不正當(dāng)利益。二、采購管理1.采購計(jì)劃的編制各部門職責(zé)：各部門應(yīng)根據(jù)本部門的工作任務(wù)和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，于每月末前向歸口采購部門提交次月的物資采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等內(nèi)容，并說明采購的必要性和用途。歸口采購部門審核：歸口采購部門收到各部門提交的采購計(jì)劃后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核。審核內(nèi)容包括采購計(jì)劃的合理性、必要性、與庫存的匹配性等。對于不符合要求的采購計(jì)劃，應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通，提出修改意見。采購計(jì)劃的調(diào)整：如因工作任務(wù)變化、市場行情波動(dòng)等原因需要調(diào)整采購計(jì)劃，需求部門應(yīng)及時(shí)向歸口采購部門提交采購計(jì)劃調(diào)整申請，經(jīng)審核批準(zhǔn)后進(jìn)行調(diào)整。2.供應(yīng)商的選擇與管理供應(yīng)商的選擇標(biāo)準(zhǔn)：具有合法的經(jīng)營資質(zhì)和良好的商業(yè)信譽(yù)。產(chǎn)品質(zhì)量可靠，符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求。價(jià)格合理，具有較強(qiáng)的市場競爭力。售后服務(wù)完善，能夠及時(shí)響應(yīng)公司的需求。具備良好的合作意愿和溝通能力。供應(yīng)商的開發(fā)與評估：歸口采購部門應(yīng)通過多種渠道開發(fā)供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評估，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)能力、價(jià)格水平等情況。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作歷史等內(nèi)容，并定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和更新。供應(yīng)商的選擇與確定：根據(jù)采購物資的類別和需求，從合格供應(yīng)商名單中選擇若干家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)或招標(biāo)。采購人員應(yīng)向供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函或招標(biāo)文件，明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等內(nèi)容。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)或投標(biāo)，采購人員對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)或投標(biāo)文件進(jìn)行評審，選擇報(bào)價(jià)合理、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商作為中標(biāo)供應(yīng)商。采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。3.采購合同的簽訂與執(zhí)行采購合同的簽訂：采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司要求。審核內(nèi)容包括合同的合法性、完整性、準(zhǔn)確性、可行性等。采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，采購部門應(yīng)將合同副本分送相關(guān)部門存檔。采購合同的執(zhí)行：采購部門應(yīng)按照采購合同的約定，及時(shí)跟蹤供應(yīng)商的交貨情況，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如供應(yīng)商未能按時(shí)交貨或提供的物資不符合合同要求，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取措施解決問題。如供應(yīng)商無法解決問題，采購部門應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。采購人員應(yīng)及時(shí)辦理物資的驗(yàn)收、入庫等手續(xù)，確保物資的安全存儲(chǔ)和有效使用。4.采購價(jià)格的控制價(jià)格調(diào)研：采購人員應(yīng)定期收集市場價(jià)格信息，了解同類物資的市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，為采購決策提供參考依據(jù)。價(jià)格談判：在采購過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分的價(jià)格談判，爭取最優(yōu)惠的采購價(jià)格。價(jià)格談判應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，不得損害公司利益。價(jià)格審批：對于采購金額較大或價(jià)格波動(dòng)較大的物資，采購部門應(yīng)提交價(jià)格審批報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。5.采購付款管理付款申請：物資驗(yàn)收合格后，采購部門應(yīng)及時(shí)辦理付款申請手續(xù)。付款申請應(yīng)包括采購合同編號(hào)、物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、發(fā)票號(hào)碼、付款金額等內(nèi)容，并附上相關(guān)的驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等憑證。付款審批：付款申請經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核付款申請的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性，確保付款金額與合同約定一致。付款申請經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。付款執(zhí)行：公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時(shí)間及時(shí)付款。付款后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。三、領(lǐng)用管理1.領(lǐng)用流程填寫領(lǐng)用申請表：使用部門如需領(lǐng)用物資，應(yīng)填寫領(lǐng)用申請表。領(lǐng)用申請表應(yīng)詳細(xì)列出物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等內(nèi)容，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人收到領(lǐng)用申請表后，應(yīng)認(rèn)真審核領(lǐng)用物資的必要性和合理性，確保領(lǐng)用物資符合工作需要。對于不符合要求的領(lǐng)用申請，應(yīng)及時(shí)與使用部門溝通，提出修改意見。倉庫發(fā)放：倉庫管理人員收到經(jīng)審核批準(zhǔn)的領(lǐng)用申請表后，應(yīng)按照申請表上的內(nèi)容發(fā)放物資，并在領(lǐng)用申請表上簽字確認(rèn)。倉庫管理人員應(yīng)確保發(fā)放的物資數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格，并做好物資發(fā)放記錄。領(lǐng)用登記：使用部門領(lǐng)用物資后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行領(lǐng)用登記。領(lǐng)用登記應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人等內(nèi)容。領(lǐng)用登記應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便于物資的跟蹤和管理。2.領(lǐng)用限額管理設(shè)定領(lǐng)用限額：公司根據(jù)各部門的工作性質(zhì)和業(yè)務(wù)需求，設(shè)定各部門的領(lǐng)用限額。領(lǐng)用限額應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行合理設(shè)定，并定期進(jìn)行調(diào)整。限額控制：倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照領(lǐng)用限額發(fā)放物資，對于超過領(lǐng)用限額的領(lǐng)用申請，應(yīng)報(bào)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)放。3.廢舊物資回收管理廢舊物資的界定：廢舊物資是指公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的已失去使用價(jià)值或不再使用的物資，包括辦公用品、辦公設(shè)備、生產(chǎn)原材料、零部件、低值易耗品等。廢舊物資的回收：各部門應(yīng)定期清理本部門的廢舊物資，并將廢舊物資交至倉庫統(tǒng)一回收。倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)對廢舊物資進(jìn)行分類整理、登記造冊，并妥善保管。廢舊物資的處理：倉庫管理人員應(yīng)定期對廢舊物資進(jìn)行盤點(diǎn)，對于可回收利用的廢舊物資，應(yīng)聯(lián)系相關(guān)回收單位進(jìn)行回收處理；對于不可回收利用的廢舊物資，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理。廢舊物資的處理應(yīng)進(jìn)行記錄，確保處理過程的合規(guī)性和可追溯性。四、庫存管理1.庫存盤點(diǎn)盤點(diǎn)計(jì)劃：倉庫管理人員應(yīng)制定庫存盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)的時(shí)間、范圍、方法、人員分工等內(nèi)容。庫存盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)報(bào)財(cái)務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。盤點(diǎn)實(shí)施：庫存盤點(diǎn)應(yīng)按照盤點(diǎn)計(jì)劃進(jìn)行，盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保盤點(diǎn)結(jié)果的準(zhǔn)確性。盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行記錄。盤點(diǎn)報(bào)告：盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制庫存盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說明盤點(diǎn)的情況、賬實(shí)不符的原因及處理結(jié)果等內(nèi)容。庫存盤點(diǎn)報(bào)告應(yīng)報(bào)財(cái)務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)審核后存檔。2.庫存預(yù)警設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)：倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)物資的采購周期、使用頻率、安全庫存等因素，設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)。庫存預(yù)警指標(biāo)應(yīng)包括最高庫存、最低庫存、安全庫存等內(nèi)容。預(yù)警信息發(fā)布：當(dāng)庫存物資的數(shù)量達(dá)到或低于庫存預(yù)警指標(biāo)時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)發(fā)布預(yù)警信息，提醒采購部門及時(shí)采購或使用部門合理控制領(lǐng)用。3.庫存損耗管理損耗原因分析：倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存物資進(jìn)行檢查，分析庫存損耗的原因，如物資的自然損耗、保管不善、被盜等。損耗處理措施：對于因自然損耗等正常原因造成的庫存損耗，倉庫管理人員應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行核銷；對于因保管不善、被盜等原因造成的庫存損耗，應(yīng)查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任，并按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。五、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對采購與領(lǐng)用管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，檢查采購計(jì)劃的編制、供應(yīng)商的選擇與管理、采購合同的簽訂與執(zhí)行、采購價(jià)格的控制、領(lǐng)用流程的執(zhí)行、庫存管理等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。財(cái)務(wù)監(jiān)督：財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購與領(lǐng)用活動(dòng)的財(cái)務(wù)監(jiān)督，審核采購發(fā)票的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性，檢查付款申請的審批程序是否合規(guī)，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的可控性。日常檢查：公司相關(guān)部門應(yīng)定期對采購與領(lǐng)用活動(dòng)進(jìn)行日常檢查，檢查采購人員和倉庫管理人員是否遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，是否存在違規(guī)操作行為，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行糾正和處理。2.考核評價(jià)考核指標(biāo)：公司建立采購與領(lǐng)用工作考核評價(jià)體系，明確考核指標(biāo)，包括采購計(jì)劃完成率、采購物資質(zhì)量合格率、采購成本降低率、領(lǐng)用限額執(zhí)行率、庫存周轉(zhuǎn)率等?？己朔绞剑嚎己朔绞桨ǘㄆ诳己撕筒欢ㄆ诳己恕６ㄆ诳己嗣考径冗M(jìn)行一次，不定期考核根據(jù)工作需要隨時(shí)進(jìn)行?？己私Y(jié)果應(yīng)與采購人