教育機構私章管理制度

教育機構私章管理制度一、總則（一）目的為規范教育機構私章的使用與管理，保障機構運營的合法性、安全性和規范性，維護機構及相關方的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于教育機構內所有涉及私章使用的部門、崗位及人員。（三）定義本制度所稱私章，是指教育機構以自身名義對外使用的各類印章，包括但不限于機構公章、財務專用章、合同專用章、法定代表人章等。二、私章的刻制與啟用（一）刻制1.私章的刻制必須嚴格按照國家法律法規及相關規定進行。由指定的部門或專人負責辦理刻章手續，提供刻章所需的合法證明文件，如營業執照副本、法定代表人身份證明等。2.選擇具有合法資質的印章刻制單位進行刻制，確保印章的質量和安全性。3.在刻制過程中，應明確印章的樣式、規格、材質等具體要求，并與刻章單位簽訂詳細的刻章合同，約定雙方的權利義務。（二）啟用1.私章刻制完成后，由專人負責驗收。檢查印章的外觀是否清晰、完整，文字是否準確無誤，材質是否符合要求等。2.驗收合格后，填寫《私章啟用申請表》，詳細記錄私章的名稱、編號、啟用日期、使用范圍等信息，并經相關負責人審批。3.經審批通過后，在《私章使用登記簿》上進行首次登記，正式啟用私章。同時，將私章的印模留存備案，以便日后核對。三、私章的保管（一）保管原則1.實行專人專管原則，每枚私章必須指定專人負責保管，不得隨意交由他人代管。2.確保私章保管的安全性，保管人員應將私章存放在安全可靠的地方，如保險柜、帶鎖的抽屜等，并妥善保管鑰匙。3.嚴格保密原則，保管人員應對私章的保管情況嚴格保密，不得向無關人員透露私章的存放位置、使用情況等信息。（二）保管人員職責1.負責私章的日常保管，確保私章的安全存放，防止私章被盜、遺失或損壞。2.按照規定的使用流程和審批權限，正確使用私章，對每一次私章的使用進行詳細登記。3.定期對私章進行檢查，如發現私章有損壞、變形等情況，應及時報告并申請更換。4.在離職或崗位變動時，將私章交接給指定的接替人員，并辦理詳細的交接手續。（三）保管地點1.機構公章、法定代表人章等重要私章應保管在機構總部的安全區域，由專人負責。2.財務專用章、合同專用章等應分別由財務部門和合同管理部門指定專人保管，存放于各自部門的保險柜內。3.如因工作需要，私章需臨時帶出機構辦公區域的，必須經相關負責人批準，并采取必要的安全措施，確保私章的安全。四、私章的使用（一）使用范圍1.機構公章：用于教育機構對外發布的各類文件、通知、公告、合同協議、證明材料等，代表機構的正式意思表示。2.財務專用章：用于機構的財務收支、結算、票據開具等與財務相關的業務活動。3.合同專用章：用于簽訂各類合同協議，明確雙方的權利義務關系。4.法定代表人章：用于特定的法律文件、授權委托書等需要法定代表人簽字確認的場合。（二）使用流程1.申請：使用私章前，必須填寫《私章使用申請表》，詳細說明使用私章的事項、用途、使用時間、使用份數等信息，并由申請人簽字。2.審批：根據私章的使用范圍和審批權限，將申請表提交給相應的負責人進行審批。審批人應認真審核申請事項的真實性、合法性和必要性，簽署審批意見。3.登記：經審批通過后，保管人員在《私章使用登記簿》上進行詳細登記，記錄私章使用的日期、申請人、申請事項、審批人、使用份數等信息。4.用印：保管人員按照審批意見，在規定的文件或材料上加蓋私章，并確保印章清晰、端正、完整。5.存檔：用印完成后，將《私章使用申請表》和相關文件材料一并存檔，以備查閱。（三）審批權限1.一般事項的私章使用，由部門負責人審批。2.重要文件、合同協議、涉及金額較大的財務事項等私章使用，需經機構負責人審批。3.法定代表人章的使用，必須經法定代表人本人簽字同意。（四）禁止使用情況1.未經審批擅自使用私章。2.在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋私章。3.將私章用于與教育機構業務無關的事項。4.超越私章使用范圍使用私章。五、私章的更換與廢止（一）更換1.私章因磨損、損壞、遺失等原因無法正常使用時，保管人員應及時填寫《私章更換申請表》，詳細說明更換原因，并附上原私章的印模。2.經相關負責人審批后，按照刻制私章的程序重新刻制新章，并辦理啟用手續。3.新章啟用后，原私章即行廢止，由保管人員將其交回機構統一保管或按照規定進行銷毀。（二）廢止1.因機構名稱變更、業務調整、印章樣式調整等原因，需要廢止私章的，由相關部門提出申請，填寫《私章廢止申請表》，詳細說明廢止原因。2.經機構負責人審批后，將廢止的私章交回機構統一保管。3.對于廢止的私章，應采取適當的方式進行銷毀，如粉碎、熔化等，并在《私章使用登記簿》上記錄銷毀情況。六、監督與檢查（一）內部審計1.機構內部審計部門定期對私章的使用與管理情況進行審計，檢查私章的保管是否安全、使用是否規范、審批流程是否執行到位等。2.審計人員通過查閱《私章使用登記簿》、相關文件材料、與保管人員和使用人員進行訪談等方式進行審計，并出具審計報告。（二）日常檢查1.機構行政部門或相關管理部門不定期對私章的保管和使用情況進行日常檢查，發現問題及時督促整改。2.檢查內容包括私章的存放位置是否安全、保管人員是否嚴格履行職責、使用流程是否合規等。（三）違規處理1.對于違反本制度規定使用私章的行為，視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.因私章使用不當給教育機構造成經濟損失或其他不良影響的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。構成犯罪的，依法