工程材料報價管理制度

工程材料報價管理制度一、總則1.目的為了規范公司工程材料報價管理工作，確保工程材料采購價格合理、透明，降低采購成本，提高公司經濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有工程項目涉及的材料采購報價管理活動。3.基本原則公平、公正、公開原則：確保所有參與報價的供應商在平等的條件下競爭，報價過程和結果公開透明。成本效益原則：在保證材料質量的前提下，通過合理的報價管理，實現采購成本的有效控制，提高公司的經濟效益。誠實守信原則：公司與供應商應誠實守信，如實提供報價信息，不得有欺詐行為。二、職責分工1.采購部門負責收集、整理工程材料采購需求信息，向潛在供應商發送報價邀請。組織供應商進行報價，并對報價文件進行初步審核。與供應商進行商務談判，確定最終采購價格和合同條款。建立和維護供應商報價檔案，定期更新供應商信息。2.工程部門提供準確的工程材料規格、型號、數量等技術要求，協助采購部門制定采購方案。參與對供應商報價的技術評審，對材料的技術性能、質量標準等進行評估。根據工程進度，及時反饋材料需求的變更情況。3.財務部門參與采購成本的分析和控制，提供財務方面的建議和支持。審核采購合同中的價格條款、付款方式等財務內容，確保符合公司財務規定。對采購成本進行核算和統計，定期提供采購成本分析報告。4.法務部門審核采購合同，確保合同條款符合法律法規要求，保障公司合法權益。對報價過程中涉及的法律問題提供咨詢和指導，防范法律風險。三、報價流程1.需求提報工程部門根據工程設計文件和施工進度計劃，詳細填寫《工程材料需求申請表》，注明材料的規格、型號、數量、技術要求、預計到貨時間等信息。將《工程材料需求申請表》提交給采購部門，采購部門對需求信息進行匯總和整理。2.供應商選擇與邀請采購部門根據工程材料的類別、特點和以往采購經驗，從公司合格供應商名錄中篩選出潛在供應商。向潛在供應商發送《工程材料報價邀請書》，明確報價的材料名稱、規格、型號、數量、技術要求、報價截止時間、報價方式等內容。對于新的采購項目，采購部門可通過市場調研、行業推薦等方式，拓展供應商資源，邀請有實力的供應商參與報價。3.報價文件準備供應商收到《工程材料報價邀請書》后，應按照要求準備報價文件。報價文件應包括報價單、產品規格說明書、質量檢驗報告、售后服務承諾、公司資質證明等相關資料。報價單應明確材料的單價、總價、交貨期、交貨地點、付款方式等關鍵信息，且報價應清晰、準確、完整。4.報價提交供應商應在報價截止時間前，將密封后的報價文件送達采購部門指定地點或通過指定郵箱發送電子報價文件。采購部門對收到的報價文件進行登記和編號，確保報價文件的完整性和有效性。5.報價評審采購部門組織工程部門、財務部門等相關人員對供應商的報價文件進行評審。評審內容包括技術評審、商務評審和價格評審。技術評審主要對材料的規格、型號、性能、質量等是否符合工程要求進行評估；商務評審主要對供應商的資質、信譽、售后服務等進行審查；價格評審主要對各供應商的報價進行比較和分析，評估價格的合理性。評審人員根據評審標準對每份報價文件進行打分或評價，形成評審意見。6.談判與確定價格根據評審結果，采購部門選擇報價合理、綜合實力較強的供應商進行商務談判。談判內容包括價格、交貨期、質量保證、售后服務等條款。在談判過程中，采購部門應充分了解供應商的成本構成和價格底線，通過協商爭取更有利的采購條件。談判達成一致后，采購部門填寫《工程材料采購價格審批表》，附上報價文件、評審意見、談判記錄等資料，提交公司領導審批。公司領導根據審批權限對采購價格進行審批，審批通過后確定最終采購價格。7.合同簽訂采購部門根據確定的采購價格和合同條款，與供應商簽訂《工程材料采購合同》。合同應明確雙方的權利和義務，包括材料規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等內容。合同簽訂后，采購部門將合同副本分發給工程部門、財務部門等相關部門，以便各部門做好后續工作的協調和配合。四、報價管理1.報價有效期供應商的報價有效期一般為[X]個工作日，自報價截止日起計算。在報價有效期內，公司有權根據評審結果選擇供應商并簽訂合同。如遇特殊情況需要延長報價有效期，采購部門應提前通知供應商，并取得供應商的書面同意。2.報價調整在報價有效期內，如市場價格發生重大變化或供應商的成本因素發生變動，供應商可向采購部門提出報價調整申請。采購部門收到供應商的報價調整申請后，應重新組織評審，評估價格調整的合理性。如確需調整采購價格，應按照本制度規定的流程重新進行審批和合同簽訂。3.報價保密參與報價管理的所有人員應對供應商的報價信息嚴格保密，不得向無關人員泄露。嚴禁供應商之間相互串通報價或采取不正當手段獲取其他供應商的報價信息，一經發現，取消其報價資格，并依法追究相關責任。五、供應商管理1.供應商準入采購部門負責建立供應商準入制度，明確供應商的資質要求、業績標準、產品質量標準等準入條件。新供應商申請進入公司供應商名錄時，應提交營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、產品質量認證證書、生產許可證、業績證明等相關資料。采購部門對新供應商提交的資料進行審核，并實地考察供應商的生產經營狀況、質量管理體系等。審核通過后，將新供應商納入公司合格供應商名錄。2.供應商評價與考核采購部門定期對供應商的供貨質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面進行評價和考核。評價方式可采用問卷調查、實地考察、數據分析等多種形式。根據供應商的評價結果，將供應商分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優秀供應商，在同等條件下給予優先合作機會；對于不合格供應商，及時進行整改或淘汰。建立供應商評價檔案，記錄供應商的評價結果和考核情況，作為供應商后續合作的重要依據。3.供應商激勵與約束公司對表現優秀的供應商給予適當的激勵措施，如增加采購份額、給予價格優惠、頒發榮譽證書等。對于違反合同約定、產品質量不合格、交貨期延誤等情況的供應商，公司將視情節輕重給予警告、罰款、暫停合作、取消供應商資格等約束措施。六、監督與檢查1.內部監督公司內部審計部門定期對工程材料報價管理工作進行審計監督，檢查報價流程是否合規、報價文件是否完整、評審過程是否公正、采購價格是否合理等。審計部門如發現問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反本制度規定的行為，依法依規追究相關人員的責任。2.外部監督接受公司上級主管部門、行業監管部門等外部機構的監督檢查，積極配合提供相關資料和信息。對于外部監督檢查提出的意見和建議，公司應認真對待，及時整改，不斷完善工程材料報價管理制度。七、違規處理1.對于在工程材料報價管理過程中違反本制度規定的行為，如供應商提供虛假報價、采購人員與供應商串通謀取私利、評審人員違規操作等，公司將視情節輕重給予相應的處罰。