小件物資采購管理制度

小件物資采購管理制度一、總則1.目的為規范公司小件物資采購行為，加強采購管理，提高采購效率，確保采購物資符合公司需求，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門因生產、經營、管理等需要采購的價值較低的小件物資。3.定義本制度所稱小件物資是指單項采購金額在[X]元以下的各類物資，包括但不限于辦公用品、辦公設備耗材、勞保用品、小型工具、五金配件等。4.基本原則按需采購原則：根據公司實際需求進行采購，避免盲目采購和浪費。質量優先原則：確保采購物資的質量符合公司要求，滿足生產、經營和管理需要。價格合理原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購渠道和方式，爭取最優惠的采購價格。合規采購原則：嚴格遵守國家法律法規和公司相關規定，確保采購行為合法合規。二、采購計劃與預算1.采購計劃編制各部門應根據本部門的工作需要和物資庫存情況，于每月[X]日前編制次月的小件物資采購計劃，并提交至采購部門。采購計劃應詳細列出物資名稱、規格型號、數量、需求時間等內容，確保采購計劃的準確性和完整性。2.采購預算審核采購部門收到各部門提交的采購計劃后，應結合公司年度預算和實際庫存情況進行審核。對于超出預算或不合理的采購需求，采購部門應與需求部門溝通協商，提出調整建議，經需求部門負責人和分管領導批準后進行調整。3.采購計劃調整在采購計劃執行過程中，如因工作需要或其他原因需要調整采購計劃，需求部門應及時填寫《小件物資采購計劃調整申請表》，說明調整原因、調整內容等，并按原審批流程進行審批。采購部門根據審批后的采購計劃調整申請表，及時調整采購計劃，并通知相關部門。三、采購流程1.采購申請需求部門根據已批準的采購計劃，填寫《小件物資采購申請表》，詳細說明物資名稱、規格型號、數量、用途、預算金額等內容，并經部門負責人簽字確認后提交至采購部門。對于緊急采購需求，需求部門可先電話通知采購部門，隨后及時補辦采購申請手續。2.采購審批采購部門收到采購申請后，應根據采購物資的金額和性質，按照公司審批權限進行審批。對于金額較小的采購申請（[X]元以下），由采購部門負責人審批；對于金額較大的采購申請（[X]元以上），需經分管領導審批。3.供應商選擇與采購采購部門根據審批后的采購申請，通過多種渠道選擇合適的供應商，如供應商庫、網絡搜索、行業推薦等。采購人員應與至少[X]家供應商進行詢價、比價，綜合考慮供應商的產品質量、價格、交貨期、售后服務等因素，選擇最優供應商，并簽訂采購合同或采購訂單。采購合同或采購訂單應明確物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、售后服務等條款，確保雙方權益。4.到貨驗收物資到貨前，采購部門應通知需求部門和質量檢驗部門做好驗收準備工作。物資到貨后，需求部門和質量檢驗部門應按照合同要求和相關標準對物資進行驗收，重點檢查物資的數量、規格型號、質量等是否符合要求。對于驗收合格的物資，驗收人員應在《小件物資驗收單》上簽字確認；對于驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商溝通協商，要求供應商更換或處理，直至驗收合格。5.付款結算采購部門應在物資驗收合格后，及時辦理付款結算手續。采購人員根據采購合同或采購訂單的約定，填寫《付款申請單》，附上發票、驗收單等相關憑證，經采購部門負責人、財務部門審核、分管領導審批后，提交至財務部門辦理付款。財務部門應按照公司財務制度和相關規定，及時支付貨款，確保供應商的合法權益。四、采購方式1.集中采購對于通用性較強、采購頻率較高的小件物資，如辦公用品、辦公設備耗材等，由采購部門進行集中采購。集中采購可以通過批量采購、集中談判等方式，降低采購成本，提高采購效率。2.分散采購對于因特殊需求或零星采購的小件物資，由需求部門自行采購。需求部門應按照本制度的規定，選擇合適的供應商，簽訂采購合同或采購訂單，并辦理相關采購手續。3.定點采購對于部分小件物資，如勞保用品、小型工具等，公司可與供應商簽訂定點采購協議，確定定點供應商和采購價格，由需求部門在定點供應商處采購。定點采購可以簡化采購流程，保證物資質量，降低采購成本。五、供應商管理1.供應商開發采購部門應根據公司業務發展需要，定期收集供應商信息，建立供應商庫。對于新的供應商，采購部門應進行實地考察，了解供應商的生產經營狀況、質量管理體系、售后服務能力等情況，并填寫《供應商考察報告》。經考察合格的供應商，采購部門應將其納入供應商庫，并建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、資質證書、業績情況、合作記錄等內容。2.供應商評估與考核采購部門應定期對供應商進行評估與考核，評估內容包括產品質量、價格、交貨期、售后服務等方面。采購人員應根據日常采購業務情況，及時記錄供應商的表現，并填寫《供應商評估與考核表》。采購部門根據供應商評估與考核結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予獎勵和優先合作機會，對于表現不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。3.供應商關系維護采購部門應與供應商保持密切溝通，及時了解供應商的生產經營狀況和市場動態，協調解決合作過程中出現的問題。采購人員應定期回訪供應商，收集供應商的意見和建議，不斷改進采購工作。對于重要供應商，公司可定期組織供應商座談會或商務洽談會，加強與供應商的合作與交流。六、采購風險管理1.市場風險采購部門應密切關注市場動態，及時了解物資價格波動情況，合理安排采購計劃，避免因市場價格波動導致采購成本增加。采購人員應加強與供應商的溝通協商，爭取有利的采購價格和付款條件，降低市場風險。2.質量風險采購部門應嚴格按照公司質量要求選擇供應商，加強對采購物資的質量檢驗，確保采購物資符合質量標準。對于質量問題頻發的供應商，采購部門應及時采取措施，如警告、整改、淘汰等，降低質量風險。3.合同風險采購部門應認真審核采購合同條款，確保合同內容合法合規、明確具體，避免因合同漏洞導致公司權益受損。在合同執行過程中，采購人員應嚴格按照合同約定履行義務，及時跟蹤合同執行情況，發現問題及時與供應商溝通協商解決，降低合同風險。4.廉潔風險采購人員應嚴格遵守公司廉潔制度，不得接受供應商的賄賂、回扣、宴請等不正當利益。公司應加強對采購人員的廉潔教育和監督檢查，對違反廉潔制度的行為進行嚴肅處理，降低廉潔風險。七、監督與檢查1.內部審計監督公司內部審計部門應定期對小件物資采購業務進行審計監督，檢查采購流程是否合規、采購計劃是否合理、采購合同是否履行、采購成本是否控制等情況。2.財務監督財務部門應加強對小件物資采購資金的管理和監督，審核采購付款申請，確保資金支付合法合規、準確無誤。3.采購部門自查采購部門應定期對本部門的采購業務進行自查，發現問題及時整改，并將自查情