(完整版)印章及文件管理指南

1、印章及文件管理指南（2009 版）印章及文件管理指南（2009 版）（本指南自 2009 年 12 月 1 日起執行）第1頁共37頁目錄前 言3第一章職責說明3第二章權限說明4第三章印章4第四章經營證照6第五章法務審核7第六章文件 /合同8附件一管控模式指南15附件二印章協管員授權委托書16附件三臨時印章授權委托書17附件四外出授權書17附件五印章刻制（銷毀）申請表18附件六借章審批流程表19附件七公司設立、變更、注銷審批流程表20附件八XXX 項目效益計算表21附件九XXX 項目供應商評審表24附件十合同用章審批流程表25附件十一管控文件存檔一覽表26附件十二集團文件審批權限表29附件十三用

2、章審批流程表32附件十四借閱文件申請表33附件十五作廢文件 / 合同申請表34附件十六文件 / 合同變更用章審批流程表35附件十七集團 OA 功能需求申請表36第2頁共37頁前言本指南適用于廣東企業有限公司（以下簡稱“集團”）及下屬的全資經營各級專業公司、職能部門、分支機構及項目組（以下簡稱“各單位”）。全資經營模式詳細見管控模式指南（附件一），除全資經營模式以外的其它類型請各單位向集團綜合管理部咨詢。集團綜合管理部是集團的管理部門之一。其中擔負著各單位印章及文件管理、經營證照、法務等管理工作，并嚴格按照本指南，遵章守紀，秉公辦事，監管各單位實施指南；各單位如有疑問、意見或建議的，可發郵件至。

3、如不按本指南執行的，產生任何違規、違法行為，集團將追究當事人所有的經濟和法律責任。本印章及文件管理指南(2009 版 ) 經集團總經理批準后執行，在正式啟用后原印章及文件管理指南（ 200803 版）停止使用，解釋權歸集團綜合管理部。第一章職責說明第一條印章的使用執行領導簽閱審批制。領導簽閱審批制指各領導對各類審批事項進行實質審查后，在集團 OA 或紙質審批單上以簽署意見的方式，表明其對具體申請事項的認可。第二條集團分管領導為所簽批事務的第一責任人，相應單位的負責人為共同責任人。第三條印章協管員（一）各單位須指定印章協管員若干名，負責跟進使用印章、文件的完整審批流程及辦理手續，印章協管員須確保

4、本單位的審批領導具備相應的審批權限及該領導簽名的真實性，并嚴格執行各項規定。（二）各單位新印章協管員上崗前，必須由原印章協管員協帶一個月，經集團綜合管理部考試合格后，填寫印章協管員授權委托書 （附件二），并向集團綜合管理部經營組提交印章協管員身份證復印件備案。（三）各單位印章協管員離職 / 調職的， 須及時與集團綜合管理部經營組辦理工作移交手續。印章協管員離職 / 調職后所產生的遺留問題由各單位行政負責人全部負責。（四）各單位印章文件辦理手續須指定由印章協管員經辦（職能部門除外），非印章協管員或其他單位的印章協管員不允許代辦。如遇特殊情況，須由各單位行政負責人填寫臨時印章授權委托書 （附件三）

5、后，提前以郵件方式通知綜合管理部經營組。第四條印章使用時應保持至少兩人全程在場，其中含一名集團印章管理員和一名印章協管員，第3頁共37頁若非特批，印章使用必須在保管地執行。第五條集團印章管理員不得私自在非工作時間使用印章，各單位如需在非工作時間使用印章的，需憑已審批的用章審批流程表提前向集團綜合管理部經理處申請。第六條集團綜合管理部印章管理員在辦理印章文件的各項手續中使用個人私章的，必須向集團綜合管理部經理備案。第七條集團管理層領導簽批原則上應在五個工作日內完成；集團綜合管理部經營組原則上應在受理當日處理完日常事務，如遇加急情況，須經集團綜合管理部經理批準后進行加急處理。第二章權限說明第八條各

6、單位負責人負責審批本單位內涉及本指南中的事項；如該單位無正職負責人，可由集團明文確認主持工作的副職負責人負責審批。第九條各單位的特殊掛靠業務，由實際發生行為的單位負責人負責審批。第十條集團管理層領導及各單位負責人外出期間，將對某類事項的審批權授權特定人員行使，授權可直接在集團 OA 上設置或書面以郵件方式出具外出授權書 （附件四），被授權人不允許再授權其他人；如無預先授權，經授權人批準由集團管理層秘書組、相應的行政部負責人、集團綜合管理部進行OA 代授權設置。第十一條集團所有員工都可以根據需要在OA 上進行授權，被授權人不允許再授權其他人。第三章印章第十二條印章的刻制和注銷本條各款操作須提交印

7、章刻制（銷毀）申請表（附件五）（一）集團直管印章由集團綜合管理部根據集團董事會的指示刻制。（二）各單位自管印章由各單位向集團綜合管理部提出刻章申請，經集團總經理及集團分管領導批準后， 由集團綜合管理部負責統一刻制，各單位在使用前須將印章樣式、 啟用時間、保管專員名單報集團綜合管理部備案。（三）印章注銷由集團綜合管理部按照國家相關法律規定進行銷毀；當公司注銷后，公章、法人章、財務章及有關其他印章應及時進行銷毀。（四）原有印章發生破損、丟失、變形需注銷舊章、刻制新章的，由各單位向集團綜合管理部提出換章申請，經集團總經理及集團分管領導批準后，由集團綜合管理部負責統一注銷第4頁共37頁舊章并啟用新章。

8、第十三條印章的保管（一）根據印章保管方式的不同將印章分為集團直管印章和各單位自管印章兩類：1、集團直管印章包括各單位公章、合同章，集團直管印章統一由集團綜合管理部保管。2 、各單位自管印章包括除公章、合同專用章以外的其他類印章，各單位自管印章須指定專人負責保管。自管印章啟用后，需每半年向集團綜合管理部報備用章資料（印章登記及用章目錄），由集團綜合管理部對其使用狀況進行監督及不定期抽查。3 、對于自管印章，各單位可制定審批流程，先提交集團綜合管理部經理審核，經集團管理層核準，方可生效。（二）印章保管須有詳細記錄，注明印章名稱、枚數、收到日期、啟用日期、交印章人、保管人、印章圖樣等信息。（三）集團

9、綜合管理部印章管理員應妥善保管印章，不得隨意亂放， 下班時間和節假日期間應采取防盜措施。如有異常現象或遺失，必須保護現場，及時匯報，配合查處。第十四條印章移交及接管（一）印章需移交各單位自行管理的，必須經集團總經理/ 董事會批準。由集團綜合管理部與接管單位指定專人辦理印章的移交及接管手續。（二）各單位自行管理的印章需移交集團綜合管理部管理的，必須經集團總經理 / 董事會批準。由移交單位指定專人與集團綜合管理部辦理印章移交及接管手續。第十五條非單位分管印章的使用（一）各單位如需使用非本單位分管的印章，不涉及金額的需本單位負責人及印章所屬單位行政負責人、單位負責人審批；涉及金額的還需由印章所屬單位

10、主辦會計審批。（二）集團管理層領導如需使用非本人分管單位的印章，除須知會該單位的分管領導外，還需由集團總經理審批后方可執行操作。第十六條印章外借（一）印章外借針對公章和合同章，分兩種方式：長期外借和短期外借；長期外借的時間不得超過一個日歷年，短期外借的時間不得超過五個工作日。1 、印章長期外借主要針對外地單位及本地單位的實際運作狀況，需填寫借章審批流程表（附件六），經行政負責人、主辦會計、單位負責人、集團副總經理、集團總經理審批后，由單位負責人負責長期保管，并對該印章的使用負全部經濟和法律責任。2 、印章短期外借主要針對各單位的重大、特殊工作安排，需填寫借章審批流程表（附件六），經行政負責人、

11、主辦會計、單位負責人、集團副總經理、集團總經理審批后，第5頁共37頁由集團綜合管理部與印章協管員辦理借章手續。在外借印章期間，印章只能用于所申請事務的蓋章。如發現外借印章期間用于非申請事務的，將嚴肅處理，由此產生的一切后果由當事人承擔。（二）印章外借未按規定時間借章或歸還的，必須由集團綜合管理部經理批準后辦理借章或歸還手續。（三）各單位如需外借非本單位分管的印章，除經各自單位行政負責人、主辦會計、單位負責人、集團副總經理審批外，還須集團總經理審批。（四）借章人對借出的印章應妥善保管，不得損壞、遺失，如有異常，立刻通知集團綜合管理部。第十七條法人章各單位法人章由集團財務部管理。所有對外簽訂的合同

12、我方簽約人不允許蓋法人章，合同簽約人必須是項目負責人或單位負責人，單位負責人也可另授權指定其他人進行簽約，被授權簽約人不允許再授權其他人進行簽約。遇特殊情況，合作方（移動、聯通 / 聯合通信、電網/ 供電局 / 電力）要求我方簽約人蓋法人章的，必須在OA上傳合同時在合同登記及審批表備注中詳細說明情況，經審批后進行特殊處理。第十八條個人私章各單位所有審批的簽批人及合同簽約人不允許使用個人私章，對使用個人私章的，視為無效審批及無效簽約。第四章經營證照第十九條各單位經營證照的新辦、變更、年檢、注銷統一由集團綜合管理部負責辦理。經營證照包括：（一）營業執照；（二）組織機構代碼證；（三）國稅登記證、地稅

13、登記證；（四）外商企業涉及的外商投資企業批準證書、財政登記證、外匯登記證。第二十條各單位貸款卡的新辦、變更、注銷由各單位主辦會計自行辦理，辦理后須及時提交集團綜合管理部存檔（原件）。第二十一條各單位貸款卡的年審，統一由集團綜合管理部負責辦理。第6頁共37頁第二十二條各單位其他有關資質證照的新辦、年檢、變更、注銷由各單位自行負責辦理，辦理后須提交集團綜合管理部存檔（原件）。第二十三條各單位需公司設立、變更、注銷的，須按集團統一申請格式填寫公司設立、變更、注銷審批流程表（附件七）， 經相關領導批準后，由集團綜合管理部公關組負責辦理。第二十四條各單位經營證照復印件需用章或借閱的，集團綜合管理部將根據

14、不同用途（政府部門/合作方），在經營證照復印件上加蓋用途章（本復印件與原件一致，僅供某某之用/ 本文件屬保密資料，僅供某某之用），由印章協管員填寫用途資料。如的確不能加蓋用途章的，由印章協管員在審批流程表中說明原因并簽字。第五章法務審核第二十五條 法務審核文件 / 合同由集團綜合管理部法務組負責。集團綜合管理部法務組（以下簡稱“法務組” ）是集團設立的內部專業法律部門，依照職責對集團及各單位所簽訂的各類文件 / 合同進行法律審核。第二十六條 法務組審核合同的范圍：（一） 集團印章及文件管理指南中必須提供法務意見的各類合同。（二） 集團管理層特別要求法務組審核的各類合同。第二十七條 法務組審核合

15、同的內容：（一） 合法性審核：法務組將對合同條款的合法性、權利義務的平衡性、是否存在合同陷阱等進行法律審核。（二） 合理性審核：法務組將對合同商業性條款是否合理、是否符合商業慣例及市場規則等進行一般審閱。第二十八條法務組審核合同的流程：（一）各單位印章協管員 / 經辦人員將合同電子版及填寫完整的交律師審閱合同工作要求表以電子郵件的形式發到郵箱。（二）法務組審核合同后，將以電子郵件形式將法務處理回復表及修改后的合同版本回復給合同提交人員。（三）各單位印章協管員在提交OA 合同審批時，需如實上傳法務處理回復表及修改后的合同版本，不得做任何修改，并需如實填寫“律師意見”一欄，由經辦單位負責人說明是否

16、接受法務組的修改意見及其理由。（四）如經辦單位通過紙質流程進行合同審批，務必附上法務處理回復表，并在法務處第7頁共37頁理回復表上注明是否按法務意見進行修改，如未按法務意見修改則需注明理由，并由該單位負責人簽字。（五）法務處理回復表只能由法務組出具或修改，其他任何部門和人員無權出具或修改。（六）對于規定要求法務審核及法務組已經出具法務處理回復表的合同，印章協管員必須將法務組設置在合同審批流程內，順序位應在各單位負責人后。第二十九條法務組審核合同的時間規定：（一）法務組將在收到要求審核的合同文本后三個工作日（從收到郵件的次日起算）內完成審核，各單位提交法務組審核合同的，均應給法務組預留不少于三個

17、工作日的審核時間。特別情形下（包括但不限于：合同特別重大、復雜；對合同內容有疑問時無法聯系到具體經辦人等） ，法務組可以適當延長合同審核時間。（二）如合同較為緊急，合同提交人員應在電子郵件中注明情況，法務組將酌情，取得在先提交合同的其他人員同意后，做加急處理。（三）對于項目負責人未認真按照相關指引完成合同基本條款擬訂工作、欠缺大部分主要條款的合同文本，或不采用集團合同范本并無法說明合理理由的，法務組有權退回合同提交人員，要求其完成上述工作后再進行審核。（四）對于不屬于法務組審核合同范圍的合同咨詢等事項，集團對法務組不設完成時間的限制和要求。第六章文件/合同第三十條文件 / 合同類型（一）投標類

18、文件1、投標類文件包括：法人證明書、法人授權委托書；投標文件、技術方案、談判文件、談判回函；投標通知書、邀請函、投標確認（放棄）函/ 回執、選型文件簽收表、招標證明、報名表、承諾函；中標通知書、中標結果確認函、評選確認函、投標前報名資料等有關投標類文件。資金流向為“流入型”。2、各單位有關報價類文件（報價清單、報價說明、項目詢價等）則按報價類文件的審批流程執行。3、在投標類及報價類文件中需提交法人資料的，則按投標、報價類文件的審批流程執行。（二）合作性文件 / 合同合作性文件 / 合同包括各單位大項目合作文件/ 合同、普通合作性文件 / 合同及模版第8頁共37頁合同。資金流向分別為“流入型”、

19、“流出型”、“其他型”。1、大項目合作文件/ 合同大項目合作文件/ 合同是指集團牽頭的投資、信貸、融資、借還款合同、新項目合作意向等。2、普通合作性文件/ 合同普通合作性文件 / 合同是各單位在業務運作中，針對某些合作項目，經雙方協商后達成的一種合作約定。普通合作性文件/ 合同附屬附件普通合作性文件/ 合同附屬附件主要針對廉政協議、保密協議、安全協議等其他附屬附件。根據實際業務運作情況，普通合作性文件 / 合同的附屬附件可單獨進行流程審批， 若附屬附件同框架合同 （主合同） 一起走審批流程的， 則按照框架合同 （主合同）審批流程執行。模版合同模版合同是指各單位在業務運作中，與多個合作方簽訂合作

20、合同，其合同版本基本相同。 模版合同須在 OA 中申請審批，在新建模版合同時，須在備注中詳細說明模版合同簡要情況并上傳有關模版合同資料，經審批后，印章協管員憑合同登記及審批表可分批辦理多個合作方合同的用章手續。（三）銷售類合同銷售類合同是指各單位自身產出的軟硬件產品銷售事務。資金流向為“流入型”。（四）對外集成采購類合同1 、對外集成采購類合同是指為集團以外的合作伙伴提供集成服務所需的采購事務（與上家簽訂銷售合同后，我方再與下家簽訂采購合同）。資金流向為“流出型”。2 、對外集成采購類合同在OA 合同新建時，須在 OA 中填寫并上傳資料：填寫關聯前置銷售合同OA 合同號對外集成采購類合同在OA

21、 合同新建時， 須在合同登記及審批表關聯合同編號中詳細填寫關聯前置銷售合同OA 合同號。 如關聯前置銷售合同在集成采購合同之后簽訂的，無法提供前置銷售合同OA 合同號，必須在關聯OA 合同號處詳細說明。上傳報批附件資料對外集成采購類合同在OA 合同新建時，須將XXX 項目效益計算表 ( 附件八 )及 XXX 項目供應商評審表 （附件九）上傳 OA 合同附件中作為報批資料。如不上傳此附表的，必須說明不上傳原因由主辦會計簽字確認后上傳至OA 合同附件中。第9頁共37頁3 、代理型招標（向合作伙伴提供集成服務所需的采購事務進行對外招標）則按照對外集成采購類合同審批流程執行。（五）自用采購類合同1 、

22、自用采購類合同是指自用集成項目的采購事務，各單位自用于生產、辦公、交際及后勤的采購事務。資金流向為“流出型” 。2 、自用型招標（根據各單位需自用的采購事務，對外進行招標）及各單位與運營商辦理有關業務文件（如電信ADSL 業務、電話變更受理、租用帶寬等） ，則按照自用采購類合同審批流程執行。（六）委托代理類合同委托代理類合同是指委托招聘協議、律師代理協議、商標注冊代理協議、房屋租賃合同、員工保險代理、物業維護等有關代理類文件。資金流向為“流出型”。（七）委托加工及定制合同委托加工及定制合同是指從興EPTU設備、易票聯 POS 機、朗昇電子關鎖、電視移動電視手機定制合同等。資金流向為“流出型”。

23、（八）項目運作類項目運作類是項目合同簽署后，在運作過程中產生的往來文件，主要分項目類及對方付款類。1 、項目類包括：驗收申請書、初/ 終驗報告、上線報告、結題報告、測試報告、運行報告、故障處理報告、分析報告、問題備忘、澄清函；發貨通知、到貨清單、產品確認函、到貨驗收、委托送貨申請；工程進度計劃、項目進度證明、項目相關聲明/ 說明、實施通報；服務確認表、服務考核表、考核結果；委托書、說明書、承諾書等有關項目類文件。2 、對方付款類包括：付（請）款申請/ 通知書、付款申請證明；服務結算表、考核表、工作量確認（結算）單等有關對方付款類文件。（九）日常普通文件1 、日常普通文件（介紹信、公積金、收入證

24、明、在職證明、工作表現證明、計生證明、無刑事犯罪記錄證明、獨生子女父母光榮證申請、婚育證明等）及日常運作中其他普通文件。2 、普通文件不涉及金額的建議長期授權行政負責人。（十）法定代表人資料類法定代表人資料包括：法定代表人（負責人）證明書、法定代表人授權函/ 授權第10頁共37頁委托書、法定代表人身份證/ 護照 / 港澳通行證。（十一）章程 / 決議 / 股權協議類章程 / 決議 / 股權類資料包括：章程/ 修改章程 / 補充章程、股東會決議/ 董事會決議、董事 / 監事 / 經理任職書、 董事委派通知書、董事會名單、 董事會成員簽字樣式等；股權轉讓協議書及補充協議等。（十二）公共信息類公共信

25、息類包括：向政府機構或行業協會提交項目資料、知識產權類、外部調查及詢問。1 、向政府機構或行業協會提交項目資料向政府機構或行業協會提交項目資料的基金、獎勵、高新認定及其他申請項目資料。2 、知識產權類知識產權類包括：涉及公司名稱、商標、資質、版權、專利、域名、特服號等有關其他知識產權類文件。3、外部調查及詢問外部調查及詢問是指各單位接到政府部門、事業單位、軟件機構及其他機構以郵件、電話、書面等方式進行調查并需提供單位的信息資料。第三十一條格式、存檔要求（一）格式要求1 、各單位文件審批方式采用紙質審批及OA 審批兩種： 紙質審批主要針對文件審批；OA審批主要針對合同審批。2 、各單位所有合同審

26、批流程必須在集團OA 系統中進行審批。自用采購類合同、委托代理類合同、委托加工類合同、對外集成采購類合同禁止進行紙質審批。其他類型合同遇特殊情況需進行紙質審批的，必須嚴格按合同用章審批流程表（附件十）填寫，且每份合同用章審批流程表只允許填寫一份合同進行審批。合同雙方用章后由印章協管員在 OA 系統中上傳紙質合同所有資料（掃描版）及合同用章審批流程表（掃描版），并及時將合同 OA 號告知集團綜合管理部。3 、各單位在 OA 系統中的各項審批流程須先由印章協管員根據集團審批流程進行設定，審批流程設定后，經集團綜合管理部認證后方可在OA 系統中流轉合同審批。4 、各單位文件編號規則由各單位自行制訂，

27、合同編號則根據合同類型在OA 系統中自動生成。5 、所有對外簽訂的合同我方簽約人由各單位負責人親筆簽名或按OA 已審批的合同登記第11頁共37頁及審批表中指定合同簽約人進行簽約。6、所有對外簽訂的合同，合作方用章必須是公章（原?。┗蚝贤拢ㄔ。┓揭暈楹戏ㄓ行?，且用章名稱須與合作方公司名稱完全相符。7、所有對外簽訂的合同均需在集團OA 上附加合作方最新年檢營業執照副本（復印件）或合作個人的身份證（復印件）。合作方為政府機構、大型公眾機構、事業單位的可以免于附加營業執照。若屬我方“資金流入型”的合同，暫不能提供營業執照的可先辦理用章再補交。如確實無法提供合作方營業執照副本/ 個人身份證復印件的，

28、在新建OA合同的備注中說明不能提供的原因后，還需在合同附件中上傳經單位負責人書面批準不能提供合作方營業執照的文件。8、所有對外簽訂的合同必須按合同條款中約定的份數進行用章。9、OA 合同關聯合同編號各單位在 OA 系統中審批的各項合同，有關聯合同的必須填寫完整關聯合同OA號。10、OA 合同取消蓋章OA 合同取消蓋章主要針對在OA 系統中完成審批流程后，合同出現變化無需蓋章的情況。各單位須每半年對無需蓋章的合同進行清理，并已書面形式經單位負責人批準后上交集團綜合管理部，由集團綜合管理部在OA 合同中調為取消蓋章狀態。（二）存檔要求1、集團實行兩級文件管理制，即集團和各單位分別保存應存檔的文件/

29、 合同。2、根據集團管控模式中文件存檔要求嚴格執行，詳細見管控文件存檔一覽表（附件十一）。3、已蓋章未存檔文件 / 合同自蓋章即日起60天內須交回集團綜合管理部存檔，如不能按期存檔的，印章協管員須在存檔期限內提前3天以郵件方式向集團綜合管理部說明情況。 未按執行的，各單位文件/ 合同逾期未存檔由集團綜合管理部通知集團財務部、集團審計部對未存檔文件 / 合同暫時無效。4、各單位文件 / 合同丟失無法存檔的，必須經單位負責人書面核準后提交集團綜合管理部備案。5、外地單位應將規定的集團存檔文件/ 合同郵寄至集團綜合管理部存檔。6、文件 / 合同存檔時，印章協管員須與集團綜合管理部辦理存檔手續。7 、

30、各單位提交給集團綜合管理部存檔的文件應確保內容完整，如有附件及補充資料應及時存檔。第12頁共37頁8 、集團綜合管理部負責將存檔文件/ 合同分類歸檔、進行登記并確保安全。第三十二條審批流程（一）各單位須嚴格按照集團文件審批流程執行，詳細見集團文件審批流程表 （附件十二）。（二）各單位在辦理各類文件審批流程時，必須嚴格按照審批流程的先后次序進行審批，杜絕進行走倒流程審批。（三）各單位如遇特殊情況需自行擬訂文件審批流程的，須上報集團綜合管理部經理審批，由集團綜合管理部提交集團總經理/ 董事會批準，經批準后方可執行。第三十三條用章方式（一）文件用章1 、文件用章憑有效用章審批流程表（附件十三）到集團

31、綜合管理部辦理用章手續，用章審批流程表須詳細填寫用章資料，字跡填寫清晰易識別。用章后，印章協管員與集團綜合管理部用章人須同時在用章審批流程表中簽字確認。2 、辦理文件用章后，印章協管員/ 經辦人不允許在已用章的用章審批流程表中添加其他文件再進行用章。3、各單位辦理員工個人收入證明用章的，必須由主辦會計在用章審批流程表中注明大寫金額。用章時， 由集團綜合管理部用章人核對用章單上主辦會計注明的金額與實際用章收入證明一致后方可用章。如主辦會計簽批后不注明大寫收入金額的，由員工自行在用章審批流程表上填寫收入金額后進行用章，用章后所產生的一切責任由主辦會計負責。（二）OA 合同用章OA 合同用章前由各單

32、位印章協管員在合同右上角填寫OA 編號 (簡填后八位數字 ) ，并檢查我方合同簽約人是否按指定簽約人進行簽約、日期是否已填寫（日期待定可補填）、用章合同與OA 合同電子文檔是否一致。檢查無誤后，憑OA 已審批的合同登記及審批表（由印章協管員自行打?。┑郊瘓F綜合管理部辦理合同用章手續。辦理用章時需登記用印日期、份數、存檔情況、OA 編號，由印章協管員簽字確認用印合同與OA 合同電子文檔一致，如不一致，一切后果由印章協管員承擔責任，辦理完合同用章后由集團綜合管理部用印人簽字確認。第三十四條借閱（一）各單位需借閱文件/ 合同的，須按借閱文件申請表（附件十四）詳細填寫，經審批后將申請表交集團綜合管理部

33、辦理借閱手續。如借閱文件（復印件）需蓋公章的，可直接填寫用章審批流程表進行辦理。第13頁共37頁（二）借閱文件 / 合同（原件）未按規定時間借閱或歸還的，必須由集團綜合管理部經理批準后辦理借閱或歸還手續。（三）借閱文件 / 合同必須愛護，保持整潔，注意安全和保密，嚴禁擅自涂改、翻印、抄錄轉借和遺失。第三十五條作廢（一）作廢審批流程文件 / 合同作廢的，需重新履行原審批流程。（二）作廢操作方式文件 / 合同作廢主要針對已用章的文件/ 合同。 文件 / 合同需作廢的，填寫作廢文件 / 合同申請表（附件十五），經審批后，需將原蓋章的所有文件/ 合同（原件）交回集團綜合管理部進行作廢處理，文件/ 合同

34、作廢后由集團綜合管理部存檔一份原件，其他相同的作廢文件 / 合同由集團綜合管理部負責銷毀。第三十六條變更（一）內容變更審批流程1 、金額、付款方式、主要條款、內容等重大信息變更的，必須重新履行原文件/ 合同的審批流程。2 、對文件 / 合同無實質影響的信息變更必須經項目負責人、單位負責人審批。（二）內容變更操作方式1 、我方已用章的文件 / 合同需變更內容的， 填寫紙質文件 / 合同變更用章審批流程表 （附件十六）。經審批后，需將原蓋章的所有文件/ 合同（原件）交回集團綜合管理部進行作廢處理，文件 / 合同作廢后由集團綜合管理部存檔一份原件，其他相同的作廢文件/合同由集團綜合管理部負責銷毀。文

35、件/ 合同變更內容進行用章時，印章協管員須與集團綜合管理部辦理完作廢手續后，方可用章變更內容的文件/ 合同。2、我方未用章的 OA 合同需變更內容的，必須在OA 系統合同變更列表中進行合同更改申請，經 OA 審批后，憑變更后的合同登記及審批表（由印章協管員自行打印）到集團綜合管理部辦理用章手續。第三十七條OA 功能需求（一）各單位 OA 功能需求申請由集團綜合管理部統一管理，全面開發實施由集團技術部負責。（二）各單位 OA 功能需求申請的，需填寫集團OA 功能需求申請表 （附件十七） 。經批準后， 由印章協管員將集團 OA 功能需求申請表交集團綜合管理部辦理，集團綜合第14頁共37頁管理部負責

36、跟進OA 功能需求完成進度情況。（三）各單位 OA 功能需求申請涉及到人事或財務系統的，除按正常流程審批外，還需增加集團人力資源部經理、集團財務部經理及集團財務部總監審批。第15頁共37頁附件一：附件二：印章協管員授權委托書NO ：單位 / 部門：授權人（單位負責人） ：被授權人（印章協管員）：性別：職位：身份證號碼：聯系電話：為規范工作流程，提高工作效率，授權人特授權擔任印章協管員一職。被授權人必須嚴格遵照集團印章及文件管理指南及所有規章制度，高效率地完成各項工作并承擔相應的責任。并承諾：一、被授權人不從事任何損害公司 / 部門利益的活動。二、被授權人承諾嚴格遵照集團制訂的印章及文件管理指南

37、及所有規章制度，并履行相關的權利義務。三、以上內容經授權人授權被授權人簽字后即發生法律效力，對授權人與被授權人已產生約束力，若有違反的行為產生的后果由授權人與被授權人承擔法律責任。四、一至三點未盡事宜，遵照相關法律的規定執行。五、授權日期：年月日至年月日。 自簽訂授權日期起至新的授權書簽訂日止。本授權委托書一式一份，集團綜合管理部存檔原件、授權單位 / 部門行政部備存復印件。授權人（簽字） ：被授權人（簽字） ：日期：年月日日期：年月日第16頁共37頁附：請提交被授權人（印章協管員）身份證復印件一份附件三：臨時印章授權委托書因原因，現委托工號：，于年月日前往集團綜合管理部辦理用章工作，用章內容

38、：。在臨時印章授權委托期間，本人愿意為此用章承擔一切責任。XX 專業公司 /XX 職能部門XXX（行政負責人） ：年月日附件四：外出授權書NO ：單位/部門填表日期年月日授權人被授權人授權日期年月日至年月日共天行使的一切職權（或審核普通類文件及合同金額小于萬的審批職權）審批流程其他授權說明：授權說明第17頁共37頁備注附件五：印章刻制（銷毀）申請表NO ：申請單位日期印章名稱請選擇：刻制印章銷毀印章印章樣式印章規格（刻制或銷毀都必須在此保留樣式）材質牛角回墨其它形狀圓形橢圓方形其它大小固定非固定請選擇：刻制用途銷毀原因印章啟用日期單位印章最后使用日期負責人集團集團副總經理總經理印章簽收記錄印章

39、接收人印章接收日期簽名第18頁共37頁備注： 1、印章刻制（銷毀）申請表經集團總經理批準后，請交集團綜合管理部辦理。2 、印章啟用后，請每半年向集團綜合管理部報備用章資料。附件六：借章審批流程表NO:申請日期：申請單位 / 部門借章申請人需借章時間年月日至年月日，借章共天。外借印章名稱印章指定簽收人借章事由行政負責人主辦會計單位負責人集團副總經理集團總經理備 注以下內容借章時填寫借章人簽收 / 日期集團綜合管理部經辦人借章歸還人 / 日期集團綜合管理部經辦人第19頁共37頁附件七：公司設立、變更、注銷審批流程表NO ：申請單位申請人申請月日年日期請選擇設立變更注銷事由說明單位集團負責人綜合管理

40、部意見意見集團集團財務經理財務總監集團集團副總經理總經理備 注公司設立、變更、注銷審批流程表經批準后，請交集團綜合管理部公關組。第20頁共37頁附表八：（請向主辦會計索取Excel 版本）錯誤 !鏈接無效。第21頁共37頁項目效益計算表編制說明一、合同金額：此部分合同金額是指含稅金額（ 1 ） 銷售收入：指商品銷售收入（此部分收入公司一般開具增值稅發票，小規模納稅為普通發票），此部分銷售收入按含增值稅的金額填列；（ 2 ） 服務收入：一般指軟件開發或技術咨詢、技術服務等收入（此部分收入公司一般開具普通發票） ，此部分收入就是合同金額二、毛利率： （收入 -成本） / 收入（ 4） 銷售毛利率

41、= （ 18） / （1）（ 5） 服務毛利率 = （ 19） / （2）三、項目采購成本：需要向第三方采購硬件或軟件產品所產生的成本（ 6 ） 軟件成本：僅指向第三方采購軟件產品并銷售給客戶的成本（含增值稅）（ 7 ） 硬件成本：僅指向第三方采購硬件產品并銷售給客戶的成本（含增值稅）（ 8 ）原材料成本： 向第三方采購原材料用于公司產品中并銷售給客戶的成本（含增值稅）（ 9 ） 其他成本：第三方利潤（含增值稅）（ 11 ） 服務成本：與上述第（ 2 ）服務收入相對應的成本，但一般僅指第三方提供服務的金額四、項目稅金：主要是指營業稅及附加以及應交增值稅（ 13）營業稅 =（ 2 ）服務收入 *5% ，如果涉及到城建稅和教育費附加（內資企業），也應在此反映；（ 15）銷項稅 = （ 1）銷售收入 /1.17*17% ；如果是小規模納稅人則此銷項稅=（ 1）銷售收入 / （1+ 征收率） *征收率（征收率為 6%或 4%）（ 16 ）進項稅 = （10 ）銷售成本 *1.17*17% ，僅指向第三方采購并能取得增值稅發票的金額才可以用于進項稅的抵扣；如果