合同審核與簽訂管理制度

第第頁合同審核與簽訂管理制度總則為了加強簽訂對外合同的管理,保證合同的合法有效,履行付款程序，避免市場經濟中的風險,有效地防止和減少公司在經營中可能發生的經濟損失,行政部特制定本制度，本制度適用于公司簽署的所有經濟類合同的管理，不適用于勞動合同等其他類合同的管理，望各部門嚴格遵照執行。合同簽訂流程公司經辦人參考有關合同文本底稿,并結合對方當事人提供的合同文本,與對方當事人協商、修改、確認合同條款。經辦人及相關負責人參與談判，涉及合同金額較大的，由行政總監和總經理參與談判，審核相關業務條款。財務經理審核合同付款方式，發票納稅等相關財務有關條款。經辦人填寫合同審批單，由相關部門領導及總經理或董事長簽字確認后，簽訂合同。合同簽訂與審核合同執行部門負責起草和談判，組織會簽。合同應做到內容合法、條款齊全、文字清楚、表述規范、權利義務和違約責任明確、期限和數字準確，應包括：合同名稱以及簽訂日期甲乙雙方名稱及地址，經辦人聯系電話甲乙雙方的法人代表或其合法代理人簽字、公司公章或合同專用章合同款項及金額(計價方法、支付方式、支付期限及次數)履約期限、方式、地點、費用的承擔違約責任(甲乙雙方權利和義務)解決爭議的方法合同的份數及附件，公司需留底兩份合同；保密條款(視合同性質需要)各部門領導審核合同的重點如下：合同執行部門負責合同文字和結構、通用條款、特殊條款、工作范圍、雙方權利義務、技術、工期、進度、質量、履約、擔保、保修等條款。合同執行部門審核合同價款及價款調整(項目價款計算書作為合同附件)、合同款支付、變更、簽證、結算、獎懲等與項目成本有關的條款。財務部審核合同價款、支付方式、發票形式、代扣代繳等與財務核算和納稅有關的條款。違約責任是保證合同履行的重要條款,在合同中一般采用定金、違約金、賠償損失的責任形式，不應采用罰款的形式。乙方需要公司出具相關證明，應包含在合同中或以書面形式表明并蓋章確認。最后由公司律師分析判斷合同風險、與法律相關的內容，包括擔不限于：變更、解除、違約、索賠、不可抗力、訴訟等條款。【特別注意事項】經辦人及相關人員，一定要注意合同談判時，須站在我司立場，維護公司利益，一經發現徇私舞弊的，公司將給予嚴肅處分。涉及競價合同的，經辦人及相關人員必須嚴格保守公司機密，一經發現泄密的，公司將給予嚴肅處分，而相關單位也將被列入供應商黑名單。合同條款職責分明，避免有模糊地帶；若有附件，附件必須經雙方確認蓋章方有效。針對我司供應商，付款條件需明晰，尤其是涉及分期付款的，要明確供應商達到某種工作成果并經我司認可后方可請款；付款的時間要預留請款流程及領導審批時間。合同的簽署，必須充分考慮退出機制，以免公司承擔不必要的風險。合同簽署與蓋章一、具體程序合同原則上由對方先簽字蓋章，我方必須收到原件而非掃描件，通過合同簽訂流程，再簽字蓋章。合同按照簽訂流程順序，確認相關內容與條款無誤后，根據公司印章使用管理規定，辦理簽字蓋章手續。合同簽訂后，給到行政部存檔、備案：合同簽訂一周內，一份合同正本原件交行政部存檔，另一份合同正本原件交財務部付款使用;(原則上合同原件嚴禁外借，項目報建、報批除外)。合同執行部門在合同履行過程中應注意：涉及工期、造價、質量的決定應以書面形式記錄和確認。涉及雙方往來函件，如以公司名義發出時應以法律規定的有效方式發送，并要求對方簽收并保留發出的憑證，如對方拒收應即改為特快專遞方式重發。原則上公司不辦理任何合作形式的先建設后補合同的程序。合同變更、轉讓及解除甲乙雙方如需要變更、轉讓及解除合同相關內容，均以書面形式表明并簽字蓋章。合同所需變更范圍、付款條件，轉讓合同內容、解除合同事宜均采用補充合同的形式。工程類合同可采用設計變更和現場簽證方式進行合同變更。合同變更、轉讓或解除后，執行部門應在一周內完成修改與存檔并按照規定流程執行。合同執行部門應對原合同文本進行參照，以免錯誤的執行原合同。合同履行合同經雙方當事人簽名蓋章生效后,應由經辦人或公司總經理指定的專人負責監督合同的履行；在合同履行期間,經辦人或合同履行監督人負有下列責任：行政部負責接受和保管公司合同檔案，并保管合同履行中形成的所有書面文字等資料。經辦人需合理管理付款時間，并給財務部預留付款的審批時間，避免產生違約責任。財務部門對合同中的付款義務具有監督權和按合同付款的職責,盡可能地避免我司逾期付款的違約責任。合同履行中發生違約行為或重大爭議時,及時向公司總經理匯報,并研究決定應對措施。合同履行中,經辦人或合同履行監督人應按下列規定執行：合同生效后,發現合同對質量、價款或者報酬、履行地點等內容沒有約定或者約定不明的,應及時與對方當事人補充協議。合同生效后,發現我司對訂立的合同有重大誤解,或合同顯失公平,或對方當事人以欺詐、脅迫手段或者乘人之危簽訂合同的,應在知道后立即行使撤銷權。合同約定對方當事人應先履行而未履行的,我司有權拒絕其履行要求;合同約定雙方應同時履行,對方未履行而要求我司履行的,我司有權拒絕其履行要求;合同約定我司應先履行的,但有確切證據證明對方：經營狀況嚴重惡化的轉移財產、抽逃資金、逃避債務的；喪失商業信譽或者有可能喪失履行能力的,我公司可中止履行合同,并及時書面通知對方。在合同履行期間,對方遲延履行主要債務或者有其他違約行為致使不能實現合同目的,經我公司書面催告后在合理期限內仍未履行,我司應按合同約定書面通知對方解除合同,并可追究對方的違約責任。合同履行中與對方當事人發生糾紛的,應準備完整的合同及履行資料和書面報告,向公司財務部