社區文化檔案管理制度

社區文化檔案管理制度一、總則（一）目的為加強社區文化檔案的規范化管理，有效保護和利用社區文化資源，推動社區文化建設的持續發展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區內各類文化活動記錄、文化設施檔案、文化人才信息、文化作品等與社區文化相關檔案的管理。（三）基本原則1.集中統一原則：社區文化檔案由專門部門或專人集中管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實準確原則：檔案內容必須如實反映社區文化活動的實際情況，保證檔案信息的真實性和可靠性。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對涉及機密的檔案嚴格保密。4.便于利用原則：檔案管理應便于社區居民、工作人員及相關部門查閱和利用，充分發揮檔案的價值。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門及人員設置成立社區文化檔案管理小組，由社區文化工作負責人擔任組長，成員包括文化活動組織者、信息采集員等。明確專人負責檔案的收集、整理、保管和利用等具體工作。（二）各部門職責1.社區文化活動組織部門負責組織各類文化活動，并及時將活動相關資料如活動方案、通知、照片、視頻、總結等提交給檔案管理人員。2.文化設施管理部門建立文化設施檔案，記錄文化設施的建設、維護、更新等情況，定期向檔案管理小組報送相關信息。3.社區居委會協助檔案管理小組開展檔案管理工作，負責收集居民反饋的文化需求信息，以及與文化活動相關的居民意見等，并及時傳遞給檔案管理部門。4.檔案管理人員負責檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的規范有序。做好檔案的保管工作，維護檔案的安全和完整，定期檢查檔案的保管狀況。根據利用需求，及時為查閱者提供檔案服務，辦理檔案借閱、歸還等手續。對檔案管理工作進行總結和分析，提出改進檔案管理的建議和措施。三、檔案收集（一）收集范圍1.社區文化活動類各類文藝演出、展覽、比賽、講座、培訓等活動的策劃方案、組織實施記錄、活動照片、視頻、新聞報道、觀眾反饋等。社區文化志愿者活動記錄，包括志愿者招募、培訓、服務項目及效果等。文化交流活動資料，如與其他社區、單位、團體的文化交流活動記錄。2.文化設施類社區內文化場館、活動室、廣場等設施的建設規劃、設計圖紙、施工資料。文化設施的使用記錄，包括開放時間、活動安排、設備維護記錄等。文化設施的更新改造資料，如改造方案、預算、驗收報告等。3.文化人才類社區內文化人才（如文藝骨干、文化志愿者、文化愛好者等）的個人信息，包括姓名、性別、年齡、特長、聯系方式等。文化人才的活動記錄，如參與社區文化活動情況、獲得的榮譽等。4.文化作品類社區居民創作的文學作品、書畫作品、攝影作品、手工藝品等的原稿、復印件及相關創作背景介紹。社區文化活動中產生的特色文化產品，如活動紀念品、宣傳冊等。（二）收集時間1.對于定期舉辦的文化活動，應在活動結束后[X]個工作日內完成資料收集。2.文化設施的建設、更新改造等項目完成后，相關部門應在驗收合格后[X]個工作日內將檔案資料移交檔案管理部門。3.文化人才信息及文化作品資料應及時收集，新發現或新增相關信息和作品后，應在[X]個工作日內提交。（三）收集方式1.主動收集：檔案管理人員定期主動向各相關部門和人員了解文化活動開展情況、文化設施建設維護動態等，及時收集檔案資料。2.部門報送：各部門按照規定時間和要求，將本部門產生的與社區文化相關的檔案資料報送至檔案管理部門。3.居民提供：鼓勵社區居民主動向檔案管理部門提供個人創作的文化作品、參與文化活動的相關資料等，檔案管理人員應做好登記和收集工作。四、檔案整理（一）分類標準1.按照文化活動、文化設施、文化人才、文化作品四大類進行一級分類。2.在每大類下，根據檔案的具體內容和形成時間等因素進行二級分類。例如，文化活動類可分為文藝演出、展覽、講座等子類；文化設施類可分為場館設施、活動設備等子類。（二）整理要求1.每份檔案應保持完整，對破損或缺失的頁面進行修補或補充。2.去除檔案中的金屬物、訂書釘等，以防止對檔案造成損壞。3.按照分類標準對檔案進行排序，同一類檔案按照形成時間先后順序排列。4.編寫檔案目錄，目錄應清晰反映檔案的分類、編號、題名、日期、頁數等信息，便于查找和利用。5.對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性，便于管理和查詢。編號方法可采用年份+類別代碼+順序號的形式，如2023WH001，表示2023年文化活動類第1份檔案。五、檔案保管（一）保管場所設立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。庫房內應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和編號進行有序存放。（二）保管期限1.社區文化活動類檔案一般活動檔案保管期限為[X]年。重要活動檔案、具有歷史價值或文化傳承意義的檔案應長期保管。2.文化設施類檔案文化設施建設、更新改造等項目檔案應永久保管。日常使用記錄等檔案保管期限為[X]年。3.文化人才類檔案文化人才基本信息檔案長期保管。文化人才活動記錄檔案保管期限為[X]年。4.文化作品類檔案社區居民重要文化作品檔案長期保管。一般性文化作品檔案保管期限為[X]年。（三）保管措施1.建立檔案定期檢查制度，檔案管理人員每月對檔案的保管狀況進行檢查，發現問題及時處理，并做好檢查記錄。2.對電子檔案進行備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點。定期對電子檔案進行檢測和維護，確保數據的安全性和完整性。3.對于珍貴或易損的檔案，應采取特殊的保護措施，如復制副本、進行數字化處理等，以延長檔案的使用壽命。六、檔案利用（一）利用范圍1.社區居民可查閱與個人參與文化活動、文化作品創作等相關的檔案資料。2.社區工作人員為開展文化工作、策劃活動、總結經驗等目的，可查閱相關文化檔案。3.外部單位或個人因研究、交流等需要，經社區同意后，可查閱部分與社區文化建設相關的檔案資料，但涉及機密的檔案除外。（二）利用方式1.查閱社區居民、工作人員如需查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息，提交給檔案管理部門。檔案管理人員根據申請表進行審核，對符合查閱條件的，提供檔案查閱服務，并在查閱現場進行監督。查閱者不得在檔案上涂改、標記、污損等。2.借閱因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門根據審批意見，辦理檔案借閱手續，明確借閱期限和歸還時間，并向借閱者發放檔案借閱證。借閱者應妥善保管檔案，不得轉借他人，按時歸還。3.復制如需復制檔案資料，查閱者應填寫《檔案復制申請表》，注明復制內容和用途，經檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員進行復制。復制檔案應保證內容清晰、完整，復印件應與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記，登記內容包括利用者姓名、單位、利用時間、檔案名稱及編號、利用方式、歸還時間等信息。登記冊應妥善保管，以備查詢。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門人員及專業人員組成。負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準根據檔案保管期限表及檔案的現實利用價值，對到期檔案進行鑒定。對仍有查考利用價值的檔案，應繼續保存；對已失去保存價值的檔案，經鑒定小組審核批準后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊檔案管理人員對擬銷毀的檔案進行清理核對，編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案名稱、編號、數量、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批《檔案銷毀清冊》經檔案鑒定小組審核后，報社區主管領導審批。3.銷毀實施經批準后，由檔案管理人員和監銷人員共同實施檔案銷毀工作。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.銷毀記錄銷毀過程