置業公司檔案管理制度

置業公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強置業公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于置業公司總部及所屬各部門、各項目公司的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指置業公司在各項經營管理活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統一管理，確保檔案管理的規范化、標準化。2.真實性原則：檔案內容應真實反映公司各項經營管理活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機構及職責（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的歸口部門，負責制定和完善檔案管理制度，指導、監督各部門的檔案管理工作，集中保管公司各類檔案，并提供檔案利用服務。其具體職責如下：1.貫徹執行國家有關檔案管理的法律法規和公司檔案管理制度。2.負責制定檔案管理工作計劃和檔案分類方案。3.組織開展檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立和維護檔案管理信息系統，實現檔案的信息化管理。5.負責檔案的查閱、借閱、復印等利用服務工作，做好登記和記錄。6.對各部門檔案管理工作進行業務指導和監督檢查，組織檔案管理培訓。7.定期對檔案進行統計和分析，向上級領導匯報檔案管理工作情況。8.負責公司檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。（二）各部門各部門負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并指定專人負責檔案管理，接受綜合管理部的業務指導和監督檢查。其具體職責如下：1.按照公司檔案管理制度的要求，負責收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，并及時移交綜合管理部歸檔。2.對本部門形成的檔案進行分類整理，編制檔案目錄，確保檔案的完整和有序。3.配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等利用服務工作，提供必要的協助。4.負責本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞或泄密。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，股東會、董事會、監事會會議文件，公司規章制度，行政公文，工作計劃與總結，人事檔案等。2.財務管理類：包括財務預算、決算報告，財務報表，會計憑證，審計報告，稅務資料等。3.市場營銷類：包括市場調研資料，營銷策劃方案，銷售合同，客戶資料等。4.工程管理類：包括項目規劃設計文件，工程招投標文件，工程施工合同，工程進度資料，工程質量驗收文件等。5.成本控制類：包括成本預算、核算資料，成本分析報告，工程造價文件等。6.法務合規類：包括法律事務文件，合同審查意見，合規檢查報告等。7.物業管理類：包括物業服務合同，物業管理制度，物業收費資料，物業維修記錄等。8.客戶服務類：包括客戶投訴處理記錄，客戶滿意度調查資料，客戶回訪記錄等。9.黨群工作類：包括黨組織文件，工會文件，共青團文件，企業文化建設資料等。10.其他類：不屬于以上各類的其他檔案。（二）檔案編號檔案編號采用“分類號+年度+順序號”的結構，具體編號方法如下：1.分類號：按照檔案分類的十大類，分別用大寫字母A、B、C、D、E、F、G、H、I、J表示。2.年度：用四位阿拉伯數字表示檔案形成的年份，如2023。3.順序號：按照檔案形成的先后順序，從001開始依次編號。例如，行政管理類2023年形成的第5份檔案編號為：A2023005。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應按照檔案管理的要求，及時收集本部門在各項工作中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質文件、電子文件、圖表、聲像等資料。具體收集范圍如下：1.上級機關下發的與本公司有關的文件、指示、通知等。2.公司內部形成的各類文件，如請示、報告、批復、決定、會議紀要等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協議、意向書等。4.公司各項業務活動中產生的工作計劃、總結、報表、統計資料等。5.公司工程建設項目的規劃設計文件、招投標文件、施工圖紙、竣工資料等。6.公司人事管理方面的文件，如招聘、培訓、考核、任免等資料。7.公司財務管理方面的文件，如財務報表、會計憑證、審計報告等。8.公司市場營銷方面的文件，如市場調研報告、營銷策劃方案、銷售合同等。9.公司客戶服務方面的文件，如客戶投訴處理記錄、客戶滿意度調查資料等。10.公司企業文化建設方面的文件，如宣傳資料、活動記錄等。11.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保文件材料的及時收集和完整。2.收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.電子文件應采用通用格式存儲，并確保其可讀性和完整性。4.對于重要文件材料，應進行備份，防止丟失。（三）整理方法1.檔案整理應遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進行分類。3.對每一類檔案進行編號、編目，編制檔案目錄清單，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.對紙質檔案進行裝訂、編頁，去除金屬物，破損的文件應進行修復。5.電子檔案應按照分類進行存儲，建立相應的文件夾結構，并對文件進行命名，確保文件名與檔案內容相符。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在每年的[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢，移交綜合管理部歸檔。2.對于重大項目或特殊事項形成的檔案，應在項目結束或事項辦理完畢后的[具體時間]內及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員按照檔案整理要求，對本部門檔案進行整理、編目，填寫檔案移交清單，一式兩份。2.檔案管理人員將整理好的檔案及檔案移交清單一并報送綜合管理部。3.綜合管理部檔案管理人員對移交的檔案進行核對、驗收，無誤后在檔案移交清單上簽字確認，雙方各執一份。4.綜合管理部將歸檔的檔案按照分類存放于檔案庫房，并建立檔案臺賬。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、股東會議決議、董事會決議、監事會決議、公司年度財務決算報告、重要的合同協議、公司歷史沿革資料等。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為[具體年限]年。主要包括公司一般性的合同協議、工作計劃與總結、人事檔案、財務報表等。3.短期保管的檔案：凡是反映公司臨時性工作活動，在較短時間內對公司工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限為[具體年限]年。主要包括一般性的文件材料、臨時性的報表等。（四）保管要求1.綜合管理部應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。3.對不同保管期限、不同類別的檔案應分別存放，便于查找和管理。4.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，并做好記錄。5.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合管理部應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責人擔任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關業務人員。2.檔案鑒定小組根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。3.對于仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限；對于確無保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清單。（二）銷毀程序1.檔案銷毀清單經檔案鑒定小組組長審核簽字后，報公司分管領導審批。2.經批準銷毀的檔案，由綜合管理部指定專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀后，監銷人員應在檔案銷毀清單上簽字確認，并將檔案銷毀清單存檔。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱規定1.公司內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內容，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續。2.綜合管理部檔案管理人員根據《檔案查閱申請表》，提供相應的檔案，并在檔案查閱登記本上記錄查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。3.查閱檔案應在綜合管理部指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印檔案，應經綜合管理部負責人批準，并按規定辦理復印手續。4.查閱檔案時，查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。（二）借閱規定1.公司內部人員因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等內容，經所在部門負責人和綜合管理部負責人簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過[具體天數]天，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自擴大借閱范圍。如發生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應承擔相應的責任。4.借閱人員應按時歸還檔案，歸還時應確保檔案的完整和整潔。綜合管理部檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發現問題應及時處理。（三）外部人員查閱與借閱1.外部單位因工作需要查閱或借閱公司檔案，應提前向公司提出申請，說明查閱或借閱的目的、內容、范圍等，并提供相關證明材料。2.公司收到外部單位的申請后，應進行審核，經公司分管領導批準后，方可安排查閱或借閱。3.外部人員查閱或借閱檔案時，應按照公司的規定辦理查閱或借閱手續，并在公司指定人員的陪同下進行查閱或借閱。4.外部人員查閱或借閱檔案的期限、范圍等應嚴格按照公司批準的內容執行，不得擅自更改。查閱或借閱結束后，應及時歸還檔案，并由公司指定人員進行檢查。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質量，為公司各項工作提供便捷的檔案信息服務。（二）數字化檔案采集1.對已有的紙質檔案進行數字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理的要求。2.按照檔案分類和編號規則，對數字化檔案進行命名和存儲，建立相應的電子檔案目錄數據庫。3.對電子文件應進行實時歸檔，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）檔案信息化系統功能1.檔案錄入功能：實現檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、內容摘要等。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、關鍵詞等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：實現檔案借閱的在線申請、審批、登記和歸還等功能，對借閱情況進行實時跟蹤和統計。4.權限管理功能：設置不同的用戶角色和權限，確保檔案信息的安全和保密。只有經過授權的人員才能訪問和操作相關檔案。5.統計分析功能：對檔案的數量、類別、保管期限等進行統計分析，為檔案管理決策提供數據支持。6.備份與恢復功能：定期對檔案信息化系統的數據進行備份，防止數據丟失。在系統出現故