藥店應收應付管理制度

藥店應收應付管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范藥店應收應付賬款的管理，加強財務管理，確保資金的正常流轉，提高資金使用效率，防范財務風險，保障藥店的穩健運營。2.適用范圍本制度適用于藥店所有涉及應收應付賬款的業務活動，包括藥品采購、銷售、醫保結算、供應商往來等。3.職責分工財務部門負責應收應付賬款的核算、記錄和分析，定期編制相關報表。審核應收應付賬款的相關憑證，確保賬務處理的準確性。負責與供應商和客戶進行賬款核對，跟蹤賬款回收和支付情況，及時發現并解決問題。制定應收應付賬款的催收和付款計劃，并監督執行。采購部門負責藥品及其他物資的采購工作，選擇合格的供應商，簽訂采購合同。及時了解供應商的付款要求和政策，確保采購合同中付款條款的合理性和合規性。配合財務部門進行應付賬款的核對和支付工作，提供相關采購信息。銷售部門負責藥品及其他商品的銷售工作，與客戶簽訂銷售合同或協議，明確收款方式和期限。跟蹤客戶的銷售情況，及時了解客戶的付款能力和信用狀況，協助財務部門進行應收賬款的催收工作。對客戶的信用進行評估和管理，提出信用額度調整建議。倉庫部門負責藥品及其他物資的驗收入庫、保管和出庫工作，確保庫存數量的準確性。配合財務部門進行庫存盤點，提供庫存數據，協助核對與采購、銷售相關的賬款。店長全面負責藥店的運營管理，對應收應付賬款管理工作進行監督和指導。協調各部門之間的工作，確保應收應付賬款管理工作的順利開展。對重大應收應付賬款問題進行決策，保障藥店資金安全。二、應收賬款管理1.信用政策制定銷售部門應根據客戶的經營狀況、財務狀況、信用記錄等因素，對客戶進行信用評估，劃分信用等級。針對不同信用等級的客戶，制定相應的信用政策，包括信用額度、信用期限、收款方式等。信用額度應根據客戶的信用狀況和銷售潛力合理確定，信用期限一般不超過[X]天，特殊情況需經店長批準。信用政策應定期進行評估和調整，以適應市場變化和客戶情況的變動。2.銷售合同管理銷售部門與客戶簽訂銷售合同或協議時，應明確約定收款方式、收款期限、違約責任等條款。合同條款應符合法律法規和公司利益，確保賬款回收的合法性和可操作性。銷售合同簽訂后，應及時將合同副本提交給財務部門備案，財務部門據此進行賬務處理和跟蹤管理。銷售部門應跟蹤合同執行情況，及時了解客戶的付款進度，如發現客戶有逾期付款跡象，應及時通知財務部門，并采取相應措施催收賬款。3.應收賬款核算與記錄財務部門應按照會計準則和公司財務制度的要求，對應收賬款進行準確的核算和記錄。每筆銷售業務發生時，應及時開具發票，并在應收賬款明細賬中詳細記錄客戶名稱、銷售金額、收款期限等信息。應收賬款的入賬金額應按照實際發生的交易金額確定，包括銷售商品的價款、增值稅銷項稅額以及代購貨方墊付的運雜費等。財務部門應定期對應收賬款進行賬齡分析，編制賬齡分析表，清晰反映應收賬款的賬齡結構和逾期情況，為賬款催收提供依據。4.賬款催收管理財務部門應根據應收賬款的賬齡和逾期情況，制定合理的催收計劃。對于逾期賬款，應及時發出催款通知，明確告知客戶逾期金額、逾期期限和還款要求。催款通知可采用電話、郵件、信函等方式發出，必要時可上門催收。催收過程中應注意方式方法，保持與客戶的良好溝通，避免引起客戶反感。銷售部門應積極配合財務部門進行賬款催收工作，利用與客戶的業務關系，了解客戶的付款困難和原因，協助制定解決方案。對于長期拖欠賬款的客戶，銷售部門應及時向店長匯報，并采取必要的法律措施維護公司權益。建立應收賬款催收責任制度，將催收責任落實到具體人員。對催收工作成績顯著的人員給予獎勵，對催收不力導致賬款損失的人員進行相應處罰。5.壞賬管理對于確實無法收回的應收賬款，財務部門應按照公司規定的壞賬確認標準和審批程序進行壞賬核銷。壞賬確認標準應明確、合理，一般包括客戶破產、死亡、失蹤，或逾期[X]年以上且有確鑿證據表明無法收回等情況。壞賬核銷申請應提交詳細的說明材料，包括客戶基本情況、應收賬款形成原因、催收過程、壞賬確認依據等，經財務部門負責人審核、店長批準后進行賬務處理。已核銷的壞賬應進行備查登記，如日后發現客戶有還款能力或有收回可能，應及時恢復應收賬款，并繼續進行催收。三、應付賬款管理1.供應商選擇與評估采購部門應選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理、供貨及時的供應商建立合作關系。在選擇供應商時，應對其資質、信用狀況、生產能力、售后服務等方面進行全面評估。定期對供應商進行評估和考核，根據評估結果調整合作策略。對于表現優秀的供應商，可給予適當的優惠政策；對于出現質量問題、交貨延遲、價格不合理等情況的供應商，應及時與其溝通協商，要求其限期整改，情節嚴重的可終止合作。2.采購合同管理采購部門與供應商簽訂采購合同或協議時，應明確約定付款方式、付款期限、交貨時間、質量標準、違約責任等條款。合同條款應符合法律法規和公司利益，確保公司在采購過程中的合法權益。采購合同簽訂后，應及時將合同副本提交給財務部門備案，財務部門據此進行賬務處理和付款安排。采購部門應跟蹤合同執行情況，及時了解供應商的交貨進度，如發現供應商有逾期交貨或質量問題，應及時通知財務部門，并與供應商協商解決，確保公司利益不受損失。3.應付賬款核算與記錄財務部門應按照會計準則和公司財務制度的要求，對應付賬款進行準確的核算和記錄。每筆采購業務發生時，應及時取得供應商開具的發票，并在應付賬款明細賬中詳細記錄供應商名稱、采購金額、付款期限等信息。應付賬款的入賬金額應按照實際發生的交易金額確定，包括采購商品的價款、增值稅進項稅額以及應付的運雜費等。財務部門應定期對應付賬款進行核對，確保賬賬相符、賬實相符。如有差異，應及時查明原因并進行調整。4.付款審批管理應付賬款的支付應嚴格按照公司的付款審批流程進行。采購部門應在付款期限前[X]天提交付款申請，附上采購合同、發票、驗收單等相關憑證。財務部門對付款申請進行審核，重點審核憑證的真實性、完整性、合規性以及付款金額是否準確。審核無誤后，提交財務部門負責人審批。財務部門負責人審批通過后，再提交店長審批。店長根據公司資金狀況和業務需求進行最終審批。審批通過后，財務部門安排資金支付。對于金額較大的應付賬款支付，應實行集體決策制度，必要時可組織相關部門進行專題討論，確保付款決策的科學性和合理性。5.供應商對賬管理財務部門應定期與供應商進行對賬，一般每月或每季度進行一次。對賬內容包括應付賬款余額、已付款金額、未付款金額、發票開具情況等。對賬方式可采用函證、面對面核對等方式進行。如發現雙方賬目存在差異，應及時查明原因并進行調整。對于因發票傳遞、入賬時間等原因導致的差異，應及時溝通協調解決；對于因業務糾紛等原因導致的差異，應組織相關部門進行調查核實，明確責任，妥善處理。與供應商對賬后，應形成對賬記錄，并由雙方簽字確認。對賬記錄作為應付賬款管理的重要資料，應妥善保存。四、票據管理1.發票管理財務部門應按照國家稅收法律法規的要求，建立健全發票管理制度。負責發票的領購、開具、保管、繳銷等工作。銷售部門在銷售藥品及其他商品時，應按照規定及時開具發票。發票內容應真實、準確、完整，與實際交易相符。開具發票后，應妥善保管發票存根聯，以備稅務機關檢查。采購部門在取得供應商開具的發票后，應及時審核發票的真實性、合法性和有效性。如發現發票存在問題，應及時與供應商聯系更換或重開。審核無誤的發票應及時提交給財務部門入賬。財務部門應定期對發票的使用情況進行檢查和盤點，確保發票的安全。如發現發票丟失、被盜等情況，應及時向稅務機關報告，并采取相應的補救措施。2.其他票據管理藥店在經營活動中涉及的其他票據，如支票、匯票、本票等，應按照相關法律法規和公司財務制度的要求進行管理。財務部門應指定專人負責票據的保管和使用，建立票據登記簿，詳細記錄票據的種類、號碼、出票日期、金額、用途、領用情況等信息。票據的開具、背書、轉讓等應嚴格按照規定的程序進行，確保票據的真實性和有效性。使用票據時應注意防范票據風險，如支票的簽發應嚴格控制，確保資金安全。票據到期后，應及時辦理結算手續。如因特殊原因需要延期支付或貼現的，應按照公司規定的審批程序進行申請和辦理。五、監督與檢查1.內部審計監督公司內部審計部門應定期對應收應付賬款管理情況進行審計監督，檢查制度執行情況、賬務處理的準確性、賬款催收和支付的及時性等。審計部門應制定詳細的審計計劃，明確審計范圍、內容、方法和時間安排。審計過程中應收集充分的審計證據，對發現的問題進行深入分析，提出審計意見和建議。被審計部門應積極配合內部審計工作，如實提供相關資料和信息。對于審計提出的問題，應及時整改落實，并將整改情況反饋給審計部門。2.財務檢查財務部門應定期對自身的應收應付賬款管理工作進行自查，檢查賬務處理是否規范、賬款核對是否及時準確、催收和付款計劃是否執行到位等。財務部門負責人應加強對財務人員的培訓和指導，提高財務人員的業務水平和責任意識，確保應收應付賬款管理工作的質量。財務檢查應形成檢查報告，對發現的問題進行總結分析，提出改進措施和建議，不斷完善應收應付賬款管理制度。3.績效考核將應收應付賬款管理工作納入相關部門和人員的績效考核體系，制定明確的考核指標和標準。考核指標應包括賬款回收率、逾期賬款控制率、付款準