設備公司行政管理制度

設備公司行政管理制度一、總則（一）目的為規范公司行政管理工作，提高工作效率，確保公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：各項規定符合國家法律法規要求。2.合理性原則：制度內容合理、公平、公正。3.規范性原則：明確工作流程和標準，確保管理規范。4.實用性原則：注重實際操作，便于員工理解和執行。二、組織架構與職責（一）行政部門組織架構行政部門設行政經理一名，下轄行政專員、前臺接待、后勤保障等崗位。（二）各崗位職責1.行政經理全面負責行政部門的日常管理工作。制定和完善行政管理制度，并監督執行。協調公司內部各部門之間的工作關系。負責公司重要會議的組織和安排。管理公司行政費用預算。2.行政專員協助行政經理開展各項工作。負責文件的起草、審核、印發和歸檔管理。安排公司車輛的調度和使用。組織公司各類活動。跟進公司各項行政事務的執行情況。3.前臺接待負責公司前臺的接待工作，包括來訪人員的登記、引導等。接聽公司電話，及時轉接并記錄重要信息。負責公司前臺區域的衛生和秩序維護。4.后勤保障負責公司辦公區域的環境衛生清潔。管理公司辦公用品的采購、發放和庫存。保障公司水電、空調等設施設備的正常運行。負責公司食堂、宿舍等后勤服務的管理。三、辦公環境管理（一）辦公區域布局1.合理規劃辦公區域，劃分不同的功能區域，如辦公區、會議室、休息區等。2.確保各區域之間通道暢通，便于人員通行和物品搬運。（二）環境衛生1.每日定時對辦公區域進行清掃，保持桌面、地面、門窗等干凈整潔。2.定期對辦公區域進行全面清潔，包括擦拭家具、清理文件柜等。3.嚴禁在辦公區域內亂扔垃圾，保持環境整潔衛生。（三）物品擺放1.員工個人辦公桌面應保持整潔，文件、辦公用品等擺放整齊有序。2.公共區域的物品應擺放規范，不得隨意堆放。（四）噪音控制1.員工在辦公時應盡量減少不必要的噪音，保持安靜的工作環境。2.如需召開會議或進行討論，應控制音量，避免影響他人。四、辦公用品管理（一）采購1.行政部門定期統計辦公用品的使用情況，根據庫存和需求制定采購計劃。2.采購辦公用品時，應選擇質量可靠、價格合理的供應商，簽訂采購合同。3.對采購的辦公用品進行嚴格驗收，確保質量符合要求。（二）發放1.設立辦公用品領用臺賬，員工領用辦公用品時需填寫領用申請表。2.行政專員根據申請表發放辦公用品，并做好記錄。3.對于貴重辦公用品，實行限量領用，嚴格控制使用。（三）庫存管理1.定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬物相符。2.對庫存辦公用品進行分類存放，便于查找和管理。3.及時清理過期、損壞的辦公用品，做好報廢處理。五、文件管理（一）文件分類1.將公司文件分為行政文件、業務文件、財務文件等類別。2.行政文件包括公司制度、通知、報告等；業務文件包括項目文檔、技術資料等；財務文件包括財務報表、預算等。（二）文件起草與審核1.文件起草由相關部門或人員負責，確保內容準確、清晰、規范。2.文件起草完成后，需經部門負責人審核，重要文件還需分管領導審核。（三）文件印發1.審核通過的文件由行政部門進行編號、排版和印發。2.文件印發后，應及時分發給相關部門和人員，并做好發放記錄。（四）文件歸檔1.各部門應定期將本部門的文件整理歸檔，交行政部門統一保管。2.行政部門按照文件分類標準，對歸檔文件進行整理、編目，建立電子和紙質檔案。3.文件歸檔應確保齊全、完整，便于查閱和利用。（五）文件查閱與借閱1.公司員工因工作需要查閱文件，需填寫查閱申請表，經部門負責人批準后到行政部門查閱。2.如需借閱文件，應填寫借閱申請表，注明借閱期限和歸還時間，經分管領導批準后借閱。3.借閱人應妥善保管文件，不得擅自復印、轉借或泄露文件內容。六、會議管理（一）會議分類1.公司會議分為總經理辦公會、部門例會、專題會議等。2.總經理辦公會由公司高層領導參加，研究公司重大決策和事項。3.部門例會由各部門定期召開，總結工作進展，安排下一階段工作。4.專題會議根據工作需要不定期召開，解決特定問題。（二）會議組織1.行政部門負責會議的組織工作，包括會議通知、場地安排、資料準備等。2.會議通知應提前發布，明確會議時間、地點、參會人員和會議議程等。3.會議場地應提前布置，確保音響、投影儀等設備正常運行。（三）會議記錄1.行政專員負責會議記錄，記錄會議時間、地點、參會人員、會議內容和決議等。2.會議記錄應準確、完整，會后及時整理成會議紀要，經參會人員確認后印發。（四）會議決議執行1.會議決議形成后，相關部門應按照決議要求及時執行。2.行政部門負責跟進會議決議的執行情況，定期向公司領導匯報。七、車輛管理（一）車輛調度1.行政部門負責公司車輛的調度和安排，根據工作需要合理調配車輛。2.員工如需使用車輛，應提前填寫用車申請表，注明用車時間、地點、事由等。3.行政專員根據申請表進行車輛調度，優先保障公司重要公務用車。（二）車輛使用1.駕駛員應嚴格遵守交通規則，安全駕駛車輛。2.車輛使用過程中，駕駛員應做好車輛的日常維護和保養，確保車輛性能良好。3.嚴禁駕駛員酒后駕車、疲勞駕車等違規行為。（三）車輛維修與保養1.車輛出現故障時，駕駛員應及時報告行政部門，安排維修。2.行政部門負責選擇正規的維修廠進行車輛維修，確保維修質量。3.定期對車輛進行保養，更換機油、濾清器等部件，延長車輛使用壽命。（四）車輛費用管理1.車輛費用包括燃油費、過路費、停車費、維修保養費等。2.行政部門應建立車輛費用臺賬，對各項費用進行詳細記錄。3.車輛費用報銷應按照公司財務制度執行，經審核后報銷。八、印章管理（一）印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財務專用章等。（二）印章保管1.公章由行政經理指定專人保管，合同專用章由法務部門指定專人保管，財務專用章由財務部門指定專人保管。2.印章保管人員應妥善保管印章，不得擅自將印章轉借他人。（三）印章使用1.印章使用應填寫印章使用申請表，注明使用事由、使用部門、使用時間等。2.經相關領導批準后，印章保管人員方可使用印章，并做好使用記錄。3.嚴禁在空白紙張或文件上加蓋印章。（四）印章停用與銷毀1.印章因損壞、遺失等原因需要停用的，應及時報告公司領導，并辦理相關停用手續。2.停用的印章應按照規定進行銷毀，銷毀過程應有專人監督，并做好記錄。九、證照管理（一）證照種類公司證照包括營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、資質證書等。（二）證照保管1.行政部門負責公司證照的保管工作，設立專門的證照保管檔案。2.證照保管人員應妥善保管證照，確保證照的安全和完整。（三）證照使用1.公司員工因工作需要使用證照時，需填寫證照使用申請表，注明使用事由、使用部門、使用時間等。2.經相關領導批準后，證照保管人員方可提供證照復印件，并做好使用記錄。3.嚴禁擅自外借公司證照原件。（四）證照年檢與換證1.行政部門應及時關注證照的年檢和換證時間，提前做好準備工作。2.按照相關部門的要求，按時辦理證照的年檢和換證手續，確保公司證照的有效性。十、安全管理（一）安全制度1.制定公司安全管理制度，明確安全責任和安全措施。2.定期組織員工進行安全培訓，提高員工的安全意識和應急處理能力。（二）辦公區域安全1.加強辦公區域的安全防范措施，安裝監控設備、門禁系統等。2.定期對辦公區域的電器設備、消防設施等進行檢查，確保安全運行。3.嚴禁在辦公區域內私拉亂接電線、使用大功率電器等。（三）消防安全1.配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護。2.組織員工進行消防演練，熟悉火災應急處理流程。3.保持消防通道暢通，嚴禁在消防通道內堆放物品。（四）信息安全1.加強公司信息系統的安全管理，設置用戶權限，防止信息泄露。2.定期對公司電腦進行殺毒和系統更新，確保信息安全。3.員工應妥善保管個人賬號和密碼，不得隨意透露給他人。十一、員工福利管理（一）法定福利1.按照國家法律法規規定，為員工繳納社會保險、住房公積金等。2.保障員工依法享受帶薪年假、病假、婚假、產假、陪產假、喪假等法定假期。（二）公司福利1.提