設計公司前臺管理制度

設計公司前臺管理制度一、總則（一）目的為規范設計公司前臺工作流程，提高前臺服務質量和工作效率，樹立公司良好形象，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司前臺工作人員。（三）基本原則1.熱情主動原則：以熱情、友好的態度接待每一位來訪人員，主動提供幫助和服務。2.高效準確原則：快速處理各項事務，確保信息傳遞準確無誤。3.遵守規范原則：嚴格遵守公司的各項規章制度和工作流程。二、前臺崗位職責（一）接待工作1.負責公司前臺的日常接待工作，包括來訪人員的登記、引導、茶水服務等。2.禮貌、熱情地迎接每一位來訪人員，詢問來訪事由，并及時通知相關人員。3.對重要來訪人員，應及時向公司領導匯報。（二）電話接聽1.負責接聽公司電話，及時轉接相關人員，做好電話記錄。2.禮貌、專業地回答來電咨詢，對于無法解答的問題，應及時轉接相關部門或人員。3.定期清理電話記錄，確保重要信息不遺漏。（三）郵件收發1.負責公司郵件的收發工作，及時將郵件分發給相關人員。2.對重要郵件進行標記和提醒，確保相關人員及時處理。3.定期清理郵件，避免郵件積壓。（四）辦公用品管理1.負責前臺辦公用品的領用、發放和管理工作。2.定期盤點辦公用品庫存，及時補充短缺物品。3.合理控制辦公用品的使用，避免浪費。（五）文件資料管理1.負責公司文件資料的整理、歸檔和保管工作。2.按照文件資料的類別和編號進行分類存放，便于查找和使用。3.定期對文件資料進行清查，確保文件資料的完整性和安全性。（六）會議室管理1.負責會議室的預訂、安排和使用管理工作。2.提前做好會議室的清潔和設備準備工作，確保會議的正常進行。3.在會議結束后，及時清理會議室，檢查設備是否正常。（七）其他工作1.完成領導交辦的其他臨時性工作任務。2.協助其他部門做好相關工作。三、前臺工作流程（一）接待流程1.來訪人員到達前臺時，前臺工作人員應主動起身迎接，微笑問候。2.詢問來訪人員的姓名、單位、來訪事由等信息，并進行登記。3.通知相關人員前來接待，如相關人員不在，應請來訪人員稍等，并告知預計等待時間。4.引導來訪人員到指定地點就座，提供茶水服務。5.來訪人員離開時，前臺工作人員應起身相送，禮貌道別。（二）電話接聽流程1.電話鈴響三聲內接聽電話，禮貌問候并自報家門。2.詢問來電事由，記錄相關信息，如姓名、單位、電話號碼、來電內容等。3.根據來電內容，及時轉接相關人員或部門。如無法轉接，應告知來電人員相關情況，并提供其他可能的聯系方式。4.對于重要電話，應做好詳細記錄，并及時向相關領導匯報。5.電話結束時，應禮貌道別，待對方掛斷電話后再放下聽筒。（三）郵件收發流程1.收到郵件后，應及時進行分類，區分內部郵件和外部郵件。2.對于內部郵件，應按照收件人部門或人員進行分發，并做好登記。3.對于外部郵件，應檢查郵件是否完整，如有破損或缺失，應及時與寄件人聯系。4.在郵件上注明收件人、部門、日期等信息，然后按照收件人部門或人員進行分發，并做好登記。5.定期清理郵件，將已處理的郵件進行歸檔保存。（四）辦公用品管理流程1.根據辦公用品的使用情況，定期填寫辦公用品領用申請表，提交給行政部門審批。2.行政部門審批通過后，到指定地點領取辦公用品，并進行登記。3.將領取的辦公用品存放在前臺指定位置，并按照類別進行擺放。4.前臺工作人員根據各部門的需求，及時發放辦公用品，并做好發放記錄。5.定期盤點辦公用品庫存，如發現短缺，應及時填寫辦公用品申購表，提交給行政部門采購。（五）文件資料管理流程1.收到文件資料后，應及時進行分類，區分重要文件和一般文件。2.對于重要文件，應進行編號，并建立文件清單。3.將文件資料按照類別和編號進行歸檔存放，便于查找和使用。4.定期對文件資料進行清查，檢查文件資料的完整性和安全性。5.根據工作需要，及時提供文件資料給相關人員，并做好借閱登記。（六）會議室管理流程1.各部門需要使用會議室時，應提前填寫會議室預訂申請表，提交給前臺工作人員。2.前臺工作人員根據會議室的使用情況，安排會議室，并及時通知預訂部門。3.在會議開始前，前臺工作人員應提前做好會議室的清潔和設備準備工作，如檢查投影儀、音響設備、燈光等是否正常。4.會議結束后，前臺工作人員應及時清理會議室，檢查設備是否正常，并關閉電源。5.定期對會議室的使用情況進行統計和分析，以便合理安排會議室資源。四、前臺服務規范（一）形象規范1.前臺工作人員應保持良好的形象，穿著整潔、得體的工作服，佩戴工作牌。2.頭發應梳理整齊，面容應整潔干凈，不得化濃妝。3.保持良好的姿態，站立時應挺胸收腹，坐姿應端正自然。（二）語言規范1.前臺工作人員應使用禮貌用語，如“您好”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“再見”等。2.說話應清晰、流利、語速適中，不得使用粗俗、生硬的語言。3.回答問題應準確、簡潔，不得含糊不清或推諉責任。（三）行為規范1.前臺工作人員應熱情主動地為來訪人員提供幫助和服務，不得冷漠對待。2.不得在工作時間內閑聊、玩手機、吃東西等與工作無關的事情。3.不得擅自離崗、串崗，如有特殊情況需要離開，應向領導請假并安排好頂崗人員。4.嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露公司的機密信息。五、前臺工作考核（一）考核內容1.接待工作：包括來訪人員的接待態度、登記準確性、引導及時性等。2.電話接聽：包括電話接聽的及時性、禮貌性、記錄準確性等。3.郵件收發：包括郵件的收發及時性、分類準確性、登記完整性等。4.辦公用品管理：包括辦公用品的領用、發放、盤點等工作的準確性和及時性。5.文件資料管理：包括文件資料的整理、歸檔、保管等工作的準確性和完整性。6.會議室管理：包括會議室的預訂、安排、使用管理等工作的準確性和及時性。7.其他工作：包括領導交辦的其他臨時性工作任務的完成情況。（二）考核方式1.定期考核：每月對前臺工作人員的工作進行一次考核，考核結果作為當月績效獎金發放的依據。2.不定期考核：公司領導或行政部門可根據工作需要，對前臺工作人員進行不定期考核。（三）考核評分標準1.優秀（90100分）：工作表現出色，各項工作指標均達到或超過要求，無任何差錯，得到領導和同事的一致好評。2.良好（8089分）：工作表現較好，各項工作指標基本達到要求，偶爾出現小差錯，但能及時糾正，得到領導和同事的認可。3.合格（6079分）：工作表現一般，各項工作指標基本能完成，但存在一些問題，需要進一步改進，基本能滿足工作需要。4.不合格（60分以下）：工作表現較差，各項工作指標未能達到要求，出現較多差錯，不能滿足工作需要，需要進行培訓或調整崗位。（四）考核結果應用1.績效獎金發放：根據考核結果，發放相應的績效獎金。優秀者可獲得較高的績效獎金，不合格者績效獎金將