財政印章使用管理制度

財政印章使用管理制度一、總則1.目的為加強公司財政印章的管理，規范印章的使用流程，保障公司資金安全，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構涉及財政印章的使用管理。3.印章種類本制度所指財政印章包括但不限于財務專用章、發票專用章、法人章等與公司財務相關的印章。二、印章的刻制與啟用1.印章刻制公司財政印章的刻制由行政部門統一負責，根據公司實際需要，按照國家相關法律法規及公安部門的要求，選擇具有資質的印章制作單位進行刻制。申請刻制印章時，需由使用部門填寫《印章刻制申請表》，詳細注明印章名稱、規格、用途等信息，并經部門負責人、財務負責人、公司分管領導審核簽字后，報總經理審批。行政部門持總經理審批后的《印章刻制申請表》到指定的印章制作單位辦理刻制手續。印章制作完成后，行政部門應及時將印章移交至財務部門，并辦理交接手續。2.印章啟用新刻制的財政印章啟用前，財務部門應在《印章啟用登記表》上詳細登記印章名稱、啟用日期、保管人等信息，并加蓋印章印模。《印章啟用登記表》一式兩份，財務部門和行政部門各留存一份。印章啟用后，原相關印章同時廢止。廢止的印章應及時交回行政部門封存或銷毀，并在《印章啟用登記表》上注明廢止日期。三、印章的保管1.保管原則財政印章應實行專人保管制度，確保印章安全。保管人應具備高度的責任心和保密意識，不得擅自將印章交予他人保管或使用。嚴禁一人保管支付款項所需的全部印章。財務專用章、法人章等應分別由不同人員保管，以形成相互制約機制。2.保管人員職責印章保管人應妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章被盜、丟失或損壞。如發現印章丟失或被盜，應立即報告財務負責人，并采取相應的掛失、補辦等措施。嚴格按照規定的使用范圍和審批程序使用印章，對每一次印章使用進行詳細登記，記錄使用日期、使用人、使用事項、批準人等信息。定期對保管的印章進行檢查，如發現印章磨損、變形等情況，應及時報告財務負責人，并申請更換印章。3.保管地點財政印章應存放在安全可靠的保險柜或專門的印章保管箱內，保險柜或保管箱應設置密碼鎖，并定期更換密碼。印章保管地點應保持干燥、通風，防止印章受潮生銹。四、印章的使用1.使用范圍財務專用章主要用于公司財務結算、開具發票、銀行賬戶業務等與財務相關的文件和憑證上蓋章。發票專用章用于公司開具各類發票時蓋章。法人章主要用于銀行預留印鑒、簽署重要財務文件等。其他財政印章的使用范圍應根據公司實際情況和相關規定確定，并在《印章使用登記表》上明確注明。2.使用流程申請：使用部門或個人需要使用財政印章時，應填寫《印章使用申請表》，詳細說明使用印章的事項、用途、金額、日期等信息，并經部門負責人簽字確認。審批：《印章使用申請表》經部門負責人簽字后，根據印章使用事項的重要程度和金額大小，分別報財務負責人、公司分管領導或總經理審批。審批人應認真審核申請事項，確保印章使用的合理性和合規性。登記：印章保管人在收到經審批后的《印章使用申請表》后，應在《印章使用登記表》上進行詳細登記，并注明使用日期、使用人、使用事項、批準人等信息。蓋章：印章保管人按照審批意見和規定的使用范圍，在相關文件或憑證上加蓋印章。蓋章時應確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遺漏。歸還：印章使用完畢后，印章保管人應及時收回印章，并在《印章使用登記表》上注明歸還日期。使用人應在《印章使用申請表》上簽字確認印章已歸還。3.特殊情況使用如遇緊急情況需要使用財政印章，且無法按照正常審批流程進行審批時，印章保管人應及時與財務負責人或公司分管領導取得聯系，說明情況并獲得口頭批準后，方可使用印章。但事后必須及時補辦審批手續，并在《印章使用登記表》上注明情況說明。對于涉及重大資金支出或重要合同簽訂等事項需要使用財政印章的，必須嚴格按照公司規定的審批流程進行審批，未經審批不得擅自使用印章。五、印章的停用與銷毀1.停用條件因公司機構調整、業務變更、印章損壞等原因，導致財政印章不再使用時，應及時辦理停用手續。印章保管人發現印章存在被盜、丟失等異常情況時，應立即報告財務負責人，并辦理停用手續。2.停用流程印章保管人填寫《印章停用申請表》，詳細說明印章停用原因、停用日期等信息，并經部門負責人、財務負責人審核簽字后，報總經理審批。經總經理審批同意后，財務部門將印章停用信息通知相關部門和人員，并在公司內部發布印章停用公告。印章保管人將停用的印章交回行政部門，行政部門與印章保管人共同在《印章停用登記表》上簽字確認，并注明交回日期。3.銷毀處理對于停用的財政印章，行政部門應按照國家相關法律法規及公司規定進行銷毀處理。銷毀印章時，應至少有兩名以上人員在場監督，并在《印章銷毀登記表》上詳細記錄印章名稱、銷毀日期、銷毀方式、監督人等信息。印章銷毀后，《印章銷毀登記表》應作為公司檔案資料妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規定執行。六、監督與檢查1.內部審計監督公司內部審計部門應定期對財政印章的使用管理情況進行審計監督，檢查印章的保管、使用、停用、銷毀等環節是否符合本制度規定，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.日常檢查財務部門應加強對財政印章使用管理情況的日常檢查，定期檢查印章保管人的工作記錄和印章使用登記表，確保印章使用規范、登記完整。3.違規處理對于違反本制度規定使用財政印章的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰