財政暫存暫付管理制度

財政暫存暫付管理制度一、總則1.目的為規范公司財政暫存暫付業務的管理，加強財務內部控制，確保公司資金的安全與合理使用，提高資金使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門涉及財政暫存暫付業務的相關活動。3.基本原則合法性原則：財政暫存暫付業務必須符合國家法律法規及公司相關財務制度的規定。真實性原則：所有暫存暫付業務應基于真實的經濟業務事項，確保資金流向清晰、準確。合理性原則：暫存暫付資金的使用應具有合理的目的和必要性，避免不合理的資金占用。及時性原則：對于暫存暫付業務，應及時進行賬務處理和清理，不得長期掛賬。責任明確原則：明確各部門及相關人員在財政暫存暫付業務中的職責，確保責任落實到人。二、財政暫存管理1.定義財政暫存是指公司在業務活動中，因特殊情況暫時收取或應支付但尚未支付的款項，在一定時期內需要進行結算或清理的資金。2.暫存范圍業務往來暫存：與供應商、客戶等業務合作過程中，因預收貨款、押金、保證金等原因形成的暫存資金。代收代付暫存：代收的員工款項（如水電費、社保費等）、代墊的費用（如差旅費、辦公用品費等）在未完成結算前的暫存。其他暫存：因其他特殊原因暫時收取的款項，如收到的不明來源款項待核實等。3.暫存資金的收取業務部門負責：業務部門在發生符合暫存條件的業務時，應及時與相關方溝通協調，確保暫存資金的準確收取。對于預收貨款，應簽訂相關合同或協議，明確預收金額、收款方式、結算時間等條款。財務部門審核：財務部門收到業務部門提交的暫存資金相關資料后，應進行認真審核，包括合同協議、收款憑證等，確保資金收取的真實性、合法性和準確性。審核無誤后，辦理收款入賬手續，并在財務系統中進行相應記錄。4.暫存資金的管理專戶存儲：暫存資金應存入公司指定的專門賬戶，與公司其他資金分開核算，確保資金的獨立性和安全性。定期核對：財務部門應定期對暫存資金進行核對，每月末編制暫存資金余額明細表，與業務部門核對暫存資金的收支情況及余額，確保賬賬相符、賬實相符。如發現差異，應及時查明原因并進行處理。風險防控：關注暫存資金的風險狀況，對于長期未結算的暫存資金，應及時與相關業務部門溝通，督促其盡快清理結算，防范資金風險。三、財政暫付管理1.定義財政暫付是指公司因業務需要，暫時支付給其他單位或個人的款項，在未來需要收回或進行結算的資金。2.暫付范圍差旅費暫付：員工因公務出差預借的差旅費。業務招待費暫付：為開展業務活動預先支付的招待費用。采購預付款暫付：因采購物資或服務，按照合同約定預先支付給供應商的款項。其他暫付：因其他臨時性業務需要暫時支付的款項。3.暫付資金的申請申請人填寫申請表：需要暫付資金的部門或個人應填寫《財政暫付申請表》，詳細說明暫付事由、金額、預計還款時間等信息，并附上相關的合同協議、審批文件等資料。部門負責人審批：申請表經所在部門負責人審核簽字，確認暫付事項的真實性、合理性及必要性，并對還款責任進行明確。財務部門審核：財務部門收到申請表后，對暫付金額的合理性、資金來源、還款計劃等進行審核。審核通過后，報公司領導審批。4.暫付資金的審批公司領導審批：根據公司的財務審批權限，暫付金額較小的由分管領導審批；金額較大的需經總經理審批。公司領導應綜合考慮業務情況、資金狀況等因素，對暫付申請進行審慎審批。審批意見記錄：審批人應在申請表上簽署明確的審批意見，同意或不同意暫付，并注明理由。如不同意，應說明原因并要求申請人補充或修改相關資料。5.暫付資金的支付財務部門辦理支付：經審批同意的暫付申請，財務部門根據審批意見辦理資金支付手續。支付方式應根據公司相關規定及實際情況選擇，如支票、電匯、網銀轉賬等。在支付過程中，應嚴格按照財務流程進行操作，確保資金支付的準確性和安全性。支付憑證留存：財務部門應妥善留存暫付資金的支付憑證，作為賬務處理和后續核對的依據。支付憑證應包括付款申請單、審批文件、銀行回單等相關資料。6.暫付資金的清理還款跟蹤：財務部門應建立暫付資金臺賬，對每筆暫付資金的使用情況和還款進度進行跟蹤管理。定期與暫付申請人及相關部門溝通，督促其按照預計還款時間及時還款。到期提醒：在暫付資金到期前，財務部門應提前向暫付申請人發送還款提醒通知，明確還款金額、還款時間及逾期后果等信息。清理結算：暫付申請人應在規定的還款時間內及時歸還暫付資金。如因特殊原因需要延期還款的，應提前向財務部門提出書面申請，經審批同意后方可延期。對于逾期未還的暫付資金，財務部門應采取相應的措施，如從工資中扣除、暫停相關業務審批等，直至收回暫付資金。四、賬務處理1.暫存暫付的賬務記錄財務部門應按照會計準則和公司財務制度的要求，對財政暫存暫付業務進行準確的賬務記錄。對于暫存資金，應貸記相關科目，如“其他應付款”等；對于暫付資金，應借記相關科目，如“其他應收款”等。每筆暫存暫付業務都應在財務系統中詳細記錄，包括業務日期、對方單位或個人、金額、事由、審批情況等信息，以便于查詢和核對。2.定期賬務核對與調整財務部門每月末應對暫存暫付科目進行全面核對，確保賬務記錄與實際情況相符。核對內容包括科目余額、明細賬目、與業務部門的對賬情況等。如發現賬務記錄有誤或與實際情況不符，應及時查明原因并進行調整。調整賬務時，應按照規定的審批流程進行，確保調整的準確性和合規性。五、監督與檢查1.內部審計監督公司內部審計部門定期對財政暫存暫付業務進行審計監督，檢查暫存暫付業務的合規性、真實性和準確性。審計內容包括暫存暫付資金的收支情況、賬務處理、審批流程、清理結算等方面。對于審計中發現的問題，內部審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。2.財務部門自查財務部門應定期對財政暫存暫付業務進行自查，加強內部管理和風險防控。自查內容包括暫存暫付資金的管理情況、賬務處理的準確性、與業務部門的溝通協調等方面。通過自查發現問題及時進行整改，并不斷完善相關管理制度和流程，提高財務管理水平。3.違規處理對于違反本制度規定的部門和個人，公司將視情節輕重給予相應的處罰。處罰措施包括警告、罰款、績效扣分、解除勞動合同等。對于因違規行為給公司造成經濟損失的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。構成犯罪的，將依法追究刑事責任。六、附則1.解釋權本制度