衛(wèi)生院藥房采購管理制度

衛(wèi)生院藥房采購管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院藥房采購管理，規(guī)范采購行為，確保藥品及相關(guān)物資的質(zhì)量，保障醫(yī)療工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院藥房所有藥品、醫(yī)療器械、醫(yī)用耗材、辦公用品及其他相關(guān)物資的采購活動(dòng)。3.基本原則合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先采購質(zhì)量可靠、療效確切、安全性高的藥品和物資。效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高資金使用效益。公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受內(nèi)部監(jiān)督和社會(huì)監(jiān)督。二、采購計(jì)劃管理1.需求預(yù)測藥房工作人員應(yīng)定期對(duì)藥品及物資的使用情況進(jìn)行分析，結(jié)合臨床診療需求、患者流量等因素，預(yù)測未來一段時(shí)間內(nèi)的采購需求。每月末，各科室負(fù)責(zé)人應(yīng)向藥房提交下月藥品及物資需求計(jì)劃，詳細(xì)列出所需品種、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.采購計(jì)劃編制藥房根據(jù)各科室提交的需求計(jì)劃，結(jié)合庫存情況，編制采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購品種、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。采購計(jì)劃應(yīng)經(jīng)藥房負(fù)責(zé)人審核后報(bào)衛(wèi)生院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計(jì)劃作為采購活動(dòng)的依據(jù)。3.計(jì)劃調(diào)整在采購計(jì)劃執(zhí)行過程中，如遇特殊情況需要調(diào)整采購計(jì)劃，相關(guān)科室應(yīng)及時(shí)向藥房提出申請(qǐng)。藥房根據(jù)實(shí)際情況對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，并報(bào)衛(wèi)生院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。調(diào)整后的采購計(jì)劃應(yīng)及時(shí)通知采購人員。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇建立供應(yīng)商評(píng)估和選擇機(jī)制，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查、實(shí)地考察、產(chǎn)品質(zhì)量評(píng)估等。優(yōu)先選擇具有合法經(jīng)營資質(zhì)、信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。采購人員應(yīng)收集供應(yīng)商的相關(guān)資料，包括營業(yè)執(zhí)照、藥品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證或經(jīng)營許可證、產(chǎn)品注冊(cè)證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、法人授權(quán)書等，并建立供應(yīng)商檔案。2.供應(yīng)商評(píng)估定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估周期為每年一次。評(píng)估方式包括實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析、用戶反饋等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)淘汰。3.供應(yīng)商溝通與合作與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解產(chǎn)品信息、價(jià)格變動(dòng)、供貨情況等。建立良好的合作關(guān)系，定期召開供應(yīng)商會(huì)議，共同探討解決合作過程中存在的問題，促進(jìn)雙方合作的持續(xù)發(fā)展。四、采購流程管理1.采購申請(qǐng)藥房采購人員根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，填寫采購申請(qǐng)表。采購申請(qǐng)表應(yīng)包括采購品種、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、申請(qǐng)日期、申請(qǐng)人等信息。采購申請(qǐng)表經(jīng)藥房負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至衛(wèi)生院采購部門。2.采購審批衛(wèi)生院采購部門收到采購申請(qǐng)表后，對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、采購預(yù)算的合規(guī)性等。采購申請(qǐng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)衛(wèi)生院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，采購部門將采購任務(wù)下達(dá)給采購人員。3.采購實(shí)施采購人員根據(jù)采購任務(wù)，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購方式包括招標(biāo)采購、詢價(jià)采購、競爭性談判采購、單一來源采購等，應(yīng)根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求選擇合適的采購方式。在采購過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等內(nèi)容。采購人員應(yīng)跟蹤采購進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如遇供應(yīng)商交貨延遲或產(chǎn)品質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。4.驗(yàn)收與入庫藥品及物資到貨后，藥房應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、包裝等。驗(yàn)收合格的藥品及物資應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單。入庫單應(yīng)包括入庫日期、品種、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息。驗(yàn)收不合格的藥品及物資應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退貨或換貨手續(xù)。5.付款管理藥房應(yīng)按照采購合同的約定及時(shí)辦理付款手續(xù)。付款前，采購人員應(yīng)核對(duì)發(fā)票、入庫單、采購合同等相關(guān)憑證，確保信息一致。付款申請(qǐng)經(jīng)藥房負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至衛(wèi)生院財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門審核無誤后，按照規(guī)定的付款方式進(jìn)行付款。五、采購合同管理1.合同簽訂采購人員應(yīng)在采購任務(wù)下達(dá)后，及時(shí)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括以下主要條款：采購品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等。采購合同簽訂后，采購人員應(yīng)將合同副本交藥房負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門存檔。2.合同執(zhí)行采購人員和藥房相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同的約定執(zhí)行合同。如遇合同變更或解除，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂書面協(xié)議。采購人員應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。如供應(yīng)商未按時(shí)交貨、產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求等，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。3.合同歸檔采購合同執(zhí)行完畢后，采購人員應(yīng)將合同原件及相關(guān)資料整理歸檔。歸檔資料應(yīng)包括采購合同、發(fā)票、入庫單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等。合同歸檔應(yīng)按照衛(wèi)生院檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別對(duì)采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、交貨期風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等。定期對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)審查和產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)；對(duì)于價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)，建立價(jià)格監(jiān)測機(jī)制，定期進(jìn)行市場調(diào)研；對(duì)于交貨期風(fēng)險(xiǎn)，與供應(yīng)商簽訂明確的交貨期條款，并加強(qiáng)跟蹤監(jiān)督；對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，在合同中明確違約責(zé)任，并加強(qiáng)合同執(zhí)行監(jiān)督；對(duì)于法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對(duì)采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控建立采購風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估。及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況，并調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)因采購風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致的損失進(jìn)行分析和總結(jié)，采取措施避免類似風(fēng)險(xiǎn)的再次發(fā)生。七、采購監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督衛(wèi)生院內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)藥房采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。藥房負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購人員的日常管理和監(jiān)督，確保采購活動(dòng)規(guī)范、透明。2.外部監(jiān)督接受衛(wèi)生行政部門、物價(jià)部門、藥監(jiān)部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，及時(shí)整改存在的問題。設(shè)立舉報(bào)信箱和舉報(bào)電話，接受社會(huì)公眾的監(jiān)督舉報(bào)。對(duì)舉報(bào)內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查核實(shí)，依法處理違規(guī)行為。3.考核評(píng)價(jià)建立采購人員考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)采購人員的工作