智能印章使用管理制度

智能印章使用管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司智能印章的管理，規(guī)范智能印章的使用流程，確保公司印章使用的安全、準(zhǔn)確、規(guī)范，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及所有涉及使用公司智能印章的人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保智能印章使用合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障智能印章的安全，防止印章被盜用、濫用、遺失等情況發(fā)生，對印章使用信息嚴(yán)格保密。3.審批授權(quán)原則：使用智能印章必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，明確授權(quán)范圍和責(zé)任。4.痕跡管理原則：所有智能印章使用記錄均應(yīng)詳細(xì)留存，以便追溯和查詢。二、智能印章管理職責(zé)分工（一）印章管理部門公司設(shè)立專門的印章管理部門，負(fù)責(zé)智能印章的日常維護(hù)、保管、使用監(jiān)督等工作。具體職責(zé)如下：1.制定智能印章管理制度和操作流程，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修訂和完善。2.負(fù)責(zé)智能印章設(shè)備的選型、采購、安裝、調(diào)試及維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.對智能印章使用人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉印章使用流程和相關(guān)規(guī)定。4.審核智能印章使用申請，對不符合規(guī)定的申請予以駁回，并說明理由。5.監(jiān)控智能印章的使用情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。6.定期對智能印章使用記錄進(jìn)行整理和歸檔，保存相關(guān)資料。（二）印章使用部門各部門負(fù)責(zé)本部門智能印章使用申請的發(fā)起、審批，并指定專人負(fù)責(zé)印章的實(shí)際使用操作。具體職責(zé)如下：1.根據(jù)工作需要，準(zhǔn)確填寫智能印章使用申請表，明確使用印章的事項(xiàng)、用途、文件名稱、份數(shù)等信息，并按照審批流程提交申請。2.對本部門智能印章使用人員進(jìn)行管理和監(jiān)督，確保其按照規(guī)定操作。3.配合印章管理部門做好智能印章的日常維護(hù)和安全管理工作。（三）審批人員各級審批人員按照授權(quán)范圍對智能印章使用申請進(jìn)行審批，確保申請事項(xiàng)合法合規(guī)、真實(shí)有效。審批人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審批，不得推諉、拖延。如對申請事項(xiàng)有疑問，應(yīng)及時(shí)與申請部門溝通核實(shí)。（四）系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)智能印章管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，包括用戶信息維護(hù)、權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)備份等工作。確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和異常情況。三、智能印章的配置與保管（一）智能印章的配置根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，合理配置智能印章的種類和數(shù)量。智能印章應(yīng)具備可靠的防偽、防篡改、記錄使用情況等功能。印章管理部門應(yīng)建立智能印章臺賬，詳細(xì)記錄印章的型號、編號、啟用時(shí)間、保管人等信息。（二）智能印章的保管1.智能印章應(yīng)存放在專門的保管區(qū)域，該區(qū)域應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲等安全條件。2.保管智能印章的人員必須經(jīng)過嚴(yán)格的選拔和培訓(xùn)，具備高度的責(zé)任心和安全保密意識。保管人員應(yīng)妥善保管智能印章設(shè)備及密鑰，不得將密鑰交予他人使用。3.智能印章設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備性能良好。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告印章管理部門并安排維修。4.非工作時(shí)間或節(jié)假日，智能印章原則上應(yīng)封存保管。如有特殊情況需要使用，必須經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行操作。四、智能印章使用流程（一）使用申請1.使用部門如需使用智能印章，應(yīng)填寫《智能印章使用申請表》，詳細(xì)注明使用印章的事項(xiàng)、用途、文件名稱、份數(shù)等信息，并附上相關(guān)文件或資料。申請表應(yīng)由申請人、部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.對于涉及重大事項(xiàng)、金額較大、合同協(xié)議等重要文件的印章使用申請，應(yīng)提前提交給相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行審核，審核通過后再提交印章管理部門。（二）審批流程1.申請表提交后，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。審批流程一般包括申請人部門負(fù)責(zé)人審批、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、財(cái)務(wù)部門審核（如需）、總經(jīng)理審批（根據(jù)具體情況）等環(huán)節(jié)。2.各級審批人員應(yīng)認(rèn)真審查申請事項(xiàng)，確保其合法合規(guī)、真實(shí)有效。如申請事項(xiàng)不符合規(guī)定，審批人員應(yīng)在申請表上注明理由并駁回申請。3.審批通過的申請表由印章管理部門留存一份，作為使用記錄和檔案資料，另一份交予印章使用人員作為操作依據(jù)。（三）印章使用1.印章使用人員在接到審批通過的申請表后，憑本人身份認(rèn)證信息登錄智能印章管理系統(tǒng)。2.按照系統(tǒng)提示和操作流程，使用智能印章進(jìn)行蓋章操作。蓋章過程應(yīng)進(jìn)行全程錄像或拍照留存，確保蓋章行為真實(shí)、可追溯。3.蓋章完成后，系統(tǒng)自動生成印章使用記錄，包括蓋章時(shí)間、蓋章文件名稱、蓋章位置等信息。印章使用人員應(yīng)仔細(xì)核對蓋章記錄，確認(rèn)無誤后提交系統(tǒng)。（四）用印文件歸檔1.印章使用完成后，使用部門應(yīng)及時(shí)將用印文件進(jìn)行整理歸檔。歸檔文件應(yīng)包括智能印章使用申請表、相關(guān)文件資料、蓋章后的文件副本等。2.歸檔文件應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號、裝訂，確保文件的完整性和規(guī)范性。檔案管理人員應(yīng)定期對歸檔文件進(jìn)行檢查和整理，防止文件丟失或損壞。五、智能印章使用的監(jiān)督與檢查（一）日常監(jiān)督1.印章管理部門應(yīng)定期對智能印章的使用情況進(jìn)行檢查，包括查看系統(tǒng)使用記錄、調(diào)閱蓋章錄像或照片等，確保印章使用符合規(guī)定流程。2.印章管理部門可通過現(xiàn)場巡查、電話抽查等方式，對印章使用人員的操作情況進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正并記錄。（二）定期審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對智能印章使用情況進(jìn)行審計(jì)，審查印章使用的合規(guī)性、審批流程的執(zhí)行情況、文件歸檔的完整性等。對于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（三）異常情況處理如發(fā)現(xiàn)智能印章使用存在異常情況，如未經(jīng)授權(quán)使用、使用記錄與實(shí)際情況不符、系統(tǒng)故障導(dǎo)致蓋章異常等，印章管理部門應(yīng)立即采取措施進(jìn)行調(diào)查處理。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告異常情況，并啟動應(yīng)急預(yù)案，防止公司利益受損。六、違規(guī)責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用智能印章。2.超越審批權(quán)限使用智能印章。3.在空白文件上加蓋智能印章。4.使用智能印章謀取個(gè)人私利或損害公司利益。5.泄露智能印章使用信息或密鑰。6.因保管不善導(dǎo)致智能印章遺失、被盜用或損壞。7.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）責(zé)任追究措施1.對于違規(guī)使用智能印章的行為，一經(jīng)查實(shí)，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、記過、記大過、降職、撤職、解除勞動合同等。2.如因違規(guī)使用智能印章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)