公司報銷全過程管理制度

公司報銷全過程管理制度總則1.目的本制度旨在規范公司報銷流程，加強費用控制，確保公司資金的合理使用，保障公司和員工的合法權益，提高財務管理效率，促進公司各項業務的順利開展。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職員工等。3.基本原則真實性原則：報銷憑證必須真實、合法、有效，能夠準確反映經濟業務的實際發生情況。合理性原則：報銷費用應符合公司的相關規定和實際工作需要，具有合理性和必要性。合規性原則：報銷行為必須符合國家法律法規和公司內部規章制度的要求。及時性原則：員工應在費用發生后及時辦理報銷手續，避免逾期報銷。報銷流程1.費用申請員工因工作需要發生費用支出時，應提前填寫《費用申請表》，詳細注明費用的用途、金額、預計發生時間等信息，并按照公司審批流程提交相關部門負責人審批。對于預算內的費用申請，部門負責人應根據工作實際情況進行審核，簽署意見后提交財務部門；對于預算外的費用申請，部門負責人應審核后報公司分管領導審批，再提交財務部門。2.費用報銷費用發生后，員工應在規定時間內（一般為費用發生后的[X]個工作日內）整理好相關報銷憑證，包括發票、收據、清單等，并按照《費用申請表》上的審批意見，依次提交給各級審批人進行審批。報銷憑證應符合以下要求：發票必須是由稅務機關統一監制的正規發票，發票內容應填寫完整，包括發票抬頭（公司全稱）、日期、項目、金額、發票專用章等。收據應是由財政部門監制的正規收據，收據內容應填寫完整，包括收據抬頭、日期、項目、金額、收款單位蓋章等。清單應是與發票或收據相對應的詳細清單，清單內容應包括商品或服務的名稱、規格、數量、單價、金額等。報銷憑證應粘貼整齊，使用膠水或膠棒粘貼，不得使用訂書釘、回形針等。3.審批流程部門負責人審批：部門負責人應根據費用的合理性和必要性，對報銷憑證進行審核，簽署審批意見。如同意報銷，應注明“同意報銷”字樣，并簽字確認；如不同意報銷，應注明原因，并簽字確認。財務審核：財務部門收到報銷憑證后，應按照財務制度和相關規定進行審核，重點審核報銷憑證的真實性、合法性、合規性、完整性以及費用的合理性。如審核通過，應簽字確認；如審核不通過，應注明原因，并將報銷憑證退回給員工。分管領導審批：對于金額較大或涉及重要事項的費用報銷，需報公司分管領導審批。分管領導應根據公司的相關政策和實際情況進行審批，簽署審批意見。總經理審批：對于重大費用支出或特殊情況的報銷，需報總經理審批。總經理應根據公司的戰略規劃和財務狀況進行審批，簽署審批意見。4.報銷支付經各級審批人審批通過的報銷申請，財務部門應及時安排支付。支付方式包括銀行轉賬、現金支付等，具體支付方式應根據公司財務規定和實際情況確定。對于采用銀行轉賬方式支付的報銷款項，財務部門應在審批通過后的[X]個工作日內將款項轉入員工指定的銀行賬戶；對于采用現金支付方式支付的報銷款項，員工應在收到通知后的[X]個工作日內到財務部門領取現金。報銷標準1.差旅費交通費用飛機票：根據公司業務需要和職級規定，乘坐經濟艙或公務艙。具體標準如下：公司高層管理人員：可乘坐公務艙。中層管理人員：根據實際情況，經審批后可乘坐公務艙，但原則上應優先選擇經濟艙。普通員工：乘坐經濟艙。火車票：根據公司業務需要和職級規定，乘坐硬座、硬臥、軟臥或高鐵二等座、一等座、商務座。具體標準如下：公司高層管理人員：可乘坐軟臥或高鐵一等座、商務座。中層管理人員：根據實際情況，經審批后可乘坐軟臥或高鐵一等座，但原則上應優先選擇硬臥或高鐵二等座。普通員工：乘坐硬座或硬臥或高鐵二等座。長途汽車票：根據實際情況，選擇合適的長途汽車乘坐，費用實報實銷，但應盡量選擇正規的客運公司。市內交通費：在出差地市內因工作需要乘坐出租車、公交車、地鐵等交通工具的費用，按照以下標準報銷：公司高層管理人員：實報實銷。中層管理人員：每天不超過[X]元。普通員工：每天不超過[X]元。住宿費用根據公司業務需要和出差地實際情況，按照以下標準報銷住宿費用：一線城市（如北京、上海、廣州、深圳等）：公司高層管理人員每天不超過[X]元，中層管理人員每天不超過[X]元，普通員工每天不超過[X]元。二線城市：公司高層管理人員每天不超過[X]元，中層管理人員每天不超過[X]元，普通員工每天不超過[X]元。三線及以下城市：公司高層管理人員每天不超過[X]元，中層管理人員每天不超過[X]元，普通員工每天不超過[X]元。如兩人或兩人以上一同出差，原則上應合住標準間，如需單獨住宿，需經部門負責人審批，并按照上述標準的[X]%報銷。餐飲補貼出差期間的餐飲補貼按照以下標準執行：一線城市：每天[X]元。二線城市：每天[X]元。三線及以下城市：每天[X]元。餐飲補貼已包含早餐、午餐和晚餐，不再另行報銷餐飲費用，但因業務需要發生的招待費除外。2.業務招待費業務招待費應嚴格按照公司規定的標準和審批程序進行報銷。招待客戶時，應優先選擇公司指定的招待場所，并按照以下標準控制費用：接待一般客戶：每次人均不超過[X]元。接待重要客戶：每次人均不超過[X]元。業務招待費報銷時，應提供詳細的招待清單，包括招待時間、地點、人員、事由等信息，并注明招待費用的具體金額。嚴禁以業務招待費為名進行公款吃喝、旅游等違規行為。3.辦公用品費辦公用品的采購應按照公司的相關規定進行，由行政部門統一負責。員工因工作需要領用辦公用品時，應填寫《辦公用品領用申請表》，經部門負責人審批后到行政部門領取。辦公用品費用的報銷應提供正規發票，并注明辦公用品的名稱、規格、數量、單價、金額等信息。對于金額較大的辦公用品采購，應通過招標、詢價等方式進行，確保采購價格合理、質量可靠。4.通訊費公司根據員工的工作需要，為員工提供一定標準的通訊補貼。通訊補貼標準如下：公司高層管理人員：每月[X]元。中層管理人員：每月[X]元。普通員工：每月[X]元。員工因工作需要發生的超出通訊補貼標準的通訊費用，可憑正規發票按照實報實銷的原則進行報銷，但應注明通訊費用的用途和使用時間。員工應使用公司統一規定的通訊工具，并按照公司的相關規定進行管理和使用。5.差旅費員工因工作需要出差時，應按照公司的相關規定填寫《出差申請表》，經部門負責人審批后安排出差。出差期間的住宿、交通、餐飲等費用按照上述差旅費標準進行報銷。員工出差返回后，應在規定時間內辦理報銷手續，逾期未辦理的，財務部門有權不予報銷。6.其他費用其他費用的報銷標準和審批程序按照公司的相關規定執行。對于特殊情況或臨時性費用支出，需經公司分管領導或總經理審批后才能報銷。報銷憑證管理1.憑證要求報銷憑證必須是真實、合法、有效的原始憑證，包括發票、收據、清單等。發票應按照國家稅務機關的規定開具，內容完整、字跡清晰、印章齊全。收據應是由財政部門監制的正規收據，內容完整、字跡清晰、印章齊全。清單應與發票或收據相對應，內容詳細、準確。2.憑證粘貼報銷憑證應使用膠水或膠棒粘貼在報銷單背面，不得使用訂書釘、回形針等。粘貼時應按照發票或收據的大小和順序進行排列，確保整齊、美觀。對于較大的發票或收據，可折疊后粘貼，但應注意折疊后的憑證不得影響內容的查看。3.憑證審核財務部門在收到報銷憑證后，應按照財務制度和相關規定進行審核，重點審核報銷憑證的真實性、合法性、合規性、完整性以及費用的合理性。如審核通過，財務部門應在報銷憑證上簽字確認；如審核不通過，財務部門應注明原因，并將報銷憑證退回給員工。4.憑證保管報銷憑證經審核通過并支付報銷款項后，財務部門應按照會計檔案管理的要求進行保管。報銷憑證的保管期限應按照國家有關規定執行，一般為[X]年。在保管期限內，報銷憑證應妥善保管，不得丟失、損壞或擅自銷毀。報銷審批權限1.一般費用報銷金額在[X]元以下的費用報銷，由部門負責人審批。金額在[X]元以上至[X]元的費用報銷，由部門負責人審核后報分管領導審批。金額在[X]元以上的費用報銷，由部門負責人審核、分管領導審核后報總經理審批。2.重大費用報銷對于重大費用支出或特殊情況的報銷，需報總經理審批。重大費用支出的標準和范圍由公司另行規定。3.特殊情況報銷對于特殊情況或臨時性費用支出，需經公司分管領導或總經理審批后才能報銷。特殊情況或臨時性費用支出的具體范圍和審批程序由公司另行規定。報銷時間規定1.員工應在費用發生后的[X]個工作日內整理好相關報銷憑證，并按照公司審批流程提交審批。2.各級審批人應在收到報銷申請后的[X]個工作日內完成審批。3.財務部門應在審批通過后的[X]個工作日內安排支付報銷款項。監督與檢查1.公司財務部門應定期對報銷情況進行檢查和統計分析，及時發現和糾正報銷過程中存在的問題。2.公