公司用辦公用品管理制度

公司用辦公用品管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購(gòu)、使用、保管等行為，節(jié)約成本，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）管理原則1.按需領(lǐng)用原則：?jiǎn)T工根據(jù)工作實(shí)際需要領(lǐng)用辦公用品，避免浪費(fèi)。2.勤儉節(jié)約原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用辦公用品，降低公司運(yùn)營(yíng)成本。3.歸口管理原則：辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放、管理等工作由行政部門歸口負(fù)責(zé)。二、辦公用品的分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公文具類1.書寫工具：如鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。2.紙制品：如打印紙、復(fù)印紙、便簽紙、筆記本等。3.文件夾、檔案袋、文件盒等。4.膠水、膠帶、訂書機(jī)、訂書釘、回形針、大頭針等。5.計(jì)算器、直尺、三角板、剪刀等辦公輔助工具。（二）辦公設(shè)備類1.電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等。2.辦公桌椅、文件柜、保險(xiǎn)柜等辦公家具。3.空調(diào)、飲水機(jī)、投影儀、音響等辦公電器設(shè)備。（三）消耗用品類1.墨盒、硒鼓、打印紙、復(fù)印紙、傳真紙等辦公耗材。2.清潔劑、消毒劑、垃圾袋等清潔用品。3.茶葉、咖啡、一次性紙杯等飲品及用品。（四）其他類1.名片、胸卡、工作證等。2.節(jié)日禮品、員工福利等相關(guān)用品。（五）辦公用品標(biāo)準(zhǔn)1.辦公文具類根據(jù)員工崗位需求，按季度或半年發(fā)放一定數(shù)量，如普通員工每月一支中性筆、一本筆記本，部門負(fù)責(zé)人適當(dāng)增加。2.辦公設(shè)備類根據(jù)工作需要合理配置，如每[X]人配備一臺(tái)電腦，根據(jù)業(yè)務(wù)量配置打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。3.消耗用品類根據(jù)實(shí)際使用情況定期補(bǔ)充，如打印紙根據(jù)每月打印量預(yù)估補(bǔ)充。三、辦公用品的采購(gòu)（一）采購(gòu)計(jì)劃1.各部門應(yīng)在每月[X]日前將下月辦公用品需求計(jì)劃報(bào)行政部門。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等。2.行政部門根據(jù)各部門需求計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況，編制公司辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購(gòu)流程1.審批后的采購(gòu)計(jì)劃由行政部門負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu)。采購(gòu)人員應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。2.采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.采購(gòu)人員應(yīng)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。對(duì)于不符合合同要求的辦公用品，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（三）采購(gòu)驗(yàn)收1.辦公用品到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購(gòu)合同一致。2.驗(yàn)收合格的辦公用品應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫入庫(kù)單。入庫(kù)單應(yīng)注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。3.驗(yàn)收不合格的辦公用品，行政部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商更換或補(bǔ)貨。如因供應(yīng)商原因造成的損失，行政部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同追究供應(yīng)商的責(zé)任。四、辦公用品的領(lǐng)用（一）領(lǐng)用流程1.員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表。申請(qǐng)表應(yīng)注明領(lǐng)用辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)員工的辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后簽字確認(rèn)。3.員工持經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字的辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表到行政部門領(lǐng)取辦公用品。行政部門根據(jù)申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（二）領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)1.員工應(yīng)按照辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用辦公用品，不得超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用。2.對(duì)于貴重辦公用品，如電腦、打印機(jī)等，員工應(yīng)妥善保管，如有丟失、損壞等情況，應(yīng)照價(jià)賠償。（三）特殊情況領(lǐng)用1.因工作需要臨時(shí)增加辦公用品領(lǐng)用的，員工應(yīng)填寫臨時(shí)辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后領(lǐng)取。2.對(duì)于緊急辦公用品需求，行政部門可先發(fā)放，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦領(lǐng)用手續(xù)。五、辦公用品的保管（一）倉(cāng)庫(kù)管理1.行政部門應(yīng)設(shè)立辦公用品倉(cāng)庫(kù)，對(duì)辦公用品進(jìn)行分類存放。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、通風(fēng)、干燥，確保辦公用品不受潮、不受損。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)記錄在盤點(diǎn)表上，如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（二）庫(kù)存管理1.行政部門應(yīng)建立辦公用品庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄辦公用品的入庫(kù)、出庫(kù)、庫(kù)存數(shù)量等信息。庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)定期更新，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。2.對(duì)于庫(kù)存不足的辦公用品，行政部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu)，以保證工作的正常開展。（三）安全管理1.辦公用品倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保倉(cāng)庫(kù)安全。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉(cāng)庫(kù)管理制度，不得擅自離崗，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)。六、辦公用品的使用與維護(hù)（一）使用規(guī)范1.員工應(yīng)按照辦公用品的使用說(shuō)明正確使用辦公用品，不得隨意拆卸、改裝辦公用品。2.對(duì)于辦公設(shè)備類，員工應(yīng)定期進(jìn)行清潔、保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)通知行政部門維修人員進(jìn)行維修。3.員工應(yīng)節(jié)約使用辦公用品，如雙面打印、復(fù)印，減少紙張浪費(fèi)；合理設(shè)置空調(diào)溫度，節(jié)約用電等。（二）維護(hù)責(zé)任1.辦公設(shè)備類的維護(hù)由行政部門維修人員負(fù)責(zé)。維修人員應(yīng)定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行巡檢，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除設(shè)備故障。2.對(duì)于因員工使用不當(dāng)造成的辦公用品損壞，員工應(yīng)照價(jià)賠償。（三）報(bào)廢處理1.對(duì)于已損壞無(wú)法修復(fù)或已達(dá)到使用年限的辦公用品，行政部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行報(bào)廢處理。2.報(bào)廢辦公用品應(yīng)填寫報(bào)廢申請(qǐng)表，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的辦公用品，行政部門應(yīng)統(tǒng)一處理，如變賣、捐贈(zèng)等，處理所得收入應(yīng)上繳公司財(cái)務(wù)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)辦公用品的采購(gòu)、使用、保管等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.辦公用品采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況。2.辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表的填寫及審批情況。3.辦公用品的使用情況，是否存在浪費(fèi)現(xiàn)象。4.辦公用品的保管情況，賬物是否相符。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門每月對(duì)辦公用品的管理情況進(jìn)行一次定期檢查。2.不定期抽查：行政部門不定期對(duì)各部門辦公用品的使用、保管等情況進(jìn)行抽查。（四）問題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門或人員發(fā)出整改通知，要求其限期整改。2.對(duì)于違反辦公用品管理制度的