異地子公司采購(gòu)管理制度

異地子公司采購(gòu)管理制度總則目的為規(guī)范異地子公司采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，確保采購(gòu)工作的高效、有序進(jìn)行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利開展，降低采購(gòu)成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司在異地設(shè)立的所有子公司及其下屬部門的采購(gòu)活動(dòng)。基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證采購(gòu)物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購(gòu)策略和方法，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。3.公開、公平、公正原則：采購(gòu)過程應(yīng)公開透明，遵循公平競(jìng)爭(zhēng)的原則，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有機(jī)會(huì)參與采購(gòu)活動(dòng)，保證采購(gòu)結(jié)果的公正性。4.職責(zé)分離原則：采購(gòu)業(yè)務(wù)的審批、執(zhí)行、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)應(yīng)相互分離、相互制約，防止舞弊行為的發(fā)生。采購(gòu)組織與職責(zé)采購(gòu)部門設(shè)置異地子公司應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)模和采購(gòu)需求，設(shè)立獨(dú)立的采購(gòu)部門，明確采購(gòu)部門的職責(zé)和崗位設(shè)置。采購(gòu)部門應(yīng)配備專業(yè)的采購(gòu)人員，負(fù)責(zé)采購(gòu)業(yè)務(wù)的具體實(shí)施。采購(gòu)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行子公司采購(gòu)計(jì)劃，確保采購(gòu)物資及時(shí)、準(zhǔn)確供應(yīng)。2.收集、整理、分析市場(chǎng)信息，尋找合格供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。3.組織采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的問題。4.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收工作，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量符合要求。5.負(fù)責(zé)采購(gòu)成本的控制和核算，定期進(jìn)行采購(gòu)成本分析，提出降低采購(gòu)成本的建議和措施。6.配合公司內(nèi)部審計(jì)部門和其他相關(guān)部門，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督和檢查。其他部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，明確采購(gòu)物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對(duì)采購(gòu)物資的使用效果進(jìn)行跟蹤和反饋。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的支付，參與采購(gòu)合同的評(píng)審，負(fù)責(zé)采購(gòu)成本的核算和分析。3.質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，參與供應(yīng)商的評(píng)估和管理，對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量問題提出處理意見。采購(gòu)計(jì)劃管理采購(gòu)計(jì)劃的編制1.需求部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際需求，提前編制采購(gòu)需求計(jì)劃，并提交給采購(gòu)部門。采購(gòu)需求計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.采購(gòu)部門收到需求部門提交的采購(gòu)需求計(jì)劃后，應(yīng)進(jìn)行匯總、分析和審核，結(jié)合庫(kù)存情況，編制采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)物資的詳細(xì)清單、采購(gòu)時(shí)間安排、采購(gòu)預(yù)算等內(nèi)容。3.采購(gòu)計(jì)劃編制完成后，應(yīng)提交給子公司管理層審批。經(jīng)審批后的采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)作為采購(gòu)工作的依據(jù)，嚴(yán)格執(zhí)行。采購(gòu)計(jì)劃的調(diào)整1.在采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行過程中，如因市場(chǎng)變化、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃調(diào)整等原因需要對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，需求部門應(yīng)及時(shí)向采購(gòu)部門提出調(diào)整申請(qǐng)，并說明調(diào)整的原因和內(nèi)容。2.采購(gòu)部門收到調(diào)整申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核和評(píng)估，根據(jù)實(shí)際情況編制采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整方案，并提交給子公司管理層審批。經(jīng)審批后的采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整方案應(yīng)作為采購(gòu)工作的依據(jù)，嚴(yán)格執(zhí)行。供應(yīng)商管理供應(yīng)商的選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫(kù)。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，根據(jù)供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)估，確定合格供應(yīng)商名單。3.對(duì)于重要物資的采購(gòu)，應(yīng)組織相關(guān)部門對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保情況等，確保供應(yīng)商具備良好的合作條件。4.根據(jù)考察結(jié)果，采購(gòu)部門應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。供應(yīng)商的評(píng)估與考核1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。評(píng)估周期一般為每季度一次，對(duì)于重要供應(yīng)商應(yīng)每月進(jìn)行一次評(píng)估。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰。3.建立供應(yīng)商績(jī)效檔案，記錄供應(yīng)商的評(píng)估結(jié)果和合作情況，為供應(yīng)商的選擇和管理提供依據(jù)。供應(yīng)商的激勵(lì)與約束1.建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于在產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購(gòu)份額、給予價(jià)格優(yōu)惠、頒發(fā)榮譽(yù)證書等。2.建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對(duì)于違反合作協(xié)議、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、交貨期延誤等問題的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的懲罰措施，如減少采購(gòu)份額、扣除貨款、終止合作協(xié)議等。采購(gòu)流程管理采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際需求，填寫采購(gòu)申請(qǐng)表，明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并提交給采購(gòu)部門。2.采購(gòu)申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，方可提交給采購(gòu)部門。采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，應(yīng)進(jìn)行審核和評(píng)估，根據(jù)采購(gòu)金額和采購(gòu)物資的重要性，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。2.對(duì)于金額較小的采購(gòu)申請(qǐng)，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于金額較大的采購(gòu)申請(qǐng)，應(yīng)提交給子公司管理層審批。3.經(jīng)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)表應(yīng)作為采購(gòu)工作的依據(jù)，嚴(yán)格執(zhí)行。采購(gòu)詢價(jià)與報(bào)價(jià)1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)表的要求，向多家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商提供采購(gòu)物資的報(bào)價(jià)、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等信息。2.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)回復(fù)詢價(jià)函，采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和分析，比較不同供應(yīng)商的價(jià)格水平、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等因素，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行談判。采購(gòu)談判1.采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行談判，就采購(gòu)物資的價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取達(dá)成雙方滿意的合作協(xié)議。2.談判過程中，采購(gòu)部門應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和市場(chǎng)行情，合理運(yùn)用談判技巧，維護(hù)公司的利益。3.談判結(jié)束后，采購(gòu)部門應(yīng)編寫談判報(bào)告，記錄談判過程和結(jié)果，提交給子公司管理層審批。采購(gòu)合同簽訂1.根據(jù)談判結(jié)果，采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)提交給公司法律部門或法律顧問進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。3.采購(gòu)合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相關(guān)工作。采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同的要求，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物資的詳細(xì)清單、交貨期、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。2.采購(gòu)訂單下達(dá)后，應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。采購(gòu)物資驗(yàn)收1.采購(gòu)物資到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)通知質(zhì)量部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。質(zhì)量部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收內(nèi)容和驗(yàn)收方法。2.采購(gòu)物資到貨后，質(zhì)量部門應(yīng)按照驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行檢查。如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)物資存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.驗(yàn)收合格的采購(gòu)物資，質(zhì)量部門應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，并辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的采購(gòu)物資，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商退貨、換貨或補(bǔ)貨等事宜。采購(gòu)付款1.采購(gòu)物資驗(yàn)收合格并辦理入庫(kù)手續(xù)后，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同的約定，填寫付款申請(qǐng)單，提交給財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門收到付款申請(qǐng)單后，應(yīng)審核采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證，確保付款手續(xù)齊全、合規(guī)。審核無誤后，按照公司規(guī)定的付款流程進(jìn)行付款。3.對(duì)于金額較大的采購(gòu)付款，應(yīng)實(shí)行銀行轉(zhuǎn)賬支付；對(duì)于金額較小的采購(gòu)付款，可以采用現(xiàn)金支付或其他方式支付。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解市場(chǎng)價(jià)格變化和供應(yīng)情況，合理安排采購(gòu)計(jì)劃，避免因市場(chǎng)波動(dòng)導(dǎo)致采購(gòu)成本增加或物資供應(yīng)中斷。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評(píng)估和考核機(jī)制，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商合作，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約束供應(yīng)商的行為。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：加強(qiáng)采購(gòu)物資的質(zhì)量控制，嚴(yán)格按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量符合要求。對(duì)于重要物資，應(yīng)增加檢驗(yàn)頻次和檢驗(yàn)項(xiàng)目，對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行定期審核，督促供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，簽訂合同前應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，確保合同條款合法、合規(guī)、明確、完整。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，督促雙方履行合同義務(wù)，避免合同糾紛的發(fā)生。采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)異地子公司的采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督和檢查，檢查內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購(gòu)流程的合規(guī)性、供應(yīng)商管理情況、采購(gòu)合同的簽訂和履行情況等。2.采購(gòu)部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計(jì)部門的工作，提供相關(guān)資料和信息，對(duì)審計(jì)