機關總部材料設備管理制度

機關總部材料設備管理制度一、總則1.目的為加強機關總部材料設備管理，規范材料設備采購、使用、維護、處置等流程，提高材料設備使用效率，降低成本，確保公司各項工作順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于機關總部各部門及所屬單位的材料設備管理。3.基本原則統一管理原則：機關總部對材料設備實行統一規劃、統一采購、統一調配、統一核算。合理配置原則：根據工作實際需要，合理配置材料設備，提高使用效益。節約高效原則：樹立節約意識，降低采購成本和使用成本，提高工作效率。責任追究原則：對材料設備管理過程中出現的違規行為，追究相關人員責任。二、管理職責1.綜合管理部門負責制定和完善材料設備管理制度，并組織實施。負責材料設備采購計劃的審核、匯總和上報。負責材料設備采購、驗收、入庫、保管、發放、調配、報廢等環節的監督管理。負責建立材料設備管理臺賬，定期進行清查盤點，確保賬物相符。2.使用部門負責提出本部門材料設備采購需求計劃。負責本部門材料設備的使用、日常維護和保管，確保設備正常運行。負責配合綜合管理部門做好材料設備的驗收、清查盤點等工作。負責本部門材料設備的報廢申請。3.財務部門負責材料設備采購資金的預算安排和審核。負責材料設備采購費用的核算和支付。負責對材料設備管理情況進行財務監督。三、采購管理1.采購計劃使用部門應根據工作需要和實際庫存情況，于每年[具體時間]前提出下一年度材料設備采購需求計劃，報綜合管理部門審核。綜合管理部門對各部門采購需求計劃進行審核、匯總，結合公司預算安排，編制年度材料設備采購計劃，報公司領導審批后組織實施。因工作急需或特殊情況需要臨時采購材料設備的，使用部門應填寫《臨時采購申請表》，說明采購原因、采購內容、預計金額等，經部門負責人簽字后報綜合管理部門審核，分管領導審批后實施。2.采購方式材料設備采購應根據采購金額、采購性質等因素，選擇合適的采購方式，包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等。達到下列標準之一的采購項目，應采用公開招標方式：貨物類采購單項合同估算價在[具體金額]萬元以上的。服務類采購單項合同估算價在[具體金額]萬元以上的。工程類采購單項合同估算價在[具體金額]萬元以上的。達到下列標準之一的采購項目，可采用邀請招標方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的。采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的。達到下列標準之一的采購項目，可采用競爭性談判方式：招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的。技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的。采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的。不能事先計算出價格總額的。達到下列標準之一的采購項目，可采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的。發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可采用詢價方式采購。3.采購流程綜合管理部門根據批準的采購計劃，制定采購方案，明確采購方式、采購時間、采購預算等內容。按照選定的采購方式，發布采購公告或邀請供應商參與采購活動。組織對供應商進行資格審查，確定入圍供應商名單。與入圍供應商進行談判、詢價或簽訂采購合同。采購合同簽訂后，綜合管理部門應及時將合同副本送財務部門備案。采購到貨后，綜合管理部門組織使用部門、質量檢驗部門等相關人員進行驗收。驗收合格的，辦理入庫手續；驗收不合格的，按照合同約定處理。四、驗收管理1.驗收標準材料設備的驗收應按照合同約定的規格、型號、數量、質量等標準進行。對國家有強制性標準的材料設備，應按照國家強制性標準進行驗收。對沒有合同約定或國家強制性標準的材料設備，應按照行業通用標準或企業內部標準進行驗收。2.驗收程序采購到貨后，綜合管理部門應及時通知使用部門和質量檢驗部門等相關人員組成驗收小組進行驗收。驗收小組應按照驗收標準對材料設備的數量、規格、型號、外觀、質量等進行逐一檢查，并填寫《材料設備驗收單》。對驗收合格的材料設備，驗收小組成員應在《材料設備驗收單》上簽字確認；對驗收不合格的材料設備，應注明不合格原因，并及時與供應商聯系處理。驗收合格的材料設備，由綜合管理部門辦理入庫手續；驗收不合格的材料設備，由綜合管理部門負責督促供應商進行更換、退貨或補貨等處理。五、入庫管理1.入庫登記驗收合格的材料設備，由倉庫管理人員按照類別、規格、型號等進行分類存放，并建立入庫臺賬，詳細記錄材料設備的名稱、規格、型號、數量、供應商、入庫時間等信息。入庫臺賬應定期與財務部門的賬目進行核對，確保賬賬相符。2.庫存管理倉庫應保持整潔、通風、干燥，確保材料設備存放安全。倉庫管理人員應定期對材料設備進行清查盤點，及時發現和處理庫存積壓、損壞、變質等問題。對貴重材料設備和易燃易爆、有毒有害等危險物品，應實行專人專管，嚴格按照相關規定進行存放和保管。六、發放管理1.發放原則材料設備的發放應遵循“按需發放、先進先出”的原則。使用部門應根據工作實際需要，填寫《材料設備領用申請表》，經部門負責人簽字后報綜合管理部門審批。2.發放程序綜合管理部門對《材料設備領用申請表》進行審核，批準后通知倉庫管理人員發放材料設備。倉庫管理人員根據批準的《材料設備領用申請表》，按照規定的數量、規格、型號等發放材料設備，并填寫《材料設備發放單》。《材料設備發放單》應一式三聯，一聯由倉庫管理人員留存，一聯交使用部門，一聯交財務部門作為記賬憑證。七、使用管理1.使用部門職責使用部門應指定專人負責本部門材料設備的管理和使用，確保設備正常運行。使用人員應嚴格按照操作規程使用材料設備，不得擅自更改設備參數或違規操作。使用部門應定期對材料設備進行維護保養，做好設備的清潔、潤滑、緊固、調整等工作，及時發現和排除設備故障。使用部門應建立材料設備使用臺賬，詳細記錄設備的使用時間、使用情況、維護保養情況等信息。2.借用管理因工作需要借用其他部門材料設備的，借用部門應填寫《材料設備借用申請表》，經借用部門負責人和被借用部門負責人簽字后報綜合管理部門審批。綜合管理部門對《材料設備借用申請表》進行審核，批準后通知倉庫管理人員辦理借用手續。借用部門應按照規定的時間歸還借用的材料設備，如有損壞或丟失，應照價賠償。八、維護管理1.維護計劃綜合管理部門應根據材料設備的使用情況和維護保養要求，制定年度維護計劃，明確維護內容、維護時間、維護責任人等。使用部門應按照年度維護計劃，組織實施本部門材料設備的維護保養工作。2.維護方式材料設備的維護方式包括日常維護、一級保養、二級保養、三級保養等。日常維護由使用人員負責，每天對設備進行清潔、檢查、潤滑等工作。一級保養一般每月或每季度進行一次，以設備操作人員為主，維修人員輔助，對設備進行局部解體檢查和清洗，調整設備各部位的配合間隙，緊固設備的各個部位。二級保養一般每半年或一年進行一次，以維修人員為主，操作人員參加，對設備進行全面解體檢查和清洗，修復或更換磨損的零部件，檢查和調整設備的精度、性能，對電氣系統進行檢查和保養。三級保養一般每年或每兩年進行一次，以維修人員為主，操作人員參加，對設備進行全面解體檢查和維修，修復或更換磨損嚴重的零部件，檢查和調整設備的精度、性能，對電氣系統進行全面檢查和保養，對設備進行技術改造和升級。3.維護記錄使用部門應建立材料設備維護記錄臺賬，詳細記錄設備的維護時間、維護內容、維護人員等信息。維護記錄臺賬應定期與設備管理臺賬進行核對，確保賬賬相符。九、處置管理1.報廢條件材料設備符合下列條件之一的，可申請報廢：已超過規定使用年限，且技術性能落后，無法滿足工作需要的。因意外事故或自然災害造成嚴重損壞，無法修復的。因技術進步，已被淘汰的。其他原因不能繼續使用的。2.報廢程序使用部門應填寫《材料設備報廢申請表》，說明報廢原因、設備名稱、規格、型號、購置時間、使用情況等，經部門負責人簽字后報綜合管理部門審核。綜合管理部門組織相關人員對申請報廢的材料設備進行鑒定，確認符合報廢條件的，報公司領導審批。經批準報廢的材料設備，由綜合管理部門組織進行處置。處置方式包括變賣、捐贈、報廢銷毀等。處置收入應及時上繳公司財務部門，納入公司預算管理。3.資產核銷財務部門根據批準的材料設備報廢文件，及時進行資產核銷，調整相關賬目。十、監督檢查1.監督檢查內容材料設備管理制度的執行情況。采購計劃的執行情況。驗收、入庫、發放、使用、維護、處置等環節的管理情況。材料設備的賬物相符情況。2.監督檢查方式定期檢查：綜合管理部門定期對各部門材