營銷會議流程

會議手冊會議主題xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx會議目的xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx會前工作會議負責人、主持人、報告人（1）根據會議地點、會議規模確定會議負責人；（2）確定會議主持人和相關報告人；（3）會議負責人通知會議主持人和相關報告人，將會議策劃方案、會議內容、會議議程等發至他們，以便更好地準備主持詞和報告PPT;會議工作組會議負責人，統籌會議的整個流程，會前準備、會議執行過程中的各方協調、會后的總結、報銷等工作，并負責組建會議工作組，包括會務小組，后勤小組，影音小組，媒體小組，各組選出組長進行工作協調。各組分工見《會議工作組分工表》。會議邀請函、會議議程、會議指南（1）會議負責人與會務小組根據會議主題和內容，形成會議邀請函。媒體小組通過微信公眾號，云資訊等方式進行媒體宣傳，影音小組提前開通直播間進行直播預告和宣傳，也可將邀請函直接發送給意向參會人員；（2）根據會議主題和會議內容，初步確定會議議程；（3）會議前至少一周，會務小組需要形成會議指南（含會議日程安排、酒店路線等）；（4）會議前五天，會務小組每天跟進參會人員和專家的邀請情況，初步確定住宿、用餐、會議資料等事宜的準備情況，并與后勤小組3、酒店對接由會議負責人結合會議實際情況，進行酒店的篩選和對比，并與酒店進行對接，由會務小組進行協助。（1）根據會議議程和會議安排，初步判斷所需會議室的數量、規模、設施；用餐的數量、規格；住宿的數量等，以此篩選酒店，對比酒店的位置、設施及價格，確定酒店；（2）確定酒店后，對接酒店銷售經理，預定會議室、用餐數量和規格、房間數量和規格，并與酒店簽署協議；（3）對接酒店確定細節安排：一是會議室設備設施情況、會議室宣傳品布置的尺寸要求及注意事項（條幅數量和尺寸，是否有LED背景墻及其尺寸，簽到背景墻尺寸等）、茶歇服務標準及收費；二是用餐的菜單、酒水能否自帶、是否收服務費等問題的確認。4、酒水（1）結合預算和實際情況確定酒水購買種類、品牌型號和數量；（2）由后勤小組聯系商家進行預訂，約定送貨時間、地點、聯絡人，如果直接送到酒店，提前與酒店聯絡。10、資料袋根據會議內容確定需要的資料類別和數量；將所需資料和禮品一起裝進公司手提袋。會中工作：簽到根據參會信息統計表打印帶信息《簽到表》和空白《簽到表》，準備簽到用筆；簽到表設置備注一欄，統計參會代表是否用晚宴；將資料袋放置簽到臺后，簽到時分發資料袋；參會人員簽到完成后引導其到簽到背景墻進行簽名。會場LED背景/投影儀：會議主持開始及致辭時，畫面固定在主背景；主持人：介紹每一個發言和報告，在基本介紹詞說完后，加一句“大家掌聲歡迎！”；音樂播放：根據會議流程播放音樂，包括會議開幕，主持人登場，領導登場，促單互動環節。拍照：會場四個角分別拍攝整體照片，需拍上橫幅、屏幕、全部參會代表；發言人和報告人需要有特寫照片；網絡直播：會議正式開始前半小時進行直播預熱，會議期間根據領導和嘉賓發言調整機位，并適時拍攝觀眾區域。錄音：參會代表發言，尤其是嘉賓、專家等發言需進行錄音；話筒：準備1-2支無線話筒，在會議溝通互動階段給參會人員發言使用。茶歇提前對接酒店會議室負責人，提前準備茶歇桌子，將茶歇放置在會議室門口，并且準備1-2個垃圾桶；注意茶歇時間，及時提醒茶歇時間；茶歇時間根據會議時間進行具體安排。晚宴由會務小組負責提前對接酒店，準備茶水；對接餐廳服務員，晚宴桌子排上序號，設置主桌為1號2號，重要嘉賓坐到1、2桌。會務小組工作人員提前在門口、酒店轉彎處等位置占位，引導參會人員從會議室到餐廳用餐，若人手充足可協助會后的物料和設備整理工作。領導致辭敬酒會后工作：物料和設備整理回收原則上會議結束后是由后勤小組和影音小組分工整理，視會場現場情況各小組要協作配合，確保會后整理工作穩定有序完成。將簽到表保存好，將剩余資料、展架整理回收，租用物品由服務商加負責拆卸回收，由勤小組負責；會場用設備的整理和安全存放