新入職秘書培訓(xùn)內(nèi)容

第4頁(yè)共26頁(yè)秘書工作規(guī)范秘書的位置較重要，可以稱之為領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，是本部門的內(nèi)管家。日常工作臨時(shí)性的事情多，綜合性強(qiáng)，職能繁雜，所以秘書們應(yīng)增強(qiáng)對(duì)工作的責(zé)任感、緊迫感，提高工作的自覺性和主動(dòng)性，面對(duì)新的問題、新的情況時(shí)，要勇于思考與探索，才能不斷開拓新局面。在工作中領(lǐng)導(dǎo)、同事或從打交道的這些人身上學(xué)習(xí)到他們的工作思路、工作方法、工作經(jīng)驗(yàn)以及工作作風(fēng)，這對(duì)提高自己的組織能力、公關(guān)技巧、分析判斷能力都有好的幫助，對(duì)人生閱歷的增長(zhǎng)和能力的培養(yǎng)都是一次難得的鍛煉機(jī)遇，同時(shí)還會(huì)獲得多個(gè)方面的知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，可以全面提高自身素質(zhì)。下面是秘書人員規(guī)范操作：接待禮儀接待來賓、顧客、客戶時(shí)，應(yīng)微笑招呼、起立接待，不得有任何輕視、怠慢及任何不文明、不禮貌的語(yǔ)言、表情和行為。工作時(shí)間與來賓、客戶交談必須用普通話（來賓、顧客、客戶先使用方言則可用方言）。一般情況下與來賓、客戶交談，需將其禮貌引入接待室，倒茶接待。交接物品，一般雙手遞送，以“請(qǐng)”字當(dāng)先，物品尖銳端應(yīng)面向自己。送茶水至客人位置前的茶幾或桌上后，應(yīng)略欠身，做“請(qǐng)”的手勢(shì)。遞送或接受名片時(shí)，應(yīng)面帶微笑，態(tài)度恭敬，接受名片時(shí)忌不看一眼即收起來。與來賓、客戶洽談時(shí)，應(yīng)態(tài)度坦誠(chéng)、注意傾聽，與對(duì)方平等交談，忌態(tài)度傲慢。與客人交談眼睛要平視對(duì)方，不可左顧右盼，上下打量。與客人談話的聲音以對(duì)方能聽清楚為限。語(yǔ)調(diào)平穩(wěn)，速度適中，表達(dá)簡(jiǎn)潔清晰。客人說話時(shí)一般不要插話。談話內(nèi)容不能涉及隱私和機(jī)密。一般不以“不”字回答顧客，應(yīng)以積極的態(tài)度幫助顧客解決問題。接線禮儀電話鈴響三聲前應(yīng)予接聽，接聽電話須用普通話：“您好，通程商業(yè)公司”（內(nèi)線：“您好，××部門”）。接聽過程中不可使用俚語(yǔ)，更不可出現(xiàn)粗言穢語(yǔ)。接聽私人電話不能超過3分鐘。對(duì)方打錯(cuò)電話，如找錯(cuò)公司，應(yīng)禮貌回復(fù)；如找錯(cuò)部門，應(yīng)主動(dòng)提供正確的應(yīng)找部門電話號(hào)碼或內(nèi)線號(hào)碼。通話簡(jiǎn)明扼要，不得在電話中聊天。需要傳喚他人時(shí)，應(yīng)握住話筒下部，避免工作情況等傳輸出去。如對(duì)方找的人不在，應(yīng)禮貌詢問是否需要轉(zhuǎn)告，如得到確認(rèn)，應(yīng)代為作好電話記錄，并傳達(dá)給本人。對(duì)方未掛電話前，接聽者不能先掛電話。確保上司被不必要的電話騷擾。隨時(shí)預(yù)備筆及記錄簿，以作好電話留言記錄。記錄轉(zhuǎn)達(dá)留言的要點(diǎn)：⑴應(yīng)記錄好接聽日期及時(shí)間、被電訪的人、對(duì)方姓名、電話號(hào)碼及公司名稱、留言內(nèi)容。⑵復(fù)述以上內(nèi)容，讓對(duì)方知道已記下正確的內(nèi)容。⑶將留言記錄放在被電訪人的桌上，使其回來后能及時(shí)知道。對(duì)于投訴電話，應(yīng)及時(shí)將電話轉(zhuǎn)交有處理權(quán)限之人；若無法交即轉(zhuǎn)交，須盡量安撫投訴者，并及時(shí)將此信息反饋至主管部門。系統(tǒng)操作漢字錄入速度80字/分鐘以上為達(dá)標(biāo)。熟練并快速使用Office辦公軟件進(jìn)行文字和表格處理。每天進(jìn)入公司信息平臺(tái)瀏覽，并及時(shí)向上級(jí)傳遞信息平臺(tái)上反映企業(yè)文化的相關(guān)信息。熟練使用公司BQQ進(jìn)行內(nèi)部溝通。能熟練掌握傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)的基本操作及使用方法，以及做好機(jī)器的維護(hù)保養(yǎng)工作。能掌握最基本、較簡(jiǎn)單的系統(tǒng)維護(hù)工作。間的文件或信息傳遞。秘書人員在收到文件或信息后應(yīng)在第一時(shí)間向發(fā)文（發(fā)信息）部門反饋收到情況，并及時(shí)地準(zhǔn)確地進(jìn)行部門內(nèi)部的文件（信息）傳達(dá)。秘書人員應(yīng)仔細(xì)閱讀收到的文件或BQQ信息，對(duì)于文件或BQQ信息中要求本部門完成的工作任務(wù)應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)部門相關(guān)人員準(zhǔn)時(shí)完成。秘書人員在進(jìn)行文件（信息）傳達(dá)時(shí)應(yīng)注意確認(rèn)被傳達(dá)人已收到或注意保留傳達(dá)到位的憑證，如被傳達(dá)人在傳達(dá)的文件上簽字確認(rèn)，在工作日志本上記錄信息傳達(dá)的到位情況等。秘書人員應(yīng)將收到的文件（包括電子文檔和紙文檔）進(jìn)行存檔備查。（二）發(fā)文1、各部門需建立《部門發(fā)文登記本》，登記本統(tǒng)一采用32K硬抄本，登記本格式如下：文件編號(hào)文件名稱簽發(fā)人備注2、部門內(nèi)發(fā)文由本部門秘書擬制，部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，部門秘書發(fā)文，通過BQQ發(fā)文后應(yīng)確認(rèn)收文部門是否收到。文件標(biāo)題（紙文檔及電子文檔）需體現(xiàn)文件主要內(nèi)容（例：《關(guān)于***的通知》），紙文檔及電子文檔的標(biāo)題必須一致，正文標(biāo)題用黑體二號(hào)字，正文用宋體小四號(hào)字。編號(hào)：由部門代碼（后附表格）和編號(hào)組成。各部門或部門內(nèi)部文件流傳必須進(jìn)行登記備查，故需建立《文件流傳登記本》，登記本統(tǒng)一使用32K硬抄本，然后用鉛筆劃出相對(duì)應(yīng)的豎條，登記本格式如下：日期來文部門傳遞人文件內(nèi)容審批人簽收人備注發(fā)文部門必須存留紙文檔及電子文檔，并定期做好清理。紙文檔每周一小清，將部門傳閱后簽字確認(rèn)的文件分門別類的用文件袋裝好；每月一大清，將每周清理的文件匯總，并將文件內(nèi)容做成電子目錄，同文件一起用資料盒裝好；每年一次裝訂成冊(cè)上交總辦存檔。電子文檔也必須專門設(shè)文件夾存檔，每年刻成光碟與紙文檔、發(fā)文登記本一并上交總辦。七、印鑒管理工作1、各部門需建立《印章登記本》，登記本統(tǒng)一使用32K硬抄本。登記本包括印章目錄、印章統(tǒng)計(jì)負(fù)責(zé)人確認(rèn)、印鑒登記。A印章登記本目錄格式如下：序號(hào)印章名稱印章類別數(shù)量執(zhí)章部門備注12注：目錄做完后預(yù)留幾頁(yè)以便以后印章增加時(shí)使用。B統(tǒng)計(jì)部門共計(jì)執(zhí)章數(shù)，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。部門共計(jì)公章伍拾叁枚責(zé)任人：馬麗瓊（親筆簽名）2005/08/27部門共計(jì)公章伍拾玖枚責(zé)任人：文健（親筆簽名）2006/02/05C印章登記本印章登記示范如下：印章（章樣）印章（章樣）執(zhí)章保管人簽名和日期執(zhí)章保管人簽名和日期接交人簽名和日期接交人簽名和日期2、文件需要用印時(shí)，應(yīng)先填寫《用印申請(qǐng)單》。3、《用印申請(qǐng)單》應(yīng)附在文件首頁(yè)與該文件復(fù)印件一同存檔。4、各部門（門店）負(fù)責(zé)人需與總辦簽定一式三份的《印章使用承諾書》（總辦存檔一份、部門存檔一份、本人保留一份），如果負(fù)責(zé)人調(diào)離本崗位，應(yīng)辦理交接手續(xù)并在本部門印章登記本上進(jìn)簽字確認(rèn)，接交人需重新與總辦簽定《印章使用承諾書》。八、檔案整理工作年度存檔文件依下列方式整理：1、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。2、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂文件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，須整補(bǔ)、裁切、折疊，使其整齊劃一。4、檔文件裝訂前必須做好目錄及編好頁(yè)碼。九、會(huì)務(wù)安排1、咨詢主持人有關(guān)會(huì)議主題并做會(huì)服。（如有需要）2、預(yù)備會(huì)議場(chǎng)地。3、發(fā)會(huì)議通知，并落實(shí)到位。4、安排就位，放上名牌（如需要）。5、派發(fā)紙文具（如需要）。6、安排開水及水杯、煙灰缸及紙巾（如需要）。7、所有會(huì)議（除每日例會(huì)外）須至少提前36小時(shí)由會(huì)議主持人（或會(huì)議主持單位）通知出席人。8、各類會(huì)議均須做好會(huì)議記錄。十、內(nèi)勤工作1、每天提早前10分鐘到辦公室，負(fù)責(zé)清理、督促辦公區(qū)域衛(wèi)生，給部門負(fù)責(zé)人泡茶、清理辦公室，創(chuàng)造、保持良好工作氛圍。2、每天將報(bào)刊分類整理。十一、秘書人員時(shí)間管理詳見PPT文件《時(shí)間管理》十二、內(nèi)刊投稿工作1、收集稿件并撰寫內(nèi)刊稿件，及對(duì)公司大事件進(jìn)行組織學(xué)習(xí)或宣傳。2、主動(dòng)協(xié)助通迅站做好投稿和發(fā)報(bào)等工作。十三、保密工作1、公司秘密關(guān)系到公司利益，依照特定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。暫時(shí)離開辦公地點(diǎn)，需將文件背面朝上；如長(zhǎng)時(shí)間離開辦公室，需將桌面整理好，不允許留有文件置于桌面。保密文件：⑴公司重大決策中的秘密事項(xiàng)；⑵公司尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策；⑶公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報(bào)告、主要會(huì)議記錄；⑷公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表；⑸公司所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息；⑹公司職員人事檔案，工資性、勞務(wù)性收入及資料；⑺其他經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)。一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。4、公司秘密的密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。公司秘密的確定：⑴公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料為絕密級(jí)；⑵公司的規(guī)則、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議紀(jì)錄、公司經(jīng)營(yíng)情況及管理文本為機(jī)密級(jí)；⑶公司人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開的各類信息為秘密級(jí)。5、保密文件不得與其他文件資料及物品混裝，必須存放于單獨(dú)的相對(duì)安全的保管場(chǎng)所或裝置中。6、已滿保存期限的保密文件的銷毀，由總辦監(jiān)督執(zhí)行。十四、公文寫作（一）請(qǐng)示：請(qǐng)示的概念：請(qǐng)示，是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)請(qǐng)示某項(xiàng)工作中的問題，明確某項(xiàng)政策界限，審核批準(zhǔn)某事項(xiàng)時(shí)使用的請(qǐng)求性的上行公文。請(qǐng)示的適用范圍：根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示指示、批準(zhǔn)。下級(jí)機(jī)關(guān)遇到各種無權(quán)處理或無力解決的問題，都可以通過向上級(jí)機(jī)關(guān)呈送請(qǐng)示的形式，請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)予以批準(zhǔn)或者給予指示。上級(jí)機(jī)關(guān)通過對(duì)請(qǐng)示的答復(fù)，能夠及時(shí)肯定下級(jí)機(jī)親正確的意見和做法，糾正其不當(dāng)?shù)囊庖姾妥龇ǎ瑥亩行У貛椭录?jí)機(jī)關(guān)解決問題，推動(dòng)工作的順利進(jìn)行。（二）報(bào)告：報(bào)告的概念：報(bào)告，是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問使用的一種公文文種。它是行政機(jī)關(guān)和黨的機(jī)關(guān)都廣泛采用的重要上行文。根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問”。（三）通報(bào)：通報(bào)的概念：通報(bào)，是黨政機(jī)關(guān)和部門用以表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或交流重要情況時(shí)使用的一種公文文種。這類文種比較靈活，使用頻率頗高。通報(bào)的適用范圍：通報(bào)“適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者交流重要情況”。（四）通知：通知的概念：通知，是上級(jí)機(jī)關(guān)傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)時(shí)，使用的一種公文文種。通知的適用范圍：通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)及任免人員。（五）函：詳見PPT文件《公文寫作之函》十五、案例培訓(xùn)（一）日本訂票小姐的故事◆日本東京有家剛成立的小貿(mào)易公司，有一位小姐專門負(fù)責(zé)為客人訂票。客人中有一位德國(guó)大公司的總裁，因?yàn)闃I(yè)務(wù)需要常常往返于東京和大阪之間。這位總裁不久就發(fā)現(xiàn)一個(gè)有趣的現(xiàn)象：每次他去大阪時(shí)，座位總是在車廂右邊的窗口，返回東京時(shí)，又總在車廂左面的窗口。那位總裁便問訂票小姐其中的緣由，小姐微笑著答道：“車去大阪的時(shí)候，富士山在您的右邊。我想，外國(guó)朋友一定喜歡富士山的景色，所以每次總是特意為您準(zhǔn)備了可以一覽富士山的位子。”聽完這番話，這位德國(guó)總裁十分感動(dòng)，而且有些震驚。他把與這家日本公司的貿(mào)易額由400萬馬克一下子提高到1200萬馬克。德國(guó)總裁對(duì)他的助理道：“就這樣一件小事，這家公司的職員都想得如此周到，跟他們做生意還有什么不放心的呢？”后來，這家小貿(mào)易公司成為日本五百?gòu)?qiáng)企業(yè)之一。“一葉綠而知春”故事中的那個(gè)小姐連這樣一件小事都想得這樣周到，推而廣之，她的所作所為何嘗不是反映出整個(gè)公司的素質(zhì)或水平呢？日本的管理制度再精，亦不可能細(xì)到要考慮乘車人看到風(fēng)景這一條吧！而且不管制度多么先進(jìn)，總還得有人去落實(shí)，故而，高素質(zhì)的員工并不是將其定位于普通的要求，而是將其智慧與精力集中在工作上，讓每一件事情都做盡善盡美，從而使得每個(gè)普通崗位發(fā)揮最大能量而為公司獲取利潤(rùn)最大化。（二）“七個(gè)燒餅”的故事有一個(gè)人肚子餓了，到燒餅鋪買燒餅吃。吃了一個(gè)沒飽，又吃一個(gè)還是沒飽，一連吃了七個(gè)燒餅才吃飽。吃完第七個(gè)燒餅以后，這個(gè)人就后悔哎：“咳，早知道第七個(gè)燒餅?zāi)艹燥枺疫€吃前頭那六個(gè)干什么呀！”立大志、干大事精神固然可嘉，但只有腳踏實(shí)地地從小事做起，從點(diǎn)滴做起，心思細(xì)致，注意抓住細(xì)節(jié)，才能養(yǎng)成做大事所需要的那種嚴(yán)密周到的作風(fēng)。以認(rèn)真的態(tài)度做好工作崗位上的每一件小事，以責(zé)任心對(duì)待每個(gè)細(xì)節(jié)，從對(duì)客戶拜訪的每個(gè)微笑至換位思考為客戶著想：從數(shù)據(jù)的周全準(zhǔn)備至嚴(yán)密的邏輯思維分析，從各部門相互協(xié)調(diào)配合到各自崗位上創(chuàng)造出最大價(jià)值，“以管窺豹，可見一斑”我們往往可以從生活中的一些細(xì)微末節(jié)的小事洞查秋毫，從而感悟到一個(gè)人，一個(gè)部門乃至整個(gè)企業(yè)的內(nèi)在精神。十六、秘書細(xì)節(jié)工作應(yīng)注意：打借條應(yīng)用藍(lán)黑色的鋼筆或水筆；公文應(yīng)用黑色標(biāo)識(shí)；準(zhǔn)備2支以上的筆，經(jīng)常帶在身上。選用質(zhì)量較好的訂書機(jī)并注意維護(hù)，使之處于良好狀態(tài)。別針、大頭針、訂書釘放在隨手可取的固定地方，不要因?yàn)檎疫@些東西而耽誤了時(shí)間。剪刀、裁紙刀放在順手地方，辦公室一般不用折疊剪刀，以免用時(shí)打不開。各種顏色的筆各備一支，尺子一把，鉛筆3支以上，事先削好。信封、信紙、便箋、電話記錄紙和常用公文紙放在固定地方。保管好本職業(yè)所需要的計(jì)算器等辦公用品。辦公室、會(huì)議室、辦公桌、保險(xiǎn)柜等處的鑰匙起碼準(zhǔn)備兩套。一套放在固定地方，另一套帶在身上，不要因?yàn)橐粫r(shí)找不到鑰匙而影響辦公效率。辦公室鑰匙和家用鑰匙不要混放。出差時(shí)，應(yīng)將辦公用鑰匙留在單位，以免丟失。秘書工作可以說千頭萬緒，但每一項(xiàng)工作都有密切聯(lián)系，工作要腳踏實(shí)地，真抓實(shí)干、力戒浮夸，不能只說不干，耍嘴皮子，尤其是在遇到工作任務(wù)較多的情況下，一定要冷靜思考，理清思路，抓大事、急事，先處理分清輕重緩急統(tǒng)籌兼顧，合理安排，一一落實(shí)，才能做到忙而不亂，緊張有序。秘書職業(yè)素養(yǎng)一、增強(qiáng)秘書自身的綜合素質(zhì)秘書自身的整體素質(zhì)，指的是秘書個(gè)體的內(nèi)在本質(zhì)特征。從社會(huì)屬性方面看，包括價(jià)值觀念、道德情操、行為標(biāo)準(zhǔn)、知識(shí)水平、審美意識(shí)等。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，秘書要想提高個(gè)人素質(zhì)，成為行業(yè)內(nèi)激烈競(jìng)爭(zhēng)的強(qiáng)者，不可或缺以下幾個(gè)方面：強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)換位思考的能力秘書職業(yè)是隨著決策機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)個(gè)體實(shí)現(xiàn)職能、開展工作而產(chǎn)生發(fā)展起來的。就其性質(zhì)而言，最大的特點(diǎn)是“從屬”，即從屬于決策機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者，就其作用而言，最大的特點(diǎn)是“服務(wù)”，即主要為決策機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者施行職能、開展工作服務(wù)。秘書的服務(wù)是絕對(duì)的、多方面的、全方位與全過程的：領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)決策前的一切準(zhǔn)備工作，要由秘書去具體操辦落實(shí)；決策后的實(shí)施過程，要由秘書去督促檢查；實(shí)施結(jié)果，要由秘書去收集反饋。可以說，領(lǐng)導(dǎo)層及領(lǐng)導(dǎo)者的決策、意圖貫徹得如何，決策成功與否，與秘書服務(wù)工作有著直接關(guān)系。服務(wù)工作要做得有成效，一個(gè)前提條件就是必須增強(qiáng)秘書的換位思考能力。所謂換位思考就是要求秘書在思考問題、辦理事務(wù)或安排工作時(shí)，不能就事論事，不能只滿足于自己的工作到位的水平，不能只滿足于與領(lǐng)導(dǎo)同步，同向思維，而要站在領(lǐng)導(dǎo)者的高度，把自己擺在領(lǐng)導(dǎo)者的位置，設(shè)身處地，總攬全局，通盤考慮。強(qiáng)化歷史環(huán)境意識(shí)，提高人生感情能力強(qiáng)化全局意識(shí)，提高多方協(xié)調(diào)能力企業(yè)秘書應(yīng)有全局意識(shí)。如果企業(yè)秘書不了解國(guó)內(nèi)外政治經(jīng)濟(jì)基本形勢(shì)，不把握同行業(yè)用市場(chǎng)等方面情況，要為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀、服務(wù)好工作是不可能的。強(qiáng)化效率意識(shí)，提高超前思維能力強(qiáng)化應(yīng)變意識(shí)，提高解決具體問題的能力強(qiáng)化實(shí)效意識(shí)，提高綜合服務(wù)能力二、與領(lǐng)導(dǎo)相處的素質(zhì)要求秘書與領(lǐng)導(dǎo)必須搞好關(guān)系，建立起正常、健康的上下級(jí)關(guān)系。在處理與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系中中，秘書應(yīng)把握好以下四條原則：自覺服從——在行動(dòng)上要自覺服從和堅(jiān)決貫徹執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖。維護(hù)形象——顧全大局，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威。全力參謀——要善于貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，辦事要有創(chuàng)造性、超前性、表現(xiàn)出較強(qiáng)的預(yù)知能力。把握自我——善于節(jié)制及忍耐，用理智駕馭感情，總冷靜的思考事情的全過程，找尋自身的不足和失誤。總之秘書的職業(yè)道德素質(zhì)是要干好本職工作的熱情、敢于堅(jiān)持真理的勇氣、默默無聞的奉獻(xiàn)精神、守口如瓶的保密觀念、奉公守法的優(yōu)良品質(zhì)。通程商業(yè)公司部門代碼商業(yè)公司TS名品事業(yè)部職能部門事業(yè)部TSMP招商部TSMP（ZS）總辦TSZB韶山路店TSMP（SS）企劃部TSMP（QH）信息部TSXX東塘店TSMP（DT）人力資源部TSRZ電器事業(yè)部財(cái)務(wù)部TSCW事業(yè)部TSDQ星沙店TSDQ（CS-XS）審計(jì)部TSSJ商品部TSDQ（SP）株洲區(qū)部TSDQ（ZZ）物業(yè)部TSWY企劃部TSDQ（QH）株洲店TSDQ（ZZ-XS）保安部TSBA賣場(chǎng)管理部TSDQ（MG）衡陽(yáng)區(qū)部TSDQ（HY）拓展部TSTZ服務(wù)管理部TSDQ（FG）衡陽(yáng)店TSDQ（HY-JF）采購(gòu)中心TSCG銷售部TSDQ（XG）郴州區(qū)部TSDQ（CZ）百貨事業(yè)部物流部TSDQ（WL）郴州店TSDQ（CZ-LJ）事業(yè)部TSBH通迅數(shù)碼部TSDQ（SS）岳陽(yáng)區(qū)部TSDQ（YY）企劃部TSBH（QH）長(zhǎng)沙區(qū)部TSDQ（CS）岳陽(yáng)店TSDQ（YY-GH）招商部TSBH（ZS）東塘旗艦店TSDQ（CS-DT）益陽(yáng)店TSDQ(YY-XF)麓山店TSBH（LS）西城店TSDQ（CS-XC）婁底店TSDQ(LD-JL)星沙店TSBH（XS）八一錦華店TSDQ（CS-JH）漣源店TSDQ（LD-LY）部門代碼由組織示例：TSDQ（LD—LY）門店區(qū)部電器商業(yè)公司編號(hào)由數(shù)字組成,按順序分別是文件完稿的年份及順序號(hào)。示例：TSZB2005001順序號(hào)年份部門代碼通程商業(yè)No.ofpages(includingthispage)頁(yè)數(shù)（包括此頁(yè)）：Date日期：Attention收件人：cc副本抄送：Company公司：FaxNo.傳真號(hào)碼：Rc有關(guān)：From發(fā)件人：FaxReplyNo.回復(fù)傳真號(hào)碼：********************************************************************************************************************************************************************************************************************************************************公司名稱（全稱）年月日（用漢字表示）（公章用印）39,FenglinRoad,changsha,Hunan******,P.R.ChinaTel(86~***)*******Fax(86-***)*******中國(guó)湖南省長(zhǎng)沙市楓林一路39號(hào)郵編：******電話：（86-***）********傳真（86-***）*******◆◆此類格式適用于對(duì)外傳真函☆☆☆☆☆☆：（正文）☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆。☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆☆順祝商祺！公司名稱（全稱）年月日（用漢字表示）（公章用印）◆◆此類格式適用于對(duì)外發(fā)函印鑒借用申請(qǐng)單編號(hào)：部門借用日期年月日物品名稱數(shù)量借用期限歸還日期用途經(jīng)手人部門負(fù)責(zé)人總辦主管職能部門負(fù)責(zé)人事業(yè)部負(fù)責(zé)人印鑒借用申請(qǐng)單編號(hào)：部門借用日期年月日物品名稱數(shù)量借用期限歸還日期用途經(jīng)手人部門負(fù)責(zé)人總辦主管職能部門負(fù)責(zé)人事業(yè)部負(fù)責(zé)人◆此類格式適用于由部門（門店）提出借用需求，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，上報(bào)遂級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借用印鑒刻制申請(qǐng)單編號(hào)：申請(qǐng)單位申請(qǐng)日期年月日印章名稱枚數(shù)印章材質(zhì)印章尺寸用途章樣申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人事業(yè)部負(fù)責(zé)人財(cái)務(wù)總監(jiān)總辦行政總監(jiān)商業(yè)公司總經(jīng)理◆此類格式適用于由部門（門店）提出刻制需求，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，上報(bào)遂級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可刻制用印申請(qǐng)單編號(hào)：申請(qǐng)單位申請(qǐng)日期年月日用印類別數(shù)量文件名稱及說明印鑒留存經(jīng)手人批準(zhǔn)人章樣用印申請(qǐng)單編號(hào)：申請(qǐng)單位申請(qǐng)日期年月日用印類別數(shù)量文件名稱及說明印鑒留存經(jīng)手人批準(zhǔn)人章樣◆此類格式適用于部門（門店）文件需要蓋印，由部門（門店）提出申請(qǐng)，由執(zhí)章部門負(fù)責(zé)人簽字審核后方可蓋印XXX會(huì)議紀(jì)要（黑體二號(hào)）TSZB2005001記錄：簽發(fā)：存檔：總辦會(huì)議時(shí)間：****年**月**日**：**—**：**會(huì)議地點(diǎn)：***主持人：***與會(huì)人員：***會(huì)議主題：***（正文）主要內(nèi)容跟催名片印制申請(qǐng)表姓名部門職務(wù)電話郵編傳真手機(jī)地址印制盒數(shù)電子郵件主管領(lǐng)導(dǎo)簽字：名片印制申請(qǐng)表姓名部門職務(wù)電話郵編傳真手機(jī)地址印制盒數(shù)電子郵件主管領(lǐng)導(dǎo)簽字：◆此類表格適用于部門（門店）需要印制名片時(shí)，填寫該表由部門（門店）領(lǐng)導(dǎo)審核簽字確認(rèn)后，交至總辦印制。通程商業(yè)內(nèi)部溝通函發(fā)函日期：月日