寫字樓會所管理制度

寫字樓會所管理制度一、總則1.目的本管理制度旨在規(guī)范寫字樓會所的使用與管理，確保會所設(shè)施的正常運行，為公司員工提供一個舒適、安全、有序的休閑與交流空間，同時維護會所的良好環(huán)境和設(shè)施設(shè)備，提高會所的使用效率和服務(wù)質(zhì)量。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工以及因工作需要進入寫字樓會所的外部人員。3.管理原則會所管理遵循安全第一、服務(wù)至上、合理使用、規(guī)范管理的原則。在保障安全的前提下，充分發(fā)揮會所功能，為員工提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，同時確保會所設(shè)施設(shè)備的合理使用和維護。二、會所設(shè)施設(shè)備管理1.設(shè)施設(shè)備清單會所配備了一系列設(shè)施設(shè)備，包括但不限于會議室、健身房、茶室、棋牌室、乒乓球室、臺球室等。詳細的設(shè)施設(shè)備清單由行政部門負責(zé)制定和更新，并定期向員工公示。2.設(shè)施設(shè)備維護行政部門負責(zé)制定會所設(shè)施設(shè)備的維護計劃，定期安排專業(yè)人員進行檢查、保養(yǎng)和維修，確保設(shè)施設(shè)備的正常運行。對于一般性的設(shè)施設(shè)備故障，行政部門應(yīng)及時安排維修人員進行維修；對于較為復(fù)雜或需要專業(yè)技術(shù)支持的故障，應(yīng)及時聯(lián)系專業(yè)維修機構(gòu)進行處理。員工在使用設(shè)施設(shè)備過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向行政部門報告，以便及時維修。3.設(shè)施設(shè)備更新與改造根據(jù)會所設(shè)施設(shè)備的使用情況和員工需求，行政部門應(yīng)定期評估設(shè)施設(shè)備的更新與改造需求。如需進行更新或改造，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行審批，并選擇合適的供應(yīng)商進行采購和施工。三、會所使用管理1.使用預(yù)約員工如需使用會所設(shè)施設(shè)備，應(yīng)提前向行政部門進行預(yù)約。預(yù)約方式可采用線上預(yù)約系統(tǒng)或填寫預(yù)約申請表提交至行政部門。預(yù)約申請表應(yīng)注明使用時間、使用設(shè)施設(shè)備名稱、使用人數(shù)等信息。行政部門應(yīng)根據(jù)預(yù)約情況進行合理安排，并及時回復(fù)預(yù)約申請。對于緊急情況或特殊需求，員工可在使用前較短時間內(nèi)進行預(yù)約，但應(yīng)盡量提前通知行政部門，以便行政部門做好相應(yīng)安排。2.使用時間會所的使用時間為工作日的[具體時間段]，以及周末和節(jié)假日的[具體時間段]。如因特殊情況需要調(diào)整使用時間，行政部門應(yīng)提前通知員工。3.使用人數(shù)限制為確保會所設(shè)施設(shè)備的正常使用和員工的使用體驗，各設(shè)施設(shè)備的使用人數(shù)應(yīng)按照規(guī)定進行限制。具體限制人數(shù)如下：會議室：[X]人健身房：[X]人茶室：[X]人棋牌室：[X]人乒乓球室：[X]人臺球室：[X]人員工在預(yù)約使用時應(yīng)嚴格按照人數(shù)限制進行申請，不得超員使用。4.使用規(guī)范員工在使用會所設(shè)施設(shè)備時應(yīng)遵守相關(guān)操作規(guī)程，愛護設(shè)施設(shè)備，不得隨意損壞或改變設(shè)施設(shè)備的用途。保持會所環(huán)境整潔衛(wèi)生，使用完畢后應(yīng)將設(shè)施設(shè)備歸位，并清理個人使用區(qū)域的垃圾。在會所內(nèi)不得大聲喧嘩、吸煙、隨地吐痰等，保持良好的秩序和環(huán)境。如需使用會所的音響、投影等設(shè)備，應(yīng)提前向行政部門申請，并按照規(guī)定進行操作。禁止在會所內(nèi)進行任何違法違規(guī)活動。四、會所服務(wù)管理1.服務(wù)人員配備會所配備了一定數(shù)量的服務(wù)人員，包括前臺接待、保潔員、設(shè)備維護員等。服務(wù)人員應(yīng)具備良好的服務(wù)意識和專業(yè)技能，為員工提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。2.服務(wù)內(nèi)容前臺接待：負責(zé)會所的日常接待工作，包括預(yù)約登記、引導(dǎo)使用、解答疑問等。保潔員：定期對會所進行清潔消毒，保持會所環(huán)境整潔衛(wèi)生。設(shè)備維護員：負責(zé)會所設(shè)施設(shè)備的日常維護和維修工作，確保設(shè)施設(shè)備的正常運行。3.服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督行政部門應(yīng)定期對會所服務(wù)人員的服務(wù)質(zhì)量進行監(jiān)督和檢查，收集員工的意見和建議，及時改進服務(wù)工作。對于服務(wù)質(zhì)量不達標(biāo)的服務(wù)人員，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。五、會所安全管理1.安全制度建立健全會所安全管理制度，明確安全責(zé)任，確保會所的安全運營。制定安全應(yīng)急預(yù)案，包括火災(zāi)、地震、突發(fā)疾病等應(yīng)急情況的處理措施，定期組織員工進行演練。2.安全設(shè)施設(shè)備會所配備了必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、緊急照明設(shè)備等。行政部門應(yīng)定期對安全設(shè)施設(shè)備進行檢查和維護，確保其正常運行。3.安全檢查行政部門應(yīng)定期對會所進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。員工在使用會所過程中發(fā)現(xiàn)安全問題，應(yīng)及時向行政部門報告，以便及時處理。4.人員安全管理加強對進入會所人員的安全管理，禁止無關(guān)人員進入會所。對于外部人員進入會所，應(yīng)進行登記和身份核實，并在相關(guān)人員陪同下方可進入。六、會所費用管理1.費用標(biāo)準會所的使用費用按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，具體費用標(biāo)準如下：會議室：[X]元/小時健身房：[X]元/月茶室：[X]元/小時棋牌室：[X]元/小時乒乓球室：[X]元/小時臺球室：[X]元/小時2.費用結(jié)算員工使用會所設(shè)施設(shè)備的費用，由行政部門定期進行結(jié)算，并按照公司財務(wù)制度進行報銷。對于外部人員使用會所設(shè)施設(shè)備的費用，應(yīng)在使用前與行政部門協(xié)商確定，并在使用后及時結(jié)算。3.費用使用會所的費用主要用于設(shè)施設(shè)備的維護、保養(yǎng)、更新，服務(wù)人員的薪酬以及日常運營管理等方面。行政部門應(yīng)定期對會所費用的使用情況進行公示，接受員工監(jiān)督。七、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定未按照規(guī)定預(yù)約使用會所設(shè)施設(shè)備。超員使用會所設(shè)施設(shè)備。違反會所使用規(guī)范，如損壞設(shè)施設(shè)備、破壞環(huán)境等。未經(jīng)許可擅自將會所設(shè)施設(shè)備用于非公司用途。在會所內(nèi)進行違法違規(guī)活動。2.處理措施對于首次違規(guī)行為，行政部門應(yīng)給予口頭警告，并要求其立即改正。對于多次違規(guī)或情節(jié)較為嚴重的行為，行政部門應(yīng)給予書面警告，并按照公司相關(guān)規(guī)定進行相應(yīng)的經(jīng)濟處罰。對于嚴重違反會所管理制度或造成重大損失的行為，公司將視情節(jié)