采購原材料管理制度

采購原材料管理制度一、總則1.目的為加強公司采購原材料管理，規范采購行為，確保原材料質量，降低采購成本，提高公司經濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有原材料采購活動，包括原材料的選型、供應商選擇、采購合同簽訂、采購訂單下達、采購物資驗收、付款等環節。3.基本原則按需采購原則：根據公司生產經營計劃和實際需求，合理安排原材料采購，避免盲目采購和積壓庫存。質量第一原則：嚴格把控原材料質量，確保所采購的原材料符合公司生產要求和相關標準。成本效益原則：在保證原材料質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。公平公正原則：在采購過程中，遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，杜絕不正當交易。二、職責分工1.采購部門負責制定采購計劃，尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案。組織采購談判，簽訂采購合同，下達采購訂單。跟蹤采購訂單執行情況，協調解決采購過程中的問題。定期對采購工作進行總結和分析，提出改進建議。2.質量部門負責制定原材料檢驗標準和檢驗流程。對采購的原材料進行檢驗和驗收，確保原材料質量符合要求。對原材料質量問題進行調查和處理，提出質量改進措施。3.生產部門根據生產計劃，及時向采購部門提供原材料需求信息。參與原材料供應商的評估和選擇，提供技術支持和質量反饋。協助采購部門處理原材料到貨、驗收等相關工作。4.財務部門負責審核采購合同和采購發票，辦理付款手續。對采購成本進行核算和分析，提供財務數據支持。監督采購資金的使用情況，確保資金安全。三、采購計劃管理1.采購計劃的編制采購部門應根據公司年度生產經營計劃、月度生產計劃以及庫存情況，編制月度采購計劃。月度采購計劃應明確采購原材料的名稱、規格、型號、數量、預計到貨時間等信息。采購計劃編制完成后，應提交給生產部門、質量部門、財務部門等相關部門進行審核，經公司領導批準后執行。2.采購計劃的調整在采購計劃執行過程中，如因生產計劃變更、市場需求變化、供應商原因等因素需要調整采購計劃，采購部門應及時填寫《采購計劃調整申請表》，說明調整原因、調整內容以及對生產的影響等情況?！恫少徲媱澱{整申請表》經生產部門、質量部門、財務部門等相關部門審核，公司領導批準后，采購部門方可進行調整。四、供應商管理1.供應商的選擇與評估采購部門應通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，篩選內容包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。對篩選合格的供應商進行實地考察，考察內容包括供應商的生產現場、質量管理體系、設備狀況、人員素質等方面。根據考察結果，對供應商進行綜合評估，評估結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。采購部門應建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估結果、合作情況等內容。2.供應商的分類管理根據供應商的評估結果，將供應商分為A、B、C三類。A類供應商為優秀供應商，合作關系緊密，采購部門應給予重點關注和支持，優先選擇A類供應商進行合作。B類供應商為良好供應商，合作關系較為穩定，采購部門應定期對其進行評估和溝通，促進其不斷改進。C類供應商為合格供應商，合作關系一般，采購部門應加強對其管理和監督，如發現問題及時采取措施。3.供應商的考核與激勵采購部門應定期對供應商進行考核，考核內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據考核結果，對表現優秀的供應商給予獎勵，如增加采購份額、優先付款等；對表現不佳的供應商給予警告、減少采購份額、暫停合作等處罰。采購部門應與供應商保持良好的溝通與合作，定期召開供應商會議，及時反饋公司需求和意見，共同解決合作過程中出現的問題。五、采購合同管理1.采購合同的簽訂采購部門在與供應商達成采購意向后，應及時簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括原材料的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、交貨地點、質量標準、付款方式、違約責任等內容。采購合同簽訂前，應提交給法律部門進行審核，確保合同條款合法合規。采購合同經雙方簽字蓋章后生效，采購部門應將合同副本分發給生產部門、質量部門、財務部門等相關部門。2.采購合同的執行與跟蹤采購部門應按照采購合同的約定，及時向供應商下達采購訂單，跟蹤訂單執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。如供應商未能按時、按質、按量交貨，采購部門應及時與供應商溝通，了解原因，并采取相應的措施，如要求供應商加快生產進度、更換供應商等。在采購合同執行過程中，如因不可抗力等原因導致合同無法履行，采購部門應及時與供應商協商解決，并辦理相關變更或解除合同手續。3.采購合同的變更與解除在采購合同履行過程中，如因市場需求變化、生產計劃調整、供應商原因等因素需要變更合同條款，采購部門應及時填寫《采購合同變更申請表》，說明變更原因、變更內容等情況。《采購合同變更申請表》經雙方協商一致，簽訂書面變更協議，并提交給法律部門進行審核后生效。如因不可抗力等原因導致采購合同無法履行，采購部門應及時與供應商協商解除合同，并辦理相關手續。六、采購訂單管理1.采購訂單的下達采購部門根據采購合同和采購計劃，及時向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購原材料的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、交貨地點等信息。采購訂單下達后，采購部門應及時將訂單副本分發給生產部門、質量部門、財務部門等相關部門。2.采購訂單的跟蹤與催貨采購部門應定期跟蹤采購訂單的執行情況，及時掌握供應商的生產進度、發貨情況等信息。如發現供應商未能按時發貨或可能延遲交貨，采購部門應及時與供應商溝通，了解原因，并采取相應的催貨措施，如電話催貨、郵件催貨、派人催貨等。在催貨過程中，采購部門應注意方式方法，避免與供應商發生沖突，確保催貨效果。3.采購訂單的變更與取消在采購訂單執行過程中，如因生產計劃變更、市場需求變化、供應商原因等因素需要變更訂單條款，采購部門應及時填寫《采購訂單變更申請表》，說明變更原因、變更內容等情況?！恫少徲唵巫兏暾埍怼方涬p方協商一致，簽訂書面變更協議后生效。如因不可抗力等原因導致采購訂單無法執行，采購部門應及時與供應商協商取消訂單，并辦理相關手續。七、采購物資驗收管理1.驗收標準與流程質量部門應根據原材料的特點和公司生產要求，制定詳細的驗收標準和驗收流程。采購物資到貨后，采購部門應及時通知質量部門進行驗收。質量部門驗收人員應按照驗收標準和流程，對采購物資的數量、規格、型號、質量等進行逐一檢查。驗收合格的采購物資，質量部門應出具《驗收合格報告》；驗收不合格的采購物資，質量部門應出具《驗收不合格報告》，并注明不合格原因。2.驗收結果的處理對于驗收合格的采購物資，采購部門應及時辦理入庫手續，并將相關信息錄入庫存管理系統。對于驗收不合格的采購物資，采購部門應及時與供應商溝通，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施。如因驗收不合格給公司造成損失的，采購部門應根據合同約定，向供應商索賠。3.驗收記錄與檔案管理質量部門應建立采購物資驗收記錄檔案，記錄采購物資的名稱、規格、型號、數量、供應商、驗收時間、驗收人員、驗收結果等信息。采購物資驗收記錄檔案應妥善保管，保存期限為[X]年。八、付款管理1.付款申請與審核采購部門應在采購物資驗收合格后，及時填寫《付款申請表》，注明采購合同編號、采購物資名稱、規格、型號、數量、價格、付款金額等信息?！陡犊钌暾埍怼方洸少彶块T負責人、財務部門負責人、公司領導審核簽字后，提交給財務部門辦理付款手續。財務部門應審核采購合同、采購發票、驗收報告等相關憑證，確保付款依據充分、金額準確。2.付款方式與時間公司應根據采購合同的約定和供應商的要求，選擇合適的付款方式，如支票、匯票、電匯、信用證等。公司應按照采購合同約定的付款時間及時付款，避免逾期付款給公司帶來不必要的損失。3.付款記錄與檔案管理財務部門應建立付款記錄檔案，記錄采購合同編號、采購物資名稱、規格、型號、數量、付款金額、付款時間、付款方式等信息。付款記錄檔案應妥善保管，保存期限為[X]年。九、采購風險管理1.風險識別與評估采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，如市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、付款風險等。采購部門應根據風險識別和評估結果，制定相應的風險應對措施。2.風險應對措施市場風險應對措施：密切關注市場動態，及時了解原材料價格變化趨勢，合理安排采購計劃，采取套期保值等手段降低市場風險。質量風險應對措施：加強對供應商的質量管理，嚴格按照驗收標準進行驗收，對質量不合格的采購物資及時采取措施處理。供應商風險應對措施：建立供應商評估和考核機制，加強對供應商的管理和監督，選擇優質供應商進行合作，降低供應商風險。合同風險應對措施：加強對采購合同的管理，嚴格審核合同條款，確保合同合法合規，避免合同糾紛。付款風險應對措施：加強對付款環節的管理，嚴格審核付款申請，確保付款依據充分、金額準確，避免逾期付款給公司帶來不必要的損失。十、監督與檢查1.內部審計監督公司內部審計部門應定期對采購原材料管理情況進行審計監督，檢查采購計劃的執行情況、供應商管理情況、采購合同管理情況、采購物資驗收情況、付款管理情況等。內部審計部門應根據審