公司資質印章管理制度

公司資質印章管理制度總則目的為加強公司資質印章的管理，規范資質印章的使用流程，維護公司的合法權益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構的資質印章管理。定義1.資質印章：指公司為證明自身具備特定資質、資格或權利而制作的各類印章，包括但不限于營業執照副本章、資質證書章、安全生產許可證章等。2.使用部門：指因工作需要使用資質印章的公司內部部門。3.使用人：指具體負責操作使用資質印章的公司員工。印章的刻制與啟用印章刻制1.公司資質印章的刻制由行政部門統一負責，根據公司相關規定和實際需求，確定印章的種類、規格、材質等。2.行政部門應選擇具有合法資質的印章制作單位進行印章刻制，確保印章的質量和安全性。3.在印章刻制過程中，行政部門應與制作單位簽訂保密協議，明確雙方的權利和義務，防止印章信息泄露。印章啟用1.新刻制的資質印章啟用前，行政部門應填寫《資質印章啟用申請表》，詳細注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并報公司領導審批。2.經公司領導審批同意后，行政部門應將印章啟用信息在公司內部進行公告，同時將印章的印模留存備案。3.印章啟用后，行政部門應及時將印章移交至指定的保管部門或保管人，并辦理交接手續。印章的保管保管部門與保管人1.公司資質印章應指定專人負責保管，保管部門原則上為行政部門或與資質管理相關的部門。2.保管人應具備高度的責任心和保密意識，熟悉印章管理制度和使用流程，確保印章的安全存放和正確使用。保管要求1.資質印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜、鐵皮柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設施。2.保管人應妥善保管印章，不得隨意將印章轉借他人或帶出辦公區域。如因工作需要確需帶出的，必須經公司領導批準，并辦理相關借用手續。3.保管人應定期對印章進行檢查，確保印章完好無損。如發現印章有損壞、遺失等情況，應及時報告行政部門，并采取相應的措施進行處理。印章的使用使用流程1.使用部門如需使用資質印章，應填寫《資質印章使用申請表》，詳細注明使用日期、使用部門、使用事項、蓋章文件名稱及份數等信息，并經部門負責人簽字確認。2.《資質印章使用申請表》經部門負責人簽字后，提交至行政部門審核。行政部門應根據印章管理制度和使用范圍，對申請事項進行審核，如審核通過，在申請表上加蓋“印章審核專用章”，并注明審核意見。3.經行政部門審核通過的《資質印章使用申請表》，連同蓋章文件一并提交至公司領導審批。公司領導應根據實際情況，對申請事項進行審批，如審批通過，在申請表上簽字同意。4.使用人憑經公司領導審批同意的《資質印章使用申請表》到印章保管人處領取印章，并在《資質印章使用登記表》上登記蓋章文件名稱、蓋章日期、蓋章份數、使用人等信息。5.使用人應在公司指定的地點使用印章，確保蓋章過程規范、清晰。蓋章完成后，使用人應及時將印章歸還保管人，并在《資質印章使用登記表》上簽字確認。使用范圍1.公司資質印章的使用應嚴格按照法律法規和公司相關規定執行，僅限于與公司資質、資格、權利相關的業務活動，如對外簽訂合同、協議、文件，辦理資質申報、年檢、變更等手續。2.嚴禁將資質印章用于任何違法違規或與公司業務無關的活動。禁止事項1.未經公司領導批準，任何人不得擅自使用資質印章。2.不得在空白紙張、空白合同、空白協議等文件上加蓋資質印章。3.不得私自委托他人代蓋資質印章。4.不得將資質印章作為個人私用或用于謀取私利。印章的停用與銷毀停用1.因公司改制、重組、注銷等原因，導致資質印章不再使用的，應及時辦理印章停用手續。2.印章保管人應填寫《資質印章停用申請表》，詳細注明印章名稱、停用日期、停用原因等信息，并報行政部門審核。3.行政部門審核通過后，在申請表上加蓋“印章審核專用章”，并注明審核意見。經行政部門審核通過的《資質印章停用申請表》，提交至公司領導審批。公司領導審批同意后，印章保管人應將印章交回行政部門。銷毀1.對于停用的資質印章，行政部門應按照公司相關規定進行銷毀處理，確保印章信息徹底消除，防止印章被非法使用。2.印章銷毀前，行政部門應填寫《資質印章銷毀申請表》，詳細注明印章名稱、銷毀日期、銷毀方式等信息，并報公司領導審批。3.經公司領導審批同意后，行政部門應選擇具有資質的銷毀單位進行印章銷毀，并在銷毀過程中進行現場監督。4.印章銷毀完成后，行政部門應將銷毀情況記錄在《資質印章銷毀登記表》上，并由銷毀單位出具銷毀證明。監督與檢查監督部門公司設立專門的印章管理監督小組，由行政部門、財務部門、審計部門等相關人員組成，負責對公司資質印章的管理和使用情況進行監督檢查。檢查內容1.印章管理制度的執行情況，包括印章的刻制、啟用、保管、使用、停用、銷毀等環節。2.印章使用流程的規范情況，是否按照規定填寫申請表、履行審批手續、進行登記等。3.印章保管的安全情況，是否存在印章遺失、損壞、被盜用等風險。4.印章使用的合規情況，是否在規定的使用范圍內使用，是否存在違規使用印章的行為。檢查方式1.定期檢查：監督小組定期對公司資質印章的管理和使用情況進行檢查，一般每季度進行一次全面檢查，并形成檢查報告。2.不定期抽查：監督小組不定期對印章使用情況進行抽查，發現問題及時督促整改。3.專項檢查：針對印章管理中的重點問題或特殊情況，監督小組開展專項檢查，深入調查分析，提出改進措施。違規處理違規行為界定1.未按本制度規定的流程使用資質印章，擅自蓋章或越權蓋章的。2.將資質印章轉借他人或帶出辦公區域未辦理相關手續的。3.在空白紙張、空白合同、空白協議等文件上加蓋資質印章的。4.私自委托他人代蓋資質印章的。5.將資質印章作為個人私用或用于謀取私利的。6.因保管不善導致資質印章遺失、損壞、被盜用的。7.其他違反本制度規定的行為。處理措施1.對于首次發現違規使用資質印章的行為，公司將對違規責任人進行批評教育，并責令其立即改正。2.對于多次違規或情節嚴重的行為，公司將視情節輕重給予違規責任人警告、罰款、降職、撤職等處分，并追究其相應的法律責任。3.因違規使用資質印章給公