企業油費管理制度

企業油費管理制度一、總則（一）目的為加強公司車輛油費管理，規范油費報銷流程，合理控制車輛運行成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有配備公務車輛的部門及員工。（三）基本原則1.預算控制原則：根據公司車輛使用情況及業務需求，合理編制油費預算，并嚴格控制預算執行。2.據實報銷原則：員工應憑真實、合法、有效的加油發票報銷油費，嚴禁虛報、多報。3.節約高效原則：鼓勵員工合理使用車輛，節約用油，提高車輛使用效率。二、油費預算管理（一）預算編制1.每年末，各部門應根據下一年度工作計劃及車輛使用情況，填寫《車輛油費預算申請表》，詳細列出車輛型號、預計行駛里程、預計油耗等信息。2.行政部門匯總各部門預算申請表，結合公司歷史用油數據及業務發展趨勢，編制公司年度油費預算草案，報公司領導審批。3.經公司領導審批后的年度油費預算，由行政部門下達至各部門執行。（二）預算調整1.因業務發展、車輛增減等原因導致原預算無法滿足實際需求時，各部門應及時填寫《車輛油費預算調整申請表》，說明調整原因及調整金額。2.行政部門審核調整申請表后，報公司領導審批。審批通過后，對預算進行相應調整。（三）預算執行監控1.行政部門每月對各部門油費預算執行情況進行統計分析，及時發現預算執行偏差。2.對于預算執行偏差較大的部門，行政部門應與該部門溝通，分析原因，采取措施加以糾正。三、車輛加油管理（一）加油卡管理1.公司統一辦理加油卡，實行一車一卡制度。加油卡由行政部門指定專人負責保管，并設置加油卡使用臺賬，詳細記錄加油卡的充值、使用情況。2.加油卡充值由行政部門根據油費預算及車輛使用情況，定期進行充值。充值時，應取得正規發票，并及時入賬。3.加油卡僅限于公司公務車輛使用，嚴禁轉借他人或用于私人車輛加油。（二）定點加油1.公司選定與中石化、中石油等正規加油站合作，作為公司車輛定點加油單位。2.各部門車輛應在定點加油站加油，特殊情況需在非定點加油站加油的，應提前向行政部門報備，并說明原因。（三）加油流程1.駕駛員憑加油卡到定點加油站加油，加油完畢后，應要求加油站工作人員提供加油小票，并在小票上簽字確認。2.駕駛員將加油小票帶回公司，交行政部門審核。行政部門審核無誤后，在加油小票上加蓋“已審核”章，并將加油小票交財務部門報銷。四、油費報銷管理（一）報銷憑證1.員工報銷油費時，應提供正規的加油發票，發票上應注明加油日期、加油金額、加油車輛車牌號等信息。2.加油發票必須是通過公司加油卡加油產生的發票，嚴禁使用其他發票報銷油費。（二）報銷流程1.駕駛員將加油小票及加油發票整理粘貼好后，填寫《油費報銷單》，注明加油日期、加油金額、行駛里程、用途等信息。2.《油費報銷單》經部門負責人審核簽字后，交行政部門審核。行政部門審核內容包括加油小票與加油發票是否一致、行駛里程是否合理、用途是否符合規定等。3.行政部門審核通過后，將《油費報銷單》交財務部門報銷。財務部門對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行審核，審核無誤后予以報銷。（三）報銷時間員工應在加油后及時報銷油費，原則上每月報銷一次。逾期未報銷的，財務部門有權不予受理。五、車輛油耗考核（一）考核指標1.百公里油耗：以車輛行駛百公里消耗的燃油量作為考核指標。2.油耗變動率：以考核期內車輛百公里油耗與上一考核期百公里油耗的變動情況作為考核指標。（二）考核方法1.行政部門每月統計各車輛的加油量及行駛里程，計算百公里油耗及油耗變動率。2.將百公里油耗及油耗變動率與車輛油耗標準進行對比，對車輛油耗情況進行考核評價。（三）考核結果應用1.對于百公里油耗低于油耗標準的駕駛員，給予適當的獎勵，獎勵標準為[X]元/百公里。2.對于百公里油耗高于油耗標準的駕駛員，進行誡勉談話，并要求其分析原因，提出改進措施。連續兩個月百公里油耗高于油耗標準的，給予警告處分；連續三個月百公里油耗高于油耗標準的，扣發當月績效獎金的[X]%。3.車輛油耗考核結果作為駕駛員年終績效考核的重要依據之一。六、監督與檢查（一）內部審計公司內部審計部門定期對公司油費管理情況進行審計，檢查油費預算執行情況、加油卡管理情況、油費報銷情況等，發現問題及時督促整改。（二）日常監督行政部門負責對公司車輛加油及油費報銷情況進行日常監督，發現違規行為及時制止并報告公司領導。（三）投訴舉報公司鼓勵員工對油費管理中的違規行為進行投訴舉報，對于經查實的違規行為，將嚴肅處理，并對舉報人給予適當獎勵。七、違規處理（一）違規行為1.虛報、多報油費的；2.將加油卡轉借他人或用于私人車輛加油的；3.在非定點加油站加油未按規定報備的；4.其他違反本制度規定的行為。（二）處理措施1.對于違規行為，一經查實，責令其退還違規報銷的油費，并視情節輕重給予相應的紀律處分，包括警告、記過、記大過、降職、撤職等。2.對于因違規行為給公司造成經濟損失的，應承擔相應的賠償責任。3.涉嫌違法犯罪的，移交司法