借用印章管理制度

借用印章管理制度總則目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章借用行為，維護(hù)公司利益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作中涉及借用公司印章的相關(guān)事宜。印章分類及定義1.公司公章：代表公司對(duì)外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的具有最高效力的印章。2.合同專用章：專門用于簽訂各類合同的印章。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)往來結(jié)算、票據(jù)開具等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)的印章。4.法定代表人章：代表公司法定代表人行使特定職權(quán)的印章。5.部門專用章：各部門根據(jù)工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)刻制的，用于本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的印章。借用印章的申請(qǐng)申請(qǐng)流程1.借用印章申請(qǐng)人需填寫《印章借用申請(qǐng)表》（以下簡稱“申請(qǐng)表”），詳細(xì)注明借用印章的名稱、用途、借用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.將填寫完整的申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)借用印章的必要性、用途合理性等進(jìn)行嚴(yán)格審查，并簽署審核意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至印章管理部門。印章管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行再次審核，重點(diǎn)審核申請(qǐng)事項(xiàng)是否符合公司規(guī)定、借用期限是否合理等。審核通過后，由印章管理人員在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并安排印章借用事宜。申請(qǐng)要求1.申請(qǐng)人必須是公司正式員工，且因工作需要確需借用印章。嚴(yán)禁非公司員工借用公司印章。2.申請(qǐng)表內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得隱瞞或虛報(bào)借用印章的相關(guān)信息。3.對(duì)于涉及重大事項(xiàng)或金額較大的合同、協(xié)議等文件借用印章，申請(qǐng)人應(yīng)提前提交詳細(xì)的文件草案或說明，以便相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行充分評(píng)估。印章借用的審批審批權(quán)限1.借用公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。2.借用部門專用章，由所在部門負(fù)責(zé)人審批。審批流程1.印章管理部門收到經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過的申請(qǐng)表后，按照審批權(quán)限將申請(qǐng)表呈交相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在收到申請(qǐng)表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并簽署審批意見。如同意借用，應(yīng)明確注明借用期限、使用要求等；如不同意借用，應(yīng)說明理由。3.印章管理部門根據(jù)審批領(lǐng)導(dǎo)的意見，通知申請(qǐng)人審批結(jié)果。如審批通過，告知申請(qǐng)人辦理印章借用手續(xù)；如審批不通過，向申請(qǐng)人說明原因。印章的借用與歸還借用手續(xù)辦理1.申請(qǐng)人憑經(jīng)審批通過的申請(qǐng)表到印章管理部門辦理印章借用手續(xù)。印章管理人員應(yīng)核對(duì)申請(qǐng)人身份信息，并與申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行逐一核對(duì)。2.確認(rèn)無誤后，印章管理人員將印章當(dāng)面交付給申請(qǐng)人，并在《印章借用登記臺(tái)賬》（以下簡稱“臺(tái)賬”）上詳細(xì)記錄印章借用的時(shí)間、名稱、申請(qǐng)人姓名、用途等信息。申請(qǐng)人需在臺(tái)賬上簽字確認(rèn)。3.印章管理人員應(yīng)向申請(qǐng)人發(fā)放《印章借用須知》，明確告知申請(qǐng)人印章借用期間的保管責(zé)任、使用規(guī)范、歸還要求等注意事項(xiàng)。借用期間保管責(zé)任1.申請(qǐng)人在借用印章期間，必須妥善保管印章，確保印章安全。嚴(yán)禁將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司規(guī)定的使用范圍。2.如因工作需要在公司外使用印章，申請(qǐng)人應(yīng)提前向印章管理部門提出書面申請(qǐng)，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。在公司外使用印章時(shí)，必須有兩人以上陪同，確保印章使用過程全程可控。3.印章借用期間，如發(fā)生印章丟失、被盜、損壞等情況，申請(qǐng)人應(yīng)立即向印章管理部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如登報(bào)聲明作廢、向公安機(jī)關(guān)報(bào)案等。由此給公司造成損失的，申請(qǐng)人應(yīng)承擔(dān)全部賠償責(zé)任。歸還手續(xù)辦理1.申請(qǐng)人應(yīng)在借用期限屆滿前，及時(shí)將印章歸還至印章管理部門。如因特殊原因需要延長借用期限，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向印章管理部門提出書面申請(qǐng)，并經(jīng)原審批領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.歸還印章時(shí)，印章管理人員應(yīng)仔細(xì)檢查印章外觀是否完好、有無損壞或遺失，同時(shí)核對(duì)印章使用記錄與申請(qǐng)表內(nèi)容是否一致。3.確認(rèn)無誤后，印章管理人員在臺(tái)賬上記錄印章歸還時(shí)間，并由申請(qǐng)人簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)印章存在問題，應(yīng)立即查明原因，并追究申請(qǐng)人的責(zé)任。印章使用規(guī)范用途限制1.公司公章用于公司對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署，代表公司行使權(quán)力和承擔(dān)責(zé)任。2.合同專用章僅用于簽訂各類合同，不得用于其他用途。3.財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)往來結(jié)算、票據(jù)開具等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，不得挪作他用。4.法定代表人章用于特定的法定代表人授權(quán)事項(xiàng)，如銀行開戶、支票簽署等。5.部門專用章用于本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件、報(bào)表、通知等的蓋章，不得超越本部門業(yè)務(wù)范圍使用。使用要求1.印章使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和審批程序進(jìn)行，不得擅自更改印章用途或擴(kuò)大使用范圍。2.印章使用時(shí)，應(yīng)確保蓋章位置準(zhǔn)確、清晰，不得模糊、重疊或遺漏。3.涉及多頁的文件蓋章時(shí)，應(yīng)逐頁蓋章，并在騎縫處加蓋印章，確保文件的完整性和有效性。4.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因工作需要確需提前蓋章的，必須在蓋章后對(duì)空白部分進(jìn)行標(biāo)注或采取其他防范措施，防止他人擅自添加內(nèi)容。監(jiān)督與檢查定期檢查1.印章管理部門應(yīng)定期對(duì)印章借用情況進(jìn)行檢查，包括臺(tái)賬記錄、印章歸還情況、使用規(guī)范執(zhí)行情況等。2.檢查周期為每月一次，檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。不定期抽查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門或其他相關(guān)監(jiān)督部門應(yīng)不定期對(duì)印章借用情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查印章使用的合規(guī)性、安全性等。2.對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令整改，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自借用印章。2.超越審批范圍使用印章。3.借用印章后未按規(guī)定歸還或逾期歸還。4.未妥善保管印章，導(dǎo)致印章丟失、被盜、損壞。5.在空白紙張、空白合同等上加蓋印章。6.其他違反印章管理制度的行為。處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工，給予警告處分，并責(zé)令其立即改正。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，視情節(jié)輕重給予記過、記大過、降職、撤職、解除勞動(dòng)合同等處分，并依法追究其法律責(zé)任。3.因員工違規(guī)借用印章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司有權(quán)要求其賠償全部損失。附則解釋權(quán)本制度由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。修訂與廢止1.本制度如有