行政單位文件管理制度

行政單位文件管理制度?一、總則（一）目的為加強行政單位文件管理，確保文件的規范起草、準確傳遞、妥善保管和有效利用，提高行政效率，推進依法行政，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于行政單位內部各類文件的管理，包括但不限于公文、報告、通知、函件、會議紀要等。（三）管理原則1.統一領導、分級負責原則。單位主要領導對文件管理工作全面負責，各部門負責人負責本部門文件的管理，并指定專人具體承辦。2.準確及時原則。文件的起草、審核、簽發、傳遞、歸檔等環節要做到準確無誤，確保文件能夠及時傳達和執行。3.安全保密原則。嚴格遵守國家有關保密法律法規，確保文件信息的安全，防止文件泄露、丟失和損壞。4.便于查閱和利用原則。文件的分類、編號、存儲等要科學合理，便于查找和使用，提高文件的利用效率。二、文件的起草與審核（一）起草1.文件起草應根據工作需要，明確發文目的、主題和內容要求。起草人應深入調查研究，廣泛收集資料，確保文件內容真實、準確、完整。2.文件起草應使用規范的文字和格式，語言表達要簡潔明了、邏輯嚴謹。涉及專業內容的文件，應征求相關專業人員的意見。3.以單位名義制發的文件，一般應由承辦部門負責人審核后報分管領導簽發；重要文件應由主要領導簽發。聯合發文的，由各方負責人會簽。（二）審核1.審核內容包括文件的合法性、規范性、準確性、完整性和可行性等。審核人應認真審查文件內容，提出修改意見，并對審核結果負責。2.審核人應重點審核文件是否符合國家法律法規和政策要求，是否與上級文件精神一致，是否與本單位其他文件相銜接，文件的格式、文種、文號等是否規范。3.審核人應及時與起草人溝通，對文件進行修改完善。審核通過的文件，審核人應簽署意見并注明審核日期。三、文件的編號與格式（一）編號1.行政單位文件實行統一編號管理。編號應遵循唯一性、系統性和規范性原則，便于文件的識別和查找。2.文件編號由發文年份、單位代字、順序號組成。例如：[單位代字][年份]第[順序號]號。3.編號應連續編排，不得跳號、重號。同一文件的不同稿本使用相同的編號。（二）格式1.文件格式應符合國家有關公文格式標準的要求。一般包括版頭、主體、版記三部分。2.版頭應包括單位名稱、文件編號、密級、緊急程度、發文日期等要素。主體應包括標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章等要素。版記應包括抄送機關、印發機關和印發日期等要素。3.文件排版應規范整齊，字體、字號、行距等應符合要求。頁面設置應合理，一般采用A4紙，上下邊距2.54厘米，左右邊距3.17厘米。四、文件的印發與傳遞（一）印發1.文件起草和審核完成后，由辦公室按照規定的格式和排版要求進行印制。印制前應認真核對文件內容，確保無誤。2.文件印制應使用質量較好的紙張和油墨，保證文件的清晰可讀。印制數量應根據文件的發放范圍和實際需要確定，避免浪費。3.文件印制完成后，應進行認真校對和檢查，確保文件質量。校對無誤后，加蓋單位印章，并按照規定的份數進行裝訂。（二）傳遞1.文件傳遞應遵循及時、準確、安全的原則。一般通過機要通信、專人送達、電子郵件等方式進行傳遞。2.涉及國家秘密的文件，應按照國家有關保密規定進行傳遞，確保文件安全。3.文件傳遞過程中，應做好登記和簽收工作。收件人應及時簽收文件，并對文件的完整性和保密性負責。五、文件的簽收與登記（一）簽收1.文件送達后，收件人應及時進行簽收。簽收時應核對文件的數量、編號、內容等是否與送文清單一致，并在送文清單上簽字確認。2.對重要文件和緊急文件，收件人應優先處理，并及時向領導匯報。（二）登記1.辦公室應建立文件登記制度，對收到的文件進行詳細登記。登記內容包括文件編號、文件名稱、發文機關、發文日期、密級、緊急程度、份數、簽收日期、簽收人等。2.文件登記應及時、準確、完整，確保文件信息的可追溯性。登記后應將文件分類存放，便于查找和使用。六、文件的傳閱與辦理（一）傳閱1.需要傳閱的文件，辦公室應按照領導批示和工作需要確定傳閱范圍和順序。傳閱文件應使用專用的傳閱夾，確保文件的安全和及時傳遞。2.傳閱人應在規定的時間內閱讀文件，并在傳閱單上簽字注明閱讀日期。對文件內容有意見或建議的，應及時反饋給辦公室。3.辦公室應及時催辦傳閱文件，確保文件傳閱不延誤。對重要文件和緊急文件，應跟蹤催辦，確保文件得到及時處理。（二）辦理1.文件承辦部門和承辦人應按照文件要求及時辦理相關事項，并在規定的時間內反饋辦理結果。辦理結果應書面報告分管領導，并抄送辦公室。2.對需要多個部門協同辦理的文件，牽頭部門應負責組織協調，各協辦部門應積極配合，共同完成文件辦理工作。3.文件辦理過程中，如遇問題或困難，承辦部門應及時與相關部門溝通協調，必要時向領導請示匯報。七、文件的歸檔與保管（一）歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件整理歸檔。歸檔文件應齊全完整、分類準確、排列有序，并編制歸檔文件目錄。2.歸檔文件應按照國家有關檔案管理規定進行整理和裝訂，確保文件的質量。歸檔文件應一式兩份，一份移交檔案部門保管，一份由承辦部門留存備查。3.辦公室應定期對歸檔文件進行檢查和核對，確保歸檔文件的準確性和完整性。對不符合歸檔要求的文件，應及時通知承辦部門進行整改。（二）保管1.檔案部門應建立健全檔案管理制度，對歸檔文件進行妥善保管。檔案保管應做到安全可靠、防潮防蟲、防火防盜，確保檔案信息的安全。2.檔案部門應按照檔案分類標準對檔案進行分類存放，并建立檔案檢索系統，便于檔案的查找和利用。3.檔案保管期限應根據國家有關規定和文件的重要程度確定。一般分為永久、長期和短期三種。對保管期滿的檔案，應按照規定進行鑒定和銷毀。八、文件的查閱與借閱（一）查閱1.單位內部人員因工作需要查閱文件的，應填寫《文件查閱申請表》，經部門負責人批準后，到檔案部門查閱。2.查閱文件時，檔案管理人員應在場監督，查閱人不得擅自涂改、抽取、復制文件。查閱完畢后，應及時歸還文件，并在《文件查閱登記表》上簽字確認。3.涉及國家秘密和重要商業秘密的文件，查閱人應嚴格遵守保密規定，不得泄露文件內容。（二）借閱1.外單位人員因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，經單位分管領導批準后，到檔案部門辦理借閱手續。2.借閱文件時，檔案管理人員應與借閱人簽訂《文件借閱協議》，明確借閱期限、借閱范圍、保密責任等事項。借閱期限一般不得超過[具體期限]天。3.借閱人應按時歸還文件，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。逾期未還的，檔案部門應及時催還。對丟失或損壞的文件，借閱人應承擔相應的賠償責任。九、文件的保密與銷毀（一）保密1.行政單位應加強文件保密管理，嚴格遵守國家有關保密法律法規，確保文件信息的安全。2.對涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私的文件，應按照保密規定進行標識、保管和傳遞，防止文件泄露。3.文件管理人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自將文件帶出辦公場所，不得在非保密場所談論文件內容。對因工作需要接觸文件的人員，應進行保密教育，明確保密責任。（二）銷毀1.對保管期滿或已失去保存價值的文件，應按照規定進行鑒定和銷毀。銷毀文件應填寫《文件銷毀申請表》，經單位分管領導批準后，由檔案部門組織實施。2.文件銷毀應采用適當的方式進行，確保文件