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文檔簡介
學校涉密會議管理制度第一章總則
學校涉密會議管理制度旨在確保會議的順利進行,保障信息安全,規范參會人員行為,提高會議效率。以下總則對會議管理的基本原則、適用范圍、組織架構及職責、參會人員要求等方面進行規定。
一、基本原則
1.嚴格遵守國家保密法律法規,確保會議涉密信息不泄露。
2.堅持高效、務實、節儉的原則,提高會議質量。
3.尊重民主集中制,充分發揚民主,確保決策的科學性、合理性。
二、適用范圍
本制度適用于學校各類涉密會議,包括但不限于以下幾種:
1.學校黨委會、校長辦公會等高層決策會議。
2.學校涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私等內容的會議。
3.學校組織的重要活動、項目論證、評審、驗收等會議。
三、組織架構及職責
1.會議領導小組:負責會議的總體策劃、組織、協調和監督。
2.會務組:負責會議的籌備、組織、通知、簽到、資料發放等日常工作。
3.保密組:負責會議涉密信息的審查、保護、監督和應急處置。
4.參會人員:按照會議要求參加會議,積極參與討論,嚴格遵守會議紀律。
四、參會人員要求
1.具備良好的政治素質和業務能力,無不良記錄。
2.遵守會議紀律,按時參加,不遲到、早退,不無故缺席。
3.保守會議涉密信息,不得擅自泄露、傳播。
4.積極參與會議討論,發言簡明扼要,注重實效。
五、其他規定
1.本制度解釋權歸學校所有。
2.本制度自發布之日起實施,如有未盡事宜,可根據實際情況予以修訂。
3.各部門應根據本制度制定具體的實施細則,并報學校備案。
第二章會議流程
為確保會議的順利進行,提高會議效率,明確會議流程至關重要。以下詳細闡述學校涉密會議的流程安排。
一、會議籌備
1.確定會議主題和目標:會議組織者需明確會議的主要議題、目標及預期成果。
2.制定會議方案:根據會議主題和目標,制定會議時間、地點、參會人員、議程等。
3.報批會議:將會議方案報學校領導審批,確保會議符合學校工作安排。
4.發送會議通知:通過書面或電子郵件等方式,提前向參會人員發送會議通知,明確會議時間、地點、議程等內容。
5.準備會議資料:根據會議議程,提前準備相關資料,確保資料的準確性和完整性。
6.預約會議室:根據會議規模和需求,提前預約合適的會議室,并確保會議室設備設施齊全。
二、會議召開
1.會議簽到:參會人員應在會議開始前到達會場,進行簽到,確保會議出席情況。
2.會議主持人開場:會議主持人介紹會議主題、議程和參會人員,明確會議紀律和保密要求。
3.會議議程執行:按照會議議程,逐一進行各項議題的討論、匯報和決策。
4.會議發言:參會人員應圍繞議題積極發言,發言要求簡明扼要、重點突出。
5.會議決策:在充分討論的基礎上,對議題進行表決或決策,形成會議紀要。
三、會議總結
1.會議主持人總結:會議主持人對本次會議的討論成果、決策事項進行總結。
2.參會人員反饋:參會人員對會議效果、組織工作等方面提出意見和建議。
3.會議紀要:會議紀要應詳細記錄會議議程、討論內容、決策結果等,并由專人負責整理。
四、會議后續工作
1.會議紀要的發放:將會議紀要發送至參會人員,以便了解會議內容和決策事項。
2.跟蹤落實:會議組織者應跟蹤督促會議決策事項的落實,確保會議成果得以實現。
3.反饋會議效果:對會議效果進行評估,收集參會人員的意見和建議,不斷優化會議組織工作。
4.歸檔保管:將會議紀要、簽到表等相關資料歸檔保管,以備查閱。
第三章會議紀要的跟蹤落實
會議紀要是會議決策和成果的重要載體,為確保會議決策的有效實施,本章對會議紀要的跟蹤落實進行詳細規定。
一、會議紀要的編制與審批
1.會議紀要應由專人負責整理,確保內容的準確性和完整性。
2.會議紀要應包括以下內容:會議時間、地點、主持人、參會人員、議程、討論內容、決策結果等。
3.會議紀要編制完成后,需提交給會議組織者或領導審批,確保紀要內容的準確性。
4.審批通過后的會議紀要,應及時發放給參會人員和相關執行部門。
二、會議紀要的執行與落實
1.相關執行部門應根據會議紀要的要求,制定具體的實施方案,明確責任人、完成時限等。
2.責任人應按照實施方案,積極推進決策事項的落實,并及時向會議組織者匯報進展情況。
3.會議組織者應定期檢查會議決策事項的落實情況,對進度滯后或存在的問題進行協調解決。
三、會議紀要的反饋與監督
1.參會人員和相關執行部門應對會議紀要的執行情況進行反饋,提出改進意見和建議。
2.會議組織者應建立監督機制,對會議紀要的執行情況進行跟蹤,確保決策事項落到實處。
3.對未按期完成或執行不力的部門和個人,應進行通報批評,并追究相關責任。
四、會議紀要的歸檔與查閱
1.會議紀要應按照學校檔案管理規定進行歸檔,確保資料的完整性和可追溯性。
2.會議紀要歸檔后,應設置查閱權限,確保信息安全。
3.需要查閱會議紀要的人員,應向會議組織者或檔案管理部門提出申請,經批準后方可查閱。
五、會議紀要的修訂與更新
1.如會議決策事項在執行過程中發生變化,應及時修訂會議紀要,并重新審批、發放。
2.會議紀要的修訂和更新,應由原會議紀要整理人員進行,確保內容的連貫性和準確性。
3.修訂后的會議紀要,應通知相關執行部門和參會人員,以便及時了解最新決策內容。
第四章會議室管理規定
為確保會議室的高效使用,維護會議秩序,本章對會議室的管理規定進行詳細闡述。
一、會議室預約與使用
1.會議室預約:各部門需提前向會議室管理部門預約,并提供會議時間、參會人數、設備需求等信息。
2.會議室安排:會議室管理部門根據預約情況進行統籌安排,確保會議室合理使用。
3.會議室使用:會議開始前,預約部門應提前到場做好會前準備工作;會議結束后,及時清理會議室,恢復原狀。
二、會議室設備管理
1.會議室設備:會議室管理部門應定期檢查會議室設備,確保設備正常運行。
2.設備使用:參會人員應按照操作規范使用會議室設備,如有損壞,需及時報告并承擔相應責任。
3.設備維護:會議室管理部門負責設備的日常維護和故障處理,確保會議順利進行。
三、會議室環境與安全
1.環境衛生:會議室管理部門應定期對會議室進行清潔、消毒,保持環境整潔。
2.會議室內禁止吸煙、進食,確保會議環境的舒適和衛生。
3.安全保衛:會議室管理部門應加強會議室內外安全巡查,確保會議安全。
四、會議室紀律與規定
1.參會人員應遵守會議紀律,按時參加,不遲到、早退,不無故缺席。
2.會議期間,保持手機靜音或關機,不隨意離開會議室,不私下交談。
3.會議室內的資料、設備等,未經允許不得擅自攜帶出會議室。
五、會議室管理與監督
1.會議室管理部門應建立健全會議室管理制度,提高會議室使用效率。
2.對違反會議室管理規定的行為,應及時制止并進行通報批評,情節嚴重者,追究相應責任。
3.定期收集參會人員對會議室管理工作的意見和建議,不斷優化會議室管理服務水平。
本章規定的會議室管理制度,旨在為學校涉密會議提供良好的會議環境和服務,保障會議的順利進行。各部門應嚴格遵守相關規定,共同維護會議室的正常秩序。
第五章附則
一、本制度的解釋權歸學校所有,如有未盡事宜,學校可根據實際情況予以解釋和補充。
二
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