礦山企業會議管理制度

礦山企業會議管理制度第一章總則

一、為加強礦山企業會議管理，提高會議效率，明確會議目的，確保決策的科學性、合理性，根據《中華人民共和國公司法》及公司相關規定，特制定本制度。

二、本制度適用于礦山企業召開的各類會議，包括但不限于董事會、總經理辦公會、專題會、部門例會等。

三、會議應遵循以下原則：

1.精簡、高效、務實；

2.預約、準備、總結；

3.及時、準確、全面；

4.遵守保密原則，嚴格控制會議信息傳播。

四、會議的組織、召開、記錄、跟蹤和落實等工作，應嚴格按照本制度執行。任何單位和個人不得擅自變更會議管理制度，確需變更的，需提交公司董事會審批。

五、會議分為定期會議和臨時會議。定期會議主要包括董事會、總經理辦公會、部門例會等；臨時會議主要包括專題會、緊急會議等。

六、會議的召開應提前做好以下準備工作：

1.確定會議主題、議程、參會人員、時間、地點等；

2.準備會議材料，提前發送給參會人員；

3.確保會議室設施設備正常運行，做好會場布置；

4.會前通知參會人員，確保按時參加。

七、會議紀要應真實、準確、全面地記錄會議內容，包括會議主題、議程、參會人員、討論情況、決策結果等。

八、會議紀要的跟蹤落實工作由會議記錄人負責，相關責任人應嚴格按照會議紀要執行，確保會議決策落到實處。

九、違反本制度規定，造成不良影響的，將追究相關責任人的責任。

十、本制度自發布之日起施行，原有相關規定與本制度不符的，以本制度為準。如國家法律法規、公司規章制度發生變化，本制度應相應進行調整。

第二章會議流程

一、會議預約與通知

1.召開會議前，由會議發起人向會議管理部門提交會議申請，內容包括會議主題、目的、議程、參會人員、預計時長、所需設施設備等。

2.會議管理部門根據會議申請，合理安排會議時間、地點，并在會議召開前至少3個工作日向參會人員發送會議通知，確保參會人員有足夠時間準備。

二、會議簽到

1.參會人員應在會議開始前15分鐘到達會場，并在會議簽到表上簽到。

2.會議管理部門負責統計參會人員簽到情況，及時向會議主持人報告。

三、會議議程與主持人

1.會議主持人應按照預定議程主持會議，確保會議內容緊湊、有序進行。

2.會議主持人負責引導討論，控制會議時間，確保會議高效、務實。

四、會議討論與決策

1.會議討論應圍繞主題展開，參會人員應充分發表意見，做到有理有據。

2.會議主持人根據討論情況，組織參會人員進行表決或決策。

3.對于重要決策事項，應進行詳細記錄，包括表決結果、參會人員意見等。

五、會議記錄

1.會議記錄人應認真記錄會議內容，包括會議主題、議程、參會人員、討論情況、決策結果等。

2.會議記錄應在會議結束后3個工作日內完成，并提交給會議主持人審核。

六、會議紀要的發放與反饋

1.會議紀要經會議主持人審核通過后，由會議管理部門在3個工作日內發送給參會人員。

2.參會人員應在收到會議紀要后2個工作日內反饋意見，如有異議，應及時提出，由會議管理部門協調解決。

七、會議總結與改進

1.會議結束后，會議管理部門應收集參會人員的意見和建議，對會議進行總結。

2.根據總結結果，會議管理部門提出改進措施，不斷完善會議流程，提高會議效率。

八、會議資料的歸檔

1.會議結束后，會議管理部門應將會議紀要、簽到表、會議通知等相關資料整理歸檔，以備查閱。

2.歸檔資料應按照公司檔案管理制度進行保存，確保資料的安全、完整。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的審核與發布

1.會議紀要完成后，由會議主持人進行審核，確保紀要內容準確、完整。

2.審核通過的會議紀要由會議管理部門統一發布，并明確紀要的執行期限和責任人。

二、任務分解與責任分配

1.會議紀要中明確的任務和決策，應進行詳細分解，明確每項任務的責任人、完成標準和期限。

2.會議管理部門負責將分解后的任務分配給相關部門和人員，并跟蹤任務執行情況。

三、任務執行與監督

1.責任部門和個人應按照會議紀要的要求，積極推進任務的執行。

2.會議管理部門應定期對任務執行情況進行監督，確保各項決策落到實處。

四、進度報告與問題反饋

1.責任部門在執行任務過程中，應定期向會議管理部門報告任務進度，遇到問題及時反饋。

2.會議管理部門對收集到的問題和反饋進行分析，提出解決方案，協助責任部門解決問題。

五、跨部門協作與溝通

1.對于涉及多個部門的任務，會議管理部門應組織相關部門進行協調，確保協作順暢。

2.各部門之間應保持良好溝通，共同推進任務完成。

六、會議紀要落實情況的評估與總結

1.會議紀要執行期限屆滿后，會議管理部門應組織對會議紀要落實情況進行評估，總結經驗教訓。

2.根據評估結果，對落實效果好的部門和個人給予表揚，對未完成任務的部門和個人進行問責。

七、持續改進與優化

1.會議管理部門應不斷總結會議紀要跟蹤落實的經驗，發現問題，提出改進措施。

2.通過優化流程、提高溝通效率、加強協作等方式，持續提升會議紀要的落實效果。

八、會議紀要落實情況的公示

1.會議管理部門定期將會議紀要的落實情況公示，提高透明度，接受全體員工的監督。

2.公示內容包括任務完成情況、責任人、完成時間等，以確保全體員工了解會議決策的執行情況。

第四章會議室管理規定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，由會議發起人提前向會議管理部門提交會議室申請。

2.會議管理部門根據申請內容，合理安排會議室，并在會議預訂簿上做好記錄。

二、會議室配置與維護

1.會議室應配備必要的設施設備，如會議桌椅、投影儀、音響設備等，并確保設備正常運行。

2.定期對會議室進行清潔和維護，保證會議室環境整潔、設施完好。

三、會議室使用規范

1.會議期間，參會人員應遵守會議室使用規范，保持安靜，不隨意離席。

2.愛護會議室設施設備，嚴禁在會議室內吸煙、進食，避免造成設備損壞或污染。

四、會議保密工作

1.參會人員應嚴格遵守會議保密規定，不得泄露會議內容和涉密信息。

2.會議室內不得使用不具備保密功能的通訊設備，防止信息泄露。

五、會議室準入與安保

1.會議室使用期間，未經允許，非參會人員不得擅自進入會議室。

2.會議管理部門應加強會議室的安保工作，確保會議安全順利進行。

六、會議室使用記錄

1.會議結束后，會議管理部門應記錄會議室使用情況，包括會議主題、時間、參會人員等。

2.定期對會議室使用情況進行統計，為會議室管理和優化提供依據。

七、會議室預約與使用優先級

1.會議室預約遵循先到先得原則，特殊情況下可根據會議重要性和緊急程度調整優先級。

2.會議管理部門負責協調解決會議室使用沖突，確保重要會議的順利進行。

八、會議室應急預案

1.會議管理部門應制定會議室應急預案，包括設備故障、突發情況等，確保會議不受影響。

2.參會人員應熟悉應急預案，遇到問題及時報告并協助處理。

九、會議室管理評估與改進

1.定期對會議室管理工作進行評估，總結經驗，發現問題。

2.針對評估結果，會議管理部門提出改進措施，不斷提升會議室管理水平和服務質量。

第五章附則

一、本制度的解釋權歸礦山企業